Rundbrief vs. Datenschutz

  • Hallo liebe Ratgebende,


    kleiner Disclaimer: Wir sind ein frischer BR, erstmalig gegründet und BRMs mit relativ wenig Erfahrung in BR-Arbeit.

    Ausgangslage:
    Wir wollen ein Rundschreiben an alle MitarbeiterInnen senden (vorerst einmalig), es soll dort um einfache Informationen gehen.
    Wo steht der BR in der Einarbeitung, wann ist die Sprechstunde, was haben wir bisher getan...
    Informationen die wahrscheinlich eigentlich auf BRVs gegeben werden. Allerdings sind wir noch nicht soweit eine BRV durchzuführen bzw. unter welchen Umständen wir diese unter den Bedingungen der Coronaschutzverordnung durchführen können.

    Ausgangsfrage:
    Ist das Versenden eines Rundbrief (quasi Newsletter) Bestandtteil der BR-Arbeit, der dazu berechtigt, die privaten Mitarbeiteradressen anzufordern.


    Bisheriges Vorgehen:
    In der naiven Hoffnung, die etablierte Postversendung des Betriebs zu nutzen, hatten wir in der Personalabteilung angefragt, den Brief zu versenden.

    Problem:
    Die Personalabteilung kann oder möchte die Mehrarbeit von Adressierung und Versenden der Post(ca. 200 Briefe) nicht übernehmen.
    Dafür haben wir auch Verständnis und würden den Brief auch selbst versenden. Allerdings ist die Personalabteilung direkt unsicher geworden und hat

    zur Herausgabe der Mitarbeiteradressen eine Rechtsberatung durch die Anwaltskanzlei des AG beantragt.

    Eigene Lösungsansätze:

    Wir könnten die Geschäftführung zur Herausgabe der Daten anfragen. Wir wissen ja aktuell noch garnicht wie die GF zur Thematik steht.
    Wir wollten nun allerdings noch abwarten bis die Rechtsberatung eine Einschätzung abgibt. Das ist aber schon 2 Wochen her und wir werden lansgam ungeduldig.

    Argumentationen:
    Man könnte solche Infos ja auch per "schwarzes Brett" ausgeben. Es gibt bei uns kein schwarzes Brett und auch kein richtigen Ort dafür.
    Außerdem kommen einige MitarbeiterInnen maximal einmal im Monat in den Betrieb. In der Pandemiezeit eventuell sogar garnicht.


    Man könnte per eMail versenden. Einige MitarbeiterInnen haben keine Betriebs-eMail-Adresse und wir wollen uns nicht darauf verlassen, dass Leitungen die Infos weiterleiten.

    BRV, 9er Gremium, gGmbH, soziale Einrichtung

  • Hallo,


    also erstmal habt Ihr ein Recht auf ein schwarzes Brett an einem zu vereinbarenden Ort im Betrieb.

    Dort hängt ihr offizielle Infos aus.

    Ich frage mich, wie mit den Kolleginnen und Kollegen im mobilen Arbeiten kommuniziert wird wen diese nicht mal eine Email-Adresse der Firma haben.


    Hab ihr schon irgendwelche Schulungen mitgemacht?


    In der jetzigen Situation ist ein solcher Rundbrief durchaus ein mittel um zu informieren, ersetzt aber keine Betriebsversammlungen für die euch der AG ja geeignete Räume zur Verfügung stellen muss, evtl. also Stadthalle mieten osä.

    Nicht die Dinge sind positiv oder negativ, sondern unsere Einstellung macht sie so. (Epiktet, gr. Philosoph)

  • Hallo mercator,

    Da müssten mehr Informationen von dir kommen, damit hier besser geholfen werden kann.


    Der AG muss euch einen geeigneten Ort für eure Aushänge bereitstellen. dass sollte dort sein, wo die meisten AN vorbeikommen oder halt mehrere Aushangmöglichkeiten.

    Wie sieht es mit der digitalen Kommunikation bei euch aus, habt ihr ein firmeninternes Intranet, dass ihr als BR mit nutzen könntet?

    Das Leben ist Veränderung

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    Benutze das, was du hast!

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    Tu das, was du kannst!

    Aber versuche jeden Tag etwas mehr zu tun!

  • Ohne das jetzt mit § zu untersetzen ist es meiner Meinung nach schon das Recht des BR die Privat Adresssen anzufordern um nach Schwarzem Brett, E-Mail Versand die letzten sonst nicht erreichbaren Mitarbeiter mit Informationen zu versorgen.

    Bei Briefwahl unstrittig, aber auch bei den jetzigen corona bedingten Umständen.

  • Danke für eure Rückmeldung.

    Schwarzes Brett sowie Intranet fällt bei mir unter "MitarbeiterInnen kommen nur einmal im Monat, in der Pandemiezeit garnicht ins Büro"
    Wir haben einige MitarbeiterInnen, zeitweise ungefähr 40% die mobil Arbeiten. In der Pandemiezeit noch höher, da auch zusätzlich noch Homeoffice dazu kommt.
    Zur Erläuterung, wir sind eine soziale Einrichtung mit mehreren Diensten. Die meisten Dienste sind aufsuchende Arbeiten:
    Klientenbesuche, Begleitung zu Schulen, etc..
    Wir haben die Besonderheit, dass MAs, welche die Klienten in Schulen begleiten, relativ locker an den Betrieb angebunden sind. Das sind meist kurzfristige Verträge, in Abhängigkeiten zu Schul- und Ferienzeiten. Keine eMail-Konten. Das sind teilweise bis zu 40% der Belegschaft.

    Schwarzes Brett muss sicherlich gemacht werden, ich würde mich allerdings ungern NUR darauf verlassen.

    AG benutzt das Intranet für relativ konstante Informationen.
    Für kurzfristige Infos benutzt der AG die eMail-Verteiler. Die Organisation der eMail-Verteiler sieht aber so aus, dass wohl die Koordinatoren für diese "40%", meist die privaten eMail-Adressen in ihren Verteilern haben. Der AG schreibt die Koodinatoren an und diese Verteilen die Mails dann weiter.

    Es geht um relativ informelle Kommunikation, keine gerichtsfesten Veröffentlichung. Daher muss der Anspruch nicht so hoch sein. Ich möchte mich allerdings trotzdem nicht darauf verlassen, dass die Koordination für die ordentliche Verteilung zuständig ist. Meiner Meinung nach sollte die Kommunikation so direkt wie möglich und in der Verantwortung des BR sein.
    Wenn mich eine AN später fragt, warum hat sie die Info nicht bekommen. Möchte ich nicht sagen müssen, da ist wohl was bei deiner Koordination schief gelaufen. Vielleicht bin ich auch zu pingelig.

    Schulungen sind wir bei BetrVG Teil 1. Der zweite Teil folgt im Januar.
    Danach sind Schulungen zu Arbeitsrecht angesetzt.
    Aktuell setzen wir uns mit den Möglichkeiten zur BRV auseinander, wir ziehen da auch eine Online-Möglichkeit in Betracht bzw. Teilversammlungen.

    Euren Antworten entnehme ich:
    Ein grundsätzliches Recht zur Herausgabe der Privatadressen zur allgemeinen Information: Stand, Lage, Sprechstunden...
    besteht nicht. Es ist zu prüfen ob andere Kommunikationswege bevorzugt werden können?

    VG Mercator

    BRV, 9er Gremium, gGmbH, soziale Einrichtung

    Einmal editiert, zuletzt von mercator ()

  • Hallo mercator, ich denke Ihr solltet ein "Schwarzes Brett" einfordern und dann Eure Infobriefe sowohl am schwarzen Brett als auch per Mail verteilen. So wie ich dich verstanden habe ist damit der Großteil der Mitarbeiter informiert.

    Ein Anrecht auf die privaten Anschriften kann ich mir nicht vorstellen.

    Eventuell könnt Ihr ja mal versuchen rauszufinden wie viel Mitarbeiter Ihr mit Aushang und Mail dann nicht erreicht. Im übrigen erreicht Ihr ja im Normalfall auch über eine Betriebsversammlung nie alle Mitarbeiter (Urlaub, Krankheit, Dienstreise...)

  • Ein grundsätzliches Recht zur Herausgabe der Privatadressen zur allgemeinen Information: Stand, Lage, Sprechstunden...
    besteht nicht. Es ist zu prüfen ob andere Kommunikationswege bevorzugt werden können?

    So könnte man das durchaus zusammenfassen.


    Generell mal gilt: solange ihr als BR und damit als gewählte Vertreter der AN tätig seid, kann der AG euch die Adressen nicht wegen Datenschutz verweigern. Ob der dahinterstehende Arbeitsaufwand natürlich "notwendig" im Sinne des § 40 BetrVG ist, wäre zu diskutieren.


    Mein Ansatzpunkt wäre hier:

    Die Personalabteilung kann oder möchte die Mehrarbeit von Adressierung und Versenden der Post(ca. 200 Briefe) nicht übernehmen.

    Davon ausgehend, dass eure Personalabteilung die Arbeitnehmerdaten nicht mehr in Papierform sondern in irgendeiner IT-Lösung gespeichert hat, sollte es vergleichsweise einfach sein, hier zwei Listen zu generieren. Liste 1 mit Name und E-Mail-Adresse von allen, wo eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und Liste 2 mit Name und Briefadresse von allen AN bei denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.


    Damit könnte ihr vermutlich 80 % per E-Mail "abfrühstücken", d.h. der Mehraufwand hält sich hier in Grenzen. Und für die fehlenden 20% (Zahlen natürlich nur geschätzt) legt ihr einen Serienbrief an, in den die Adressdaten eingefügt werden. Damit entfällt der Schritt "Adressierung" per Aufkleber o.ä., ein Fensterumschlag reicht. Bleibt die Arbeit des Kuvertierens. Wenn ihr keine Poststelle mit Kuvertierstraße habt (was ich bei euch mal so annehme), lässt sich das "Eintüten" aber auch so schnell erledigen. Dass könnt dann ja wieder ihr machen. (Wie gesagt, Datenschutzrechtlich gehört ihr zum Betrieb und es gibt eigentlich keine Geheimnisse vor euch.)


    Vielleicht wäre das ja ein Weg um die Information an den Mann (und die Frau natürlich) zu bringen. (Ups, habe noch die Diversen vergessen... also ja, auch an die.)

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!


  • Aktuell setzen wir uns mit den Möglichkeiten zur BRV auseinander

    Hallo und Willkommen!


    Ich möchte nur kurz auf das Thema Abkürzungen eingehen, da dies oft zu Missverständnissen führen kann.

    Was du mit BRV meinst, ist vermutlich die Betriebsversammlung.
    Im Normalfall wird so abgekürzt (man möge mich korrigieren, wenn ich falsch liege)

    BR = Betriebsrat

    BRM = Betriebsratsmitglied (eBRM = Ersatzmitglied)

    BRV = Betriebsratsvorsitzender (sBRV = Stellvertreter)

    BV = Betriebsvereinbarung


    Es gibt natürlich noch mehr, will ich hier aber nicht überstrapazieren. ;)

    Tue es oder tue es nicht. Es gibt kein Versuchen. [YODA] - BRV, 7er Gremium, kein Tarif, GBRM

  • Nochmal danke für eure Antworten!

    Ich konkretisiere nochmal die Frage bzw. breche sie herunter:
    Gehört ein Rundbrief mit informellen Information zu den in §80 BetrVG Allgemeine Aufgaben

    und ist somit die Herausgabe der Privatadressen zum Versenden dieses Briefes mit §80 Abs.2 gedeckt?

    Hier nochmal ein Auszug aus §80 Abs.2 rausgesucht, damit ihr nicht selbst suchen müsst:

    Dem Betriebsrat sind auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen; in diesem Rahmen ist der Betriebsausschuss oder ein nach § 28 gebildeter Ausschuss berechtigt, in die Listen über die Bruttolöhne und -gehälter Einblick zu nehmen. Zu den erforderlichen Unterlagen gehören auch die Verträge, die der Beschäftigung der in Satz 1 genannten Personen zugrunde liegen. Soweit es zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben des Betriebsrats erforderlich ist, hat der Arbeitgeber ihm sachkundige Arbeitnehmer als Auskunftspersonen zur Verfügung zu stellen; er hat hierbei die Vorschläge des Betriebsrats zu berücksichtigen, soweit betriebliche Notwendigkeiten nicht entgegenstehen.
    Auf dieses Gesetz würde ich mich nämlich bei einem Brief an den AG beziehen.

    Sorry wenn ich nerve, weil ichs so genau haben will! :D

    VG Mercator

    BRV, 9er Gremium, gGmbH, soziale Einrichtung

  • Zu den erforderlichen Unterlagen

    da steht das Wort erforderlich, das müsst ihr dann halt darlegen, aber wenn der AG das über die Koordinatoren macht, wieso ihr denn dann nicht auch? Der AG ist nicht zur Erstellung einer Liste mit Mailadressen für Euch verpflichtet, er muss euch, bei Erforderlichkeit, nur das geben was er auch hat.


    Sprecht erstmal mit der GF evtl hat die ja gar nix dagegen.

    Nicht die Dinge sind positiv oder negativ, sondern unsere Einstellung macht sie so. (Epiktet, gr. Philosoph)

  • Gehört ein Rundbrief mit informellen Information zu den in §80 BetrVG Allgemeine Aufgaben

    Die Frage muss man so konkret wohl eher verneinen. Jedenfalls bisher. Denn der BR hat Anspruch auf die Nutzung der firmeninternen Kommunikationswege und sogar auf Einrichtung eines schwarzen Brettes. Und natürlich noch auf die 4 Betriebsversammlungen gem. § 43 BetrVG.


    Ob das natürlich in Zeiten von Corona und Social Distancing noch so aufrecht zu erhalten ist? Da gibt es schlicht keine Urteile zu.


    Insofern würde ich mich als BR hier erst einmal auf die argumentative Schiene verlegen und behaupten, dass durch die besonderen Umstände (und weil alles andere unsinnig oder potentiell gefährlich ist), das jetzt und hier zu den allgemeinen Aufgaben zählt. Wenn der AG da anderer Meinung ist, könnt ihr den konkreten Fall ja vom Arbeitsgericht entscheiden lassen...


    Wir leben derzeit in einer Ausnahmesituation. Da helfen die gerichtlichen Standards (die alle zu anderen Zeiten entstanden sind) nicht weiter. Hier braucht es Mut zu Lücke oder Mut zur Entscheidung. Ohne das lässt euch der AG am ausgestreckten Arm verhungern.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Ich würde es mal so versuchen:

    Mail an alle über den üblichen Mailverteiler der Firma. Dadrin dann (fett) die Bitte, wegen der besseren Erreichbarkeit dem BR die private Email-Adresse mitzuteilen.

    Damit werden etwaige Lücken weniger, und Ihr habt einen Überblick, welche Kooerdinatoren die Mails nicht weiterleiten.

    Spätestens zur Einladung für Eure erste BV habt Ihr jedenfalls das Recht, alle Kollegen zu erreichen.

  • Mal eine Idee so nebenher: Wie bekommen eure Kollegen eigentlich ihre Lohnabrechnung und bestünde eventuell die Möglichkeit euren Serienbrief über diesen Weg mit zu verteilen? Bei uns kamen über diesen Weg auch andere Informationen an die Empfänger.

  • Ohne jetzt hier wirklich alles gelesen zu haben halte ich das für gewagt.


    Bei uns gibt es Mitarbeiter, die selbst die Veröffentlichung des Geburtstages abgelehnt haben, sodass diese Tage für niemanden im Kalender eingesehen werden können.

    Private Mail-Adressen haben im Geschäftsverkehr überhaupt nichts verloren. Neue Mailadressen anzulegen kostet den IT-ler exakt 2min Arbeit und über Dinge wie OWA (Outlook Web Application) kann auch jeder von überall mit jedem Gerät im Browser darauf zugreifen.


    Um wirklich auf Nummer sicher zu gehen sollte man sich hier ggfs. die Erlaubnis jedes einzelnen einholen oder um eine Übermittlung der Adresse aus Eigeninitiative bitten. Private Mailadressen sind nicht Bestandteil von Mitarbeiter- und Arbeitnehmerdaten, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit erhoben werden.


    Alternative wäre auch noch ein digitales schwarzes Brett.

  • Bei uns gibt es Mitarbeiter, die selbst die Veröffentlichung des Geburtstages abgelehnt haben

    Und womit? Mit Recht!


    Aber es geht hier nicht um Veröffentlichung der Adressen, sondern um die Nutzung zwecks Information.



    Private Mail-Adressen haben im Geschäftsverkehr überhaupt nichts verloren.

    Eine Frage: An welche Adresse hat dein Arbeitgeber deinen Arbeitsvertrag geschickt?


    Will sagen, so pauschal kann man das nicht sagen.



    Neue Mailadressen anzulegen kostet den IT-ler exakt 2min Arbeit

    Lass es 5 sein (der dazu u.U. notwendige Papierkram kann aber deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen), aber lasse ich insgesamt gelten.



    und über Dinge wie OWA (Outlook Web Application) kann auch jeder von überall mit jedem Gerät im Browser darauf zugreifen

    Nope. Hier setzt du Dinge voraus, von denen du nicht weißt ob sie gegeben sind. Je nach Sensibilität der IT im Unternehmen sorgen die schon dafür, dass das eben nicht von jedem Gerät (oder sogar gar nicht) geht. Und du setzt hier (wenn auch vermutlich nicht ganz zu Unrecht) voraus, dass auch jeder AN die technische Möglichkeit dazu hat.


    Worauf ich hinauswill: es ist sicher ein Weg, den zu prüfen es sich lohnt. Nur die Aussage: ist doch kein Problem, macht das so - die funktioniert von außen einfach nicht!

    Wie bekommen eure Kollegen eigentlich ihre Lohnabrechnung und bestünde eventuell die Möglichkeit euren Serienbrief über diesen Weg mit zu verteilen?

    Das hier finde ich noch den passendsten Ansatz. Vollkommen egal, ob die Abrechnung per Brief oder per Mail zugestellt wird, hier die Information als Anhang beizupacken sollte der eleganteste Weg sein alle zu erreichen ohne dass irgendwelche Adressdaten weitergegeben werden müssen.

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