EDV System für BEM Akte

  • Hallo Zusammen

    Habt ihr zufällig erfahrungen mit EDV-Systemen für die BEM Akten

    Wir sind gerade dran eine BV zu erstellen und sind kurz vor den ersten 2 BEM gesprächen nun stellt sich unsere Frage vom BR wie wir am besten die Akten anlegen so das niemand ausser den Betroffen/Helfenden einsicht hat.

    Danke für Hilfreiche Tipps

    LG

    Joflo

  • Hallo,

    die Frage ist abhängig vom Aufwand. Wir haben bei größerem Aufwand (ca. 250 - 300 BEM-Fälle/Jahr) ein Programm erworben, dessen Hersteller auch Komponenten bzw. Anpassungen anbietet für Betriebsarzt und SBV (die SBV-Anpassung wird gerade erarbeitet).

    Kostet aber auch um die 20.000€ Anschaffung sowie 5 - 7.000€ Lizenzgebühren/Wartung pro Jahr.

    Ihr müßt auf alle Fälle Eure betrieblichen Anforderungen formulieren.

    Mit Googeln findet sich einige Anbieter unterschiedlicher Preisklassen - auch ausgesprochene Billiglösungen. Auf alle Fälle solltet Ihr auf Schnittstellen zu Eurem HR-System achten und auch Euch das Programm nach Möglichkeit vorführen lassen.

  • Danke dir whoepfner

    der Preis sollte in diesem zusammenhang bei uns im Betrieb keine Rolle spielen.

    Daher muss es nicht das billigste sein. Meine hoffung war eben von euch empfelungen für Programme zu bekommen mit den ihr Arbeitet. Also seit her wurden nie BEM gespräche geführt und ich denke in Zukunft wird es sich bei uns so auf 1-10 Fälle im Jahr beziehen. Natürlich kann ich nicht helsehen aber so ist mal mein gefühl aus dem Bauch herraus.

    Also unser Googel suche bzw einschränkung sind wir zu 4 Firmen gekommen die solche Programme anbieten. Darf ich diese hier eintragen?

    Also hier mal die 4 Systeme die wir uns evt. vorstellen könnten.

    Falls jemand erfahrung da sind gerne Melden (Auch gerne Persönliche Mail)

    https://www.clarzeit.de/bem-a-…YASAAEgI3KfD_BwE#services

    https://www.vysoft.eu/software…3okAl_EAAYASAAEgLlxvD_BwE

    https://mybem.de/bem-software/…1v2AIVEAAYASAAEgIMzvD_BwE

    https://hr.itsd-consulting.de/bem-expertensystem

    LG

    Jochen

  • Hallo Joflo,

    wir haben mit Absicht kein EDV-System genommen sondern führen die BEM-Akte in Papier in einem verschlossenes Tressor der nur durch 2 dafür berechtigte Personen geöffnet werden darf.

    jedes EDV-System benötigt in der Regel einen Admin, fremd eingekute Sysem ggf. sogar dritte die diese Systeme warten. Auch wenn dieser Personenkreis nicht "lesen" darf was so in den akten steht, so kann er es doch machen. Um diese Gefahr erst gar nicht aufkommen zu lassen haben wir uns bei 40-50 Fälle im Jahr entschieden es in Papier zu machen.

    Das vereinfacht auch das löschen, dann wird die Akte im beisein des Betroffenen aus dem tresor entnommen, geschreddert und aktenvernichtet und ist damit weg weil tausende kleine Schnippelchen und Kreise.

    Gruß

    Rabauke

  • Zitat von ELBARADO:

    Hallo Rabauke,

    wie handhabt Ihr das mit dem löschen?

    Löscht Ihr die Akte wenn das BEM abgeschlossen ist immer,

    oder nur auf Wunsch das Betroffenen?

    Sonst füllt sich ja euer Tresor über die Jahre auch. ;)

    hallo Elbarado,

    wir löschen die Akte sobald der Mitarbeiter dieses wünscht, ausscheidet oder erklärt, das BEM ist für Ihn abgeschlossen.

    Gruß

    Rabauke

  • Hallo Rabauke,

    nochmal eine Frage. Bei uns kam der Einwand von den personalern wenn

    eine Krankheitsbedingte Kündigung ansteht müssten SIe die BEM Unterlagen

    haben.

    Meiner Meinung nach stimmt das nicht, sondern nur ob ein BEM stattgefunden hat.

    Der Inhalt ist vertraulich und geht keinen etwas an. Mein Vorschlag ist folgender.

    Wir löschen die Akte sobald der Mitarbeiter dieses wünscht, ausscheidet oder erklärt, das BEM ist für Ihn abgeschlossen.

    Also genau wie bei euch. Und der AG kann sich eine Notiz machen das ein BEM

    stattgefunden hat.

    Wie siehst du das ?

  • "Der AG kann sich eine Notiz machen..."

    Naja, das wäre kein Beleg.

    Normalerweise gehört die Einladung zum 1. BEM-Gespräch in die Personalakte, evtl. das 2. Anschreiben und die Antwort des Betroffenen. Damit hat der AG die Unterlagen, die er evtl. mal braucht.

    Die unterlagen des BEM-Verfahrens selbst sind von der Personalakte getrennt verschlossen. Wie lange man diese Akte aufhebt, könnte man mit dem Betroffenen besprechen.

    In die Personalakte aufgenommen werden dann noch die Vereinbarungen zwischen Betroffenen und AG: Deren Einhaltung muss ja von beiden Seiten nachgehalten werden können.

  • Halle elbarado

    der Nachweis das BEM durchgeführt wurde ist bei uns über den Kalendereintrag (Outlook) mit dem alle Beteiligten zum BEM eingeladen wurden und ihre Einladung auch bestätigt haben hinreichend vorhanden und gehört für mich auch nicht in de Personalakte (bei uns).

    Aus meiner Sicht ist ausreichend für den NAchweis dass es angeboten wurde die Aufführung der Angebote. Schreiben vom und und und an den MA mit den jeweiligen Einladungen zu BEM.

    Weiterhin ist der Wunsch eures Personalers schon waghalsig den er mit dieser Aussage geäußert hat: "Wir wollen kranke Menschen kündigen, darum machen wir BEM" ist hieraus zu lesen. Das ist aber nicht der Sinn von BEM sondern genau das Gegenteil, ein leidensgerechter Einsatz des Mitarbeiters damit beide was davon haben, der Arbeitnehmer, in dem er wieder geld verdienen kann, der Arbeitgeber, in dem er eine Leistung erhält die ihm weiter hilft für das was er bezahlt.

    Wenn euer personaller BEM nur macht um zu Kündigen, dann würde ich dem die Ohren lang ziehen.

    Wenn euer Personaler meint, dass er hier was besonderes benötigt, dann geht in die Einigungsstelle und schaut mal, was genau es denn gibt aus Sicht eines Arbeitsrichters und wie der über die Aussage eures Personallen denkt.

    Gruß

    rabauke

  • Hallo

    @ rabauke ihr verwendet nur Outlook und schaut dann bei Probleme Rückwirkend ein Jahr durch wer wann ein BEM bekommen hat? Habe ich das richtig verstanden?

    Nun ja im Normalfall wird in der Personalakte das Angebot für ein BEM mit Zu- oder Absage eingelegt, auch das Beenden des BEM wird in der Personalakte abgelegt, mehr nicht.

    Die BEM Akte liegt in einem verschlossenen und nur für das BEM Team zugänglichen Schrank.

    Da die BEM Akten vertrauliche Informationen unter Umständen auch Krankheitsdaten, Verlauf und und und beinhalten, dürfen in diese auch keine 3. Personen außer dem BEM Team, Betroffenen, evtl. noch Betriebsarzt Einsicht haben.

    Das bedeutet auch Euer Personaler hat keine Einblicksrechte noch darf ihm die Akte überlassen werden.

    Vernichtung der Akte Spätetstens ein Jahr nach Beendigung des BEM-Falles oder wenn der Betroffene es wünscht auch vorher wird die Akte vernichtet, bzw wünscht es der Betroffenen wird ihm die Akte beim Beenden übergeben.

    LG

    Steinbeisser