Lohnabrechnung und Sozialbescheinigungen via Intranet/Internet

  • Neues aus dem Internet Zeitalter,

    ab Februar 2015 werden die Lohnbescheinigungen, Sozilversicherungsnachweise und Steuerdaten an den persöhnlichen Account im Intranet der Firma als verschlüsselte PDF Datei gesendet. Diese Datei kann dann mit einen Codeschlüssel in der Firma ausgedruckt oder an seiner privaten Internetadresse versendet werden.

    Bisher wurden diese Unterlagen in Papierform direkt nach Hause versendet und waren auch gleich verfügbar. Nur zu dumm das die Unterlagen nur noch in der Firma verfügbar sind und ich diese erst an meine privte Email Adresse senden muß, um sie ausdrucken zu können. Leider komme ich weder im Urlaub noch bei Krankheit nicht mehr an diese Unterlagen ohne in der Firma zu sein.

    Meine Fragen daher:

    Ist der Arbeitgeber verpflichtet bei meiner Nichtanwesenheit in der Firma automatisch mir diese Unterlagen monatlich zu zusenden.

    Muß ich es hinnehmen diese wichtigen Unterlagen über den Firmenaccount im Intranet zu bekommen.

    VG. Dieter

  • Zitat von duschii58

    Diese Datei kann dann mit einen Codeschlüssel in der Firma ausgedruckt oder an seiner privaten Internetadresse versendet werden.


    Zitat von duschii58

    Nur zu dumm das die Unterlagen nur noch in der Firma verfügbar sind und ich diese erst an meine privte Email Adresse senden muß, um sie ausdrucken zu können.

    Hallo duschii58,

    die zwei Aussagen passen nicht wirklich zusammen. ;)

    Zu klären wäre aber erstmal, ob ein Anspruch auf eine monatliche schriftliche Gehaltsabrechnung besteht.

    Zitat von § 108 GewO

    (1) Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.
    (2) Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.
    (3) Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales wird ermächtigt, das Nähere zum Inhalt und Verfahren einer Entgeltbescheinigung, die zu Zwecken nach dem Sozialgesetzbuch verwendet werden kann, durch Rechtsverordnung zu bestimmen. Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber zu anderen Zwecken eine weitere Entgeltbescheinigung verlangen, die sich auf die Angaben nach Absatz 1 beschränkt.

    Gruß
    Kokomiko

  • Hallo, habe mich vielleicht etwas dumm ausgedrückt, die Gehaltabrechnung wurde bisher immer am 27. eines jeden Monats per Post zugesendet. Nun wird diese als verschlüsselte PDF Datei durch das Intranet der Firma zum persöhnlichen E-Mail Account gesendet und kann dann entweder ausgedruckt oder auch an der eigenen Internet E-Mail Adresse versendet werden. Das darf ich aus rechtlichen Gründen leider nur selbst ausführen und dies ist bei Urlaub oder Krankheit leider nicht machbar.

    Meine Frage:

    Ist es Rechtlich möglich die Monatliche Gehaltsabrechnung und die Sozial- u. Steuerbescheinigung weiterhin in Papierform mit der Post zu erhalten.

    VG. Dieter

  • Zitat von duschii58:

    Ist es Rechtlich möglich die Monatliche Gehaltsabrechnung und die Sozial- u. Steuerbescheinigung weiterhin in Papierform mit der Post zu erhalten.

    Ich wüsste nicht, was rechtlich dagegen sprechen sollte. Außerdem würde ich ein Mitbestimmungsrecht nach § 87.1.1 bzw. § 87.1.4 BetrVG annehmen wollen und dies in einer Betriebsvereinbarung regeln. Es kann nicht sein, dass bei längerer Krankheit eine Lohnabrechnung nicht zugestellt wird.

  • Hallo duschii58

    Seit einiger Zeit wird dies bei uns auch so gehandhabt, zumindest die Entgeltabrechnung.

    Alle Kollegen die keinen Mailzugang in unserer Firma haben wird die Abrechnung per E-Post zugesandt.

    Über Outlook kann man auch von außen auf sein Postfach zugreifen über webmail.de

    Jeder der einen internen Mailzugang hat kann die Abrechnung natürlich in der Firma ausdrucken.

    Die Freiheit nutzt sich ab, wenn du sie nicht nutzt, sei wachsam

    Reinhard Mey

  • Hallo,

    wie erco schreibt, kann man in Outlook auch von ausserhalb aufs Postfach zugreifen. Es gibt auch die Möglichkeit, sich Post eines bestimmten Absenders aufs private Postfach umzuleiten. Dies geht auch unter Lotus Notes.

    Gruß

    Hubertus

    Ich habe als Kind nicht laufen gelernt um heute zu kriechen.

  • Klingt für mich so, als hätte da euer BR geschlafen. Denn wie hier schon richtig besprochen wurde, ist die Umstellung auf papierlos mitbestimmungspflichtig.

    Wenn ich das richtig verstanden habe, sind die Dokumente verschlüsselt, d.h. dem Versand per E-Mail steht eigentlich nichts im Wege.

    Dann wäre es doch denkbar, im Mailclient eine Regel/Profil/Routine (wie auch immer das bei euch heißt) anzulegen, die die Abrechnungen automatisch weiterleitet. Dazu müsstet ihr euch mit dem AG nur darauf einigen, dass der Header der Mail immer gleich aussieht /bzw. irgendein Buzzword enthält.

    Damit könnten die einen Kollegen sich die immer noch in der Firma ausdrucken, die anderen bekämen sie aber nach Hause. (Bzw. beides geht, weil weiterleiten ja üblicherweise die Mail in der Firma nicht löscht (bzw. auch das lässt sich parametrieren))

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Vielen Dank Moritz,

    das klingt plausibel und werde es mit unserem Betriebsrat besprechen.

    Das könnte für alle Mitarbeiter eine gute Lösung sein, egal ob man im Betrieb, Krank oder im Urlaub ist.

    :) Wenn schon Papier und Porto sparen, dann nur so!

    Danke für Eure Antworten

    Gruß

    Dieter

  • Hat denn jeder einen direkten Zugang zu einem Drucker? Oder gibt es nur "Abteilungs- oder Flurdrucker"? Wäre ja blöd, wenn man den Druck startet, sich zum Drucker begibt und ein Kollege, der zufällig dort auch auf seinem Druck wartet, die Gehaltsabrechnung sehen kann oder sogar einfach mitnimmt, weil er denkt, das gehört alles zu seinem Druckauftrag.

    Haben alle Mitarbeiter überhaupt eine privaten E-Mail Account. Es soll ja noch welche geben, die privat noch nicht im Netz unterwegs sind.

    VG

    Reddel

  • Zitat von Reddel:

    Hat denn jeder einen direkten Zugang zu einem Drucker? Oder gibt es nur "Abteilungs- oder Flurdrucker"?

    Datt kütt jet spät...

    aber davon ab, und da wir hier ja im Unterforum "Digitale Arbeitswelt" sind:

    Bei uns gibt es auch nur gemeinsam genutzte Drucker. (Bis auf die Geschäftsleitung, da steht der einzige Individualdrucker!) Aber das ist kein Problem, da wir die Möglichkeiten des vertraulichen Drucks haben, sprich dem Druckertreiber mitteilen, dass der Druckauftrag vertraulich ist und nur von mir, Moritz, freigegeben werden darf (dabei ist der Benutzername völlig frei wählbar, wenn ich das nicht möchte, kann niemand sehen wer da einen Druckauftrag abgegeben hat (ok, die Admins würden den Auftrag wohl einem Rechner zuordnen können, aber im Normalfall bekommt das keiner mit)).

    Dazu gebe ich dem Auftrag noch ein Passwort mit. Dann gehe ich an den Drucker (der gleichzeitig Kopierer, Scanner und Faxgerät ist), rufe das Menü auf, und melde mich mit meinem vergebenen User und Passwort an, der Drucker zeigt mir alle Druckaufträge dazu an, ich kann sie mir am Display anschauen, sie direkt wieder löschen (was schon mal passiert, dass man nach dem Druckauftrag noch einen Fehler sieht) oder eben sagen: drucken. Dann stehe ich neben dem Gerät und habe meinen vertraulichen Ausdruck.

    (Nebenbei gesagt: auch unsere Personalabteilung arbeitet auf diese Art und Weise!)

    Abschließend sei noch erwähnt, dass wir auf die Art für über 300 AN (wenn ich mal alle Externen, die ja auch die Drucker nutzen, mitzähle) gerade mal zwei Drucker haben. Die Technik macht es möglich!

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Beim Versand personenbezogener Daten reicht es nicht aus, nur die PDF zu verschlüsseln. Der "Weg" über das Internet zur privaten Mailadresse sollte dann auch verschlüsselt sein. (Ende zu Ende Verschlüsselung)

  • Team-ifb

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