Organisation im BR - Wie behält man die Übersicht über Beschlüsse?

  • Hallo Ihr,

    wir wollen schon seit einer Weile eine Art Beschluss-Register in Excel führen, um einen Überblick über unsere Beschlüsse zu haben und nicht immer stundenlang nach Beschlüssen suchen müssen, die wir mal irgendwann gefasst haben. Bisher sind wir aber noch nicht dazu gekommen, ein solches Excel Dokument zu erstellen und uns fehlt auch ein bisschen die Idee, wie man das aufsetzen könnte.

    Meine Frage ist nun, wie machen andere BR's das? Habt ihr einen Tipp für mich?

    Viele Grüße

    Anninchen

  • Zitat von Anninchen:

    Meine Frage ist nun, wie machen andere BR's das? Habt ihr einen Tipp für mich?

    Das ist doch ein ganz einfaches Excel mit drei Spalten:

    1. Datum des Beschlußes

    2. Beschlußbezeichnung

    3. Kurzbeschreibung/Schlagworte

    Wenn man dann was sucht ist es doch ziemlich einfach, den passenden Beschluß mittels STRG+F zu finden (wenn man die Schlagworte entsprechend wählt).

    Und abgeheftet werden sie dann entweder alphabetisch nach dem ersten Buchstaben der Bezeichnung oder nach dem Datum, damit man sie anhand der Excel-Daten auch findet.

  • Zitat von Anninchen

    und nicht immer stundenlang nach Beschlüssen suchen müssen, die wir mal irgendwann gefasst haben

    Das kenne ich doch von irgendwo her... ;)

    Die Frage ist doch, welche Art von Beschlüssen sucht ihr denn?

    Wir haben die offenen Beschlüsse als regelmäßigen TOP für die Sitzung.

    Beispiel: Die Anschaffung eines neuen Kommentares wurde auf der x. Sitzung beschlossen.

    Sitzung x+1: Der Beschluss über die Anschaffung wurde an den AG weitergeleitet. Eine Antwort steht noch aus.

    Sitzung x+2: Der AG hat das Buch bestellt. Voraussichtlicher Liefertermin ....

    Sitzung x+3: Der Verlag teilt mit, dass sich der Liefertermin verschoben hat.

    Sitzung x+4: Das Buch wurde geliefert. Thema geschlossen.

    Das funktioniert so natürlich nur mit solchen Dingen, die sich auch erledigen lassen.

    Bei BVen heften wir dazu: Beschlossen auf der Sitzung Nr. ... am... (Teilweise ist das auch nur mit Bleistift auf dem Original vermerkt. Haben wir so gelassen...)

    Und bei offenen Themen führen wir eigene Akten, die alle notwendigen Beschlüsse beinhalten.

    Beispiel: Auf der x. Sitzung beschließt der BR den Widerspruch zu einer personellen Angelegenheit. Damit wandert der Beschluss erst einmal zu den "normalen" Personalakten.

    In dem Moment wo klar wird, dass das Thema damit nicht beendet ist, machen wir eine eigene Akte auf, in die dann die Personalunterlagen samt Beschluss ausgelagert werden. Weitere Beschlüsse usw. werden in dieser Akte vermerkt. Ist das Thema erledigt, wandert der ganze Stapel wieder dahin, wo er hin gehört. (Aber dann brauchen wir die Beschlüsse dazu ja auch nicht mehr.)

    Excel haben wir mal ausprobiert, haben aber schnell festgestellt, dass da, wenn man wirklich jeden Beschluss darin dokumentiert, schnell Chaos herrscht. Sind wir wieder von abgekommen.

    Hilft dir das?

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Hallo anninchen,

    wir nutzen den Windows Explorere um in einer entsprechenden Ordnerstruktur unsere Dokumente abzulegen (PDF) und über die Suchfunktion des Explorers findet man auch alle Dokumente die den Suchbegriff beinhalten.

    Selbstverständlich legen wir unser Dokumente auch in papierform ab.

    Am Ende wird alles gut und wenn es nicht gut ist, ist es nicht das Ende.

  • Wir machen es auch, wie der Nordfriese.

    Wichtig ist, dass man dann den Dateinamen so wählt, das man ihn leicht findet.

    Z.B. Einstellung_Abteilung xy_Frau Ulrich.doc im Ordner: BR/Beschlüsse/Personal/2017

    "Ein Kompromiss ist dann vollkommen, wenn alle unzufrieden sind" Aristide Briand

  • Wir haben neben der Ordnerstruktur auch noch eine Regelung für die Dateinamen festgelegt

    Art des Dokumenten> BES (Beschluss)

    Inhalt des Dokumentes > Bestellung von Fachliteratur

    Datum des Beschlusses > 2019_07_23

    und alles zusammen gefügt und die Bestandteile mit einem Unterstrich versehen

    BES_Bestellung von Fachliteratur_2019_07_23.pdf etc.

    So hat jede Datei eine eindeutige Kennung, sollte es doch dazu kommen, dass es an einem Tag zum gleiche Thema mehrere Dokumente gibt, einfach hinter das Datum eine 2Stellig Nummerierung setzen (01, 02; ...)

    Am Ende wird alles gut und wenn es nicht gut ist, ist es nicht das Ende.