Einsicht in BEM Akten

  • Hallo,

    Zuerst die Fakten.

    Wir haben vom BR einen BEM Beauftragten und einen Stellvertreter.

    Die BEM Gespräche werden von einer Mitarbeiterin aus der Personalabteilung geführt. Falls SIe ausfällt von der Personalleitung.

    Auf die Frage wer Einsicht in die BEM Akten (also alle BEM Gespräche )hat, bekamen wir, BEM Beauftragter und Stellvertreter die Antwort, wir dürften aus Datenschutzgründen nur die Akten sehen, von den Gesprächen an denen wir teilgenommen haben.

    Stimmt das ?

    Ich argumentiere mal so.

    Wenn jetzt die erste Mitarbeiterin mal nicht das Gespräch führt sondern die Personalleitung dürfte Sie diese Akte ja auch nicht sehen oder Zugang haben.

    Und am Schluß hat niemand mehr Zugang zu den Akten.

    Ich denke alle haben hier Zugang. Obwohl es ja höchstpersönliche Daten sind. Also BEM Beauftragter und Stellvertreter, sowie die beiden Moderatoren.

    Wie seht Ihr das ?

  • Zitat von ELBARADO

    Ich denke alle haben hier Zugang. ... Also BEM Beauftragter und Stellvertreter, sowie die beiden Moderatoren.

    Zitat von Lexipedia

    Einsichtrecht haben nur die am BEM beteiligten Personen nicht der gesamte Betriebsrat, weil es sehr sensible Daten halt sind.

    Von dem kompletten Betriebsrat hat Elbarado gar nichts geschrieben, sondern es geht genau um die am Verfahren beteiligten Personen. Ihnen aber die Information vorzuenthalten, nur weil sie (aus welchen Gründen auch immer) an einem Gespräch nicht teilgenommen haben, geht aus meiner Warte gar nicht.

    Erklären wir demnächst dem Kollegen bei HR "nein, tut uns leid, in die Personalakte vom Meier darfst du nicht reinschauen, du warst ja bei dem Einstellungsgespräch nicht dabei!"?

    Ich weiß, Vergleiche hinken von Berufs wegen, aber genau darum geht es hier. Hier hat jemand die Mütze auf, sich um die Menschen (und das Verfahren) zu kümmern und plötzlich soll er, mit fadenscheinigen Gründen, außen vor gehalten werden. Aus meiner Sicht passt das gar nicht.

    Genau so findet sich das auch in dem von Hubertus verlinkten Beitrag:

    Zitat

    Zugriff auf die BEM-Akte darf nur ein fest definierter, limitierter Personenkreis haben, der mit der Durchführung des BEM-Verfahrens betraut ist (sog. BEM-Team oder der BEM-Verantwortliche)

    q.e.d.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Meiner Ansicht nach sollte man dies Thema dringend in einer BV regeln.

    Bei uns ist es geregelt, dass nur die am BEM Gespräch Beteilligten auch Einsichtsrecht haben.

    Wird die Beteilligung des BR abgelehnt, werden diese Akten in einen anderen Schrank verwahrt.

    Wir haben uns bei dieser BV von der Bg beraten lassen und ich finde diese Regelung sehr gut.

    Wenn es Grund gibt diese Akte einzusehen auch wenn man nicht beim Gespräch dabei war, kann man ja den BEM Berechtigten fragen ob er einverstanden ist die Akte einzusehen.

  • Zitat von schwede12

    dass nur die am BEM Gespräch Beteilligten auch Einsichtsrecht haben.

    Da genau das hier der Zankapfel ist, erlaube ich mir hier noch einmal nachzufragen. Wer sind die am Gespräch Beteiligten? Genau die, die auch physisch bei dem Gespräch dabei waren oder der festgelegte Kreis, der hätte dabei sein können/sollen (unabhängig von seiner konkreten physichen Anwesenheit)?

    Zitat von schwede12

    Wird die Beteilligung des BR abgelehnt

    Ich stehe gerade völlig auf der Leitung, warum ihr darauf alle rumreitet. Habe ich das Thema dieses Threads so falsch verstanden? Nach meinem Verständnis geht es darum doch gar nicht.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Ja Moritz nur die beim Gespräch auch körperlich dabei waren. Sollte jemand aus dem Kreis der möglichen Beteilligten durch Zufall verhindert gewesen sein, muss er sich das Einverständnis des BEM Berechtigten zur Akteneinsicht geben lassen.

  • Hallo,

    Es handelt sich nicht um den ganzen BR sondern nur um die BEM Beauftragten 1 und 2.

    Uns wird nur der Zugang zu der Akten gewährt wo wir auch an den Gesprächen teilgenommen haben. Und hier wird unterteilt. BEM 1 darf nur die Akten sehen wo er dabei war, nicht aber wo BEM 2 an den Gesprächen beteiltigt war. Und umgkehrt.

    An Gesprächen wo keiner der beiden zugegen war wird uns der Zugang komplett verwährt.

    Alle Akten sind in einem Ordner und einem Schrank in der Personalabteilung.

    Zugang haben hier die Moderatorin (BEM Beauftragte der Firma ) und ihre Vertretung ( Personalleitung ) . Und zwar zu allen Akten egal wer Moderatorin war.

    Und hier widerspricht sich meiner Auffassung das ganze.

    Wir wissen das es unglücklich ist das die Personalleitung BEM Gespräche in Vertretung führt ader das ist ein anderes Thema.

  • Auch wenn der BR immer wieder beim BEM mitreden will. Der jenige der im BEM betroffen ist entscheidet. UNd wenn der jemanden nicht dabei haben will so hat er auch das Recht dazu Leute abzulehnen. Herr A und Frau B können dabei sein aber Frau C möchte ich nicht dabei haben. Auch wenn Frau C sonst immer beim BEM dabei ist. Dann will derjenige auch nicht das C die Akten lesen kann.

    Zitat von schwede12

    Ja Moritz nur die beim Gespräch auch körperlich dabei waren. Sollte jemand aus dem Kreis der möglichen Beteilligten durch Zufall verhindert gewesen sein, muss er sich das Einverständnis des BEM Berechtigten zur Akteneinsicht geben lassen.

    Deshalb bin ich auch beim Schweden. Ohne Zustimmung keinen Einsicht.

    Gruß

  • Hallo Rmbear,

    mit dem Zitat vom Schweden kann ich gut leben.

    Und mit der Einsicht in die Akten wenn man nicht dabei war auch. Alles gut.

    Soweit auch kein Problem von unesere Seite ( BEM 1 und 2 ).

    Nur gilt das nicht auch für die Moderatoren ?(BEM Beauftagte der Firma und ihre Vertreterin) .

    Davon abgesehen das die Vertreterin auch Pesonalleiterin ist und somit Zugang zu allen BEM Gesprächen hat.

  • hallo elberato,

    ja das gilt für alle und so haben wir es geregelt!

    Nurdie Beteiligten haben einsicht in die Akte nach zustimmung des Betroffenen.

    Einfach so mal reinschauen, 2 Wochen nach der Durchführung des Gespräches ist nicht! Auch hier wieder Abfrage der Zustimmung bevor einblick genommen wird, da der Betroffene ja jederzeit seine Zustimmung verweigern kann.

    Ich kenne auch keinen Grund warum ohne der jeweiligen Zustimmung des Betroffenen die Akte geöffnet udn Einblick genommen werden muss.

    Ich kenne auch keine Grund warum HR, BR, der Vorgesetzte, der Betreibsrarzt oder anderen beteiligte Personen nach dem Gespräch noch einen Einblick in die Akte benötigen, ohne vorher den Betroffenen zu fragen, ob sie einblick nehmen dürfen weil.... und der Grund muss wichtig sein und genau zu diesem BEM einen Bezug haben.

    Es geht hier um Gesundheitsdaten die höchsten Schutz genießen!

    Gruß

    rabauke

  • Zitat von ELBARADO

    Nur gilt das nicht auch für die Moderatoren ?(BEM Beauftagte der Firma und ihre Vertreterin) . Davon abgesehen das die Vertreterin auch Pesonalleiterin ist und somit Zugang zu allen BEM Gesprächen hat.

    Um personenbezogene Daten zu verarbeiten muss auch einen Zweckbindeung dahinter stehen. Welchen Zweck sollte jemand haben(außer Neugier) eine BEM Akte zu lesen? Wenn Aufgabe durch das BEM Gespräch von jemanden erledigt werden müssen, werden die angewiesen. Aber nur einen Akte zu lesen weil ich es wissen will geht gar nicht.

    Auswertung? Ja möglich aber dann ohne Namen.

    Also nenne doch mal den Grund, warum dieses Akte von jemanden der nicht beteiligt war, gelesen werden sollte.

    Gruß

  • Zitat von Rmbaer

    Also nenne doch mal den Grund, warum dieses Akte von jemanden der nicht beteiligt war, gelesen werden sollte.

    Ok, vielleicht habe ich ja auch einfach nur eine völlig verquaste Vorstellung davon, was so ein BEM-Beauftragter macht, aber in meiner Vorstellung, lädt er die Beteiligten/Betroffenen/Berechtigten ein und begleitet sie durch das Verfahren. Dazu gehört (immer noch mein Verständnis) auch zu prüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen auch durchgeführt werden.

    Jetzt hat der Beauftragte also alles angestoßen, einen Termin festgesetzt und alle Beteiligten an einen Tisch geholt, nur am Termin selber war er selbst plötzlich verhindert. Das ist natürlich kein Grund, dass der Rest sich nicht Gedanken macht und eine Lösung sucht. Aber ist jetzt, nur weil der BEM-Beauftragte einmal ausgefallen ist, der Kollege auf Gedeih und Verderben dem Good-Will des AG ausgeliefert? Macht das Sinn? Ist das Sinn und Zweck?

    Nochmal, es geht hier doch nicht darum, dass irgendwer, nur weil er Lust hat und neugierig ist, mal eben in die Akten gucken will. Es geht hier darum, dass jemand der den Hut "Verantwortlicher für den Prozess" aufhat, plötzlich außen vor sein soll. Das macht nach meinem Verständnis keinen Sinn.

    Dass man gleich zu Beginn dem Kollegen die Möglichkeit einräumt selber zu entscheiden, wer alles an dem Prozess beteiligt/informiert sein soll - ja, kann ich verstehen, finde ich einen guten Ansatz. Wenn es aber eine solche Regelung nicht gibt, kann ich es nicht verstehen, auf welcher Grundlage der AG hier plötzlich mauert.

    ELBARADO Gleichwohl ist es wohl der zielführendste Ansatz, den Kollegen mit ins Boot zu nehmen, ihm zu erklären, warum man in die Akte gucken will/muss und sich sein OK zu holen. Spätestens dann hat der AG nämlich schlicht kein Argument mehr. Und wenn der Kollege nicht will - sein gutes Recht. Aber dann weiß er auch, dass und warum sich da niemand kümmert. (Gut, im Idealfall läuft das alles auch ohne die Überwachung, aber wo läuft etwas ideal?)

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Hallo,

    es geht nicht in erster Linie um das lesen sondern um den Zugang an die Akten.

    Hier haben nur die BEM Bevollmächtigte der Firma und Ihre Vertreterin Zugang, da die Akten in der Personalabteilung aufbewahrt werden.

    Wenn jetzt also als Beispiel der BEM Beauftragte des BR nochmal nachgucken möchte welche Vereinbarungen oder Änderungsvorschläge gemacht worden sind und ob die auch umgesetzt worden sind, muss der BEM Beauftragte jedesmal einen Termin mit der BEM Bevollmächtigten der Firma machen.

    Es geht natürlich auch ums Prinzip. Die BEM Beauftragten des BR müssen immer bitte bitte machen, und die Bevollmächtigten der Firma haben beide vollen Zugriff.

    Aber wir werden schon eine Lösungfinden.

  • Zitat von ELBARADO

    Zuerst die Fakten. Wir haben vom BR einen BEM Beauftragten und einen Stellvertreter. Die BEM Gespräche werden von einer Mitarbeiterin aus der Personalabteilung geführt. Falls SIe ausfällt von der Personalleitung.

    Ich denke es kommt darauf an wer jetzt im Unternehmen zuständigt ist.

    Wir haben BEM Beauftragte und Stellvertreter die die BEM Gespräche führen und organisieren. ( Personalabteilung vom AG beauftragt)

    Wir haben auch BEM Beauftragte vom BR die dazukommen falls sie nicht ausdrücklich ausgeladen werden vom Mitarbeiter. (Benannt vom BR)

    Die beiden BEM Beauftragten des AG haben volle Akteneinsicht in allen BEM Gesprächen. Die BEM Beauftragten des BR nur in die, in der sie auch anwesend waren. Und für diese Mitglieder sollte auch keine allgemeinen Akteneinsicht bestehen.

    Sonst könnte der Mitarbeiter ja nicht selbst bestimmen wer Akteneinsicht bekommen darf. Oder er müsste immer darauf aufmerksam gemacht werden das seinen Angaben von XYZ gelesen werden könnte.

    Gruß

  • Hallo,

    so leid es mir tut, aber in dieses Dilemma

    Zitat von ELBARADO

    Es geht natürlich auch ums Prinzip. Die BEM Beauftragten des BR müssen immer bitte bitte machen, und die Bevollmächtigten der Firma haben beide vollen Zugriff.

    bringt Ihr Euch regelmäßig selbst, weil Ihr dem AG vil zu viel Freiheiten lasst und von Euren Rechten wenig Gebrauch macht.

    Das zieht sich wie ein roter Faden auch durch die meisten Deiner anderen Postings.

    BEM unterliegt von A-Z der Mitbestimmung des BR. Fordert also endlich den AG zu Verhandlungen auf und macht Euch selbst sachkundig durch entsprechende Schulungen. Wenn der AG nicht spurt oder die Verhandlungen verschleppt, untersagt Ihr im - ggfs. gerichtlich - die Durchführung von BEM ohne die Mitbestimmung des BR und auch alle sonstigen "Fehlzeitengespräche".

    Und dann nehmt Euch auch die Zeit, nicht nur Ziele und Aufgaben des BEM, sondern auch alle Verfahrensfragen einschließlich Einsichts- und Informationsrechten zu regeln.

    Und wie ein ehemaliger vorsitzender Richter am BAG mal auf einer meiner BEM-Schulungen sagte:

    "Aus Sicht der Arbeitnehmer ist eine fehlende Vereinbarung zum BEM besser als eine schlechte Vereinbarung.