Urlaubsplanung/-verwaltung

  • Guten Morgen Forum,


    wir überarbeiten zur Zeit unsere Abläufe bezüglich der Planung bzw. Beantragung von Urlaub und deren Verwaltung.


    Bisher läuft alles in Papierform und auch relativ glatt, aber unser neuer Einrichtungsleiter hat ein nachvollziehbares Interesse daran, dass er eine (möglichst immer) aktuelle Übersicht über geplanten und genommenen Urlaub und sonstige Abwesenheitszeiten aller MA hat.


    Also ist er neulich an uns herangetreten mit der Idee, das alles per Excel-Tabelle zu erledigen.

    Das sähe so aus, dass jeder mit PC-Zugang in besagter Excel-Tabelle seine Urlaubswünsche (Antrag) einträgt, welche die jeweiligen Vorgesetzten dann genehmigen sollen oder auch nicht.

    Sonstige Abwesenheitszeiten sollen ebenfalls von den Vorgesetzten dort eingepflegt werden.

    Die Übersicht wäre somit gegeben, allerdings habe ich direkt Bedenken wegen des Datenschutzes geäußert, wenn jeder MA Einsicht in diese Übersicht hat.

    Unser DSB sieht das genauso und regt die Verwendung einer Softwarelösung an.


    Nun meine Frage an euch:

    Verwendet jemand digitale Urlaubsplanung?

    Gibt es empfehlenswerte, preisgünstige und datenschutzkonforme Empfehlungen, also die eierlegende Wollmilchsau? ;)


    Ich wäre für Anregungen sehr dankbar!


    Grüße


    P.S.: wir sind ca. 80 MA

  • Also ist er neulich an uns herangetreten mit der Idee, das alles per Excel-Tabelle zu erledigen.

    Da würde ich ihm sagen, dass das 1992 bestimmt eine gute Idee gewesen wäre...


    unser neuer Einrichtungsleiter hat ein nachvollziehbares Interesse daran, dass er eine (möglichst immer) aktuelle Übersicht über geplanten und genommenen Urlaub und sonstige Abwesenheitszeiten aller MA hat.

    Dafür wäre ein Dienstplanungssoftware hervorragend geeignet ;)

    Da gibt es für jede Branche (auch Pflege) passende Angebote. Eine Empfehlung kann ich Dir da aber nicht geben, da es sehr von den Anforderungen abhängt, was das richtige Angebot für Euch wäre.

    Bei einem seriösen Angebot ist der Datenschutz gewährleistet und die Software lässt auch keine Diensteinteilungen zu, die gegen das ArbZG verstoßen. Urlaubsanspruch und Zuschläge (für Nacht- oder Sonntagsarbeit) werden automatisch berechnet usw. usw.

  • und regt die Verwendung einer Softwarelösung an

    Und Excel ist keine Software? Habe ich da irgendwas verpasst?


    Aus meiner Sicht doch einfach nur eine Frage der berühmt-berüchtigten TOMs (technisch-organisatorische Maßnahmen).


    Am Ende des Tages wird der Urlaub doch von HR verwaltet. Also sollen die die Excel-Tabelle pflegen. Dann bleiben die Informationen da, wo sie hingehören und er kann da immer reinschauen für die Übersicht.


    Natürlich ließe sich auch eine Software (z.B. mit Access) schreiben, die das für 80 AN verwaltet, aber ganz ehrlich - ob das finanzierbar ist...


    Alternativ (bleiben wir mal bei Excel): auch Excel bietet ja die Möglichkeit von externen Datenquellen. Sprich man könnte für jeden AN genau eine Tabelle erstellen, wo nur er seinen Urlaub einträgt und eine Datei basteln, die die Daten aus allen Einzeldateien abruft. Aber wehe, einer ändert seine Tabelle... schon fliegt alles auseinander.


    So ist das in der IT. Ist es einfach ist es nicht fehlertolerant. Soll es fehlertolerant sein, ist es nicht mehr einfach. (Und damit nicht mehr billig.)

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Danke schon mal für die Rückmeldungen!

    Alternativ (bleiben wir mal bei Excel): auch Excel bietet ja die Möglichkeit von externen Datenquellen. Sprich man könnte für jeden AN genau eine Tabelle erstellen, wo nur er seinen Urlaub einträgt und eine Datei basteln, die die Daten aus allen Einzeldateien abruft. Aber wehe, einer ändert seine Tabelle... schon fliegt alles auseinander.


    So ist das in der IT. Ist es einfach ist es nicht fehlertolerant. Soll es fehlertolerant sein, ist es nicht mehr einfach. (Und damit nicht mehr billig.)

    Zu dieser Erkenntnis bin ich als IT-Laie auch schon gelangt...



    Dafür wäre ein Dienstplanungssoftware hervorragend geeignet ;)

    Da gibt es für jede Branche (auch Pflege) passende Angebote. Eine Empfehlung kann ich Dir da aber nicht geben, da es sehr von den Anforderungen abhängt, was das richtige Angebot für Euch wäre.

    Bei einem seriösen Angebot ist der Datenschutz gewährleistet und die Software lässt auch keine Diensteinteilungen zu, die gegen das ArbZG verstoßen. Urlaubsanspruch und Zuschläge (für Nacht- oder Sonntagsarbeit) werden automatisch berechnet usw. usw.

    Wir sind "nur" eine WfbM, wo die allermeisten MA feste AZ von 7:30 bis 16 Uhr haben, von TZ mal abgesehen.


    Grüße

  • Excel ist keine Software, sondern eine Krankheit, ein Krebsgeschwür für Unternehmen.


    Nehmt eine saubere, branchenspezifische, erprobte Software. Am besten etwas, was euch den Datenaustausch mit der Personalabteilung ermöglicht.

  • Wahrscheinlich wird mich jeder Datenschutzbeauftragte und BR in den Hintern treten wollen, aber bei uns läuft die Urlaubsplanung so ab: Im Depot hängt ein Kalender, in dem die bereits genehmigten Urlaube jedes MA eingetragen sind. Dass ich sehen kann, wann die anderen Urlaub haben, ist dabei nur nützlich. So kann ich gezielt nach Zeiträumen gucken, in denen wenige Urlaube liegen und spare mir Frust und Auseinandersetzungen. ;)

    Die Lösung ist billig, fehlertolerant und was den Datenschutz betrifft, hat sich zumindest noch niemand beschwert... 8)

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • die Software lässt auch keine Diensteinteilungen zu, die gegen das ArbZG verstoßen.

    Schön wärs.... ich kann zu Urlaubsprogrammen nichts sagen, bei uns ist es auch noch in Papierform. Aber wir haben Dienstplanprogramme, die dem Planer natürlich Verstöße gegen Gesetze usw. anzeigen, aber "pling", ein Knopfdruck und schon geht es... Klar, wird irgendwo im Hintergrund gesammelt und die Leiter könnten es dann auswerten... Und der BR meckert dann natürlich auch... Leider ist der Spagat in der Branche zwischen Moral und fehlendem Personal recht groß.

  • Wahrscheinlich wird mich jeder Datenschutzbeauftragte und BR in den Hintern treten wollen, aber bei uns läuft die Urlaubsplanung so ab: Im Depot hängt ein Kalender, in dem die bereits genehmigten Urlaube jedes MA eingetragen sind.

    So lange nur die Namen der, bestenfalls direkten, Kolleginnen und Kollegen und deren Abwesenheit ohne Grund aufgeführt sind, würde ich das noch nicht als Verstoß gegen den Datenschutz sehen.

    Ich habe gerade schnell nachgesehen und es scheint so, dass die Daten spätestens bei Widerspruch eines MA nicht veröffentlicht werden dürfen. So lange das für euch alle also in Ordnung ist, ist es ok. Sobald einer nicht mehr will, muss der Plan weg (oder der Mitarbeiter :P ).

  • Kommt ganz drauf an, was ihr genau wollt. Wir arbeiten mit dem Schichtplaner 5. Datenschutz kann hier entsprechend gewährleistet werden. Den gibt es auch als Urlaubsplaner. Die Kosten halten sich im Rahmen, da die Lizenzgebühren nur einmalig gezahlt werden, allerdings pro Anwender. Es gibt da auch eine Testversion für 3 Monate. Da kann man mal probieren, ob es das richtige ist. Nachteil ist, es gibt keine SAP-Anbindung. Ist für uns aber irrelevant gewesen.

  • Wir arbeiten da auch (noch) mit Excel und fahren dabei ganz gut. In einer Datei wird der Wunschurlaub aller Kollegen eingetragen. Ganz unverbindlich. Unser DP-Verantwortlicher überträgt die Daten dann in eine weitere Datei, wo man ganz genau Überschneidungen sieht. Diese beiden Dateien liegen auf unserem Team-Laufwerk und nur die eigenen Leute können diese sehen. So kann man eben auch erkennen, wann schon die MA Urlaub machen wollen und sich entsprechend einzutakten. Hat über viele Jahre bis jetzt auch ganz gut geklappt.

    ~~~ Alle sagten: Das geht nicht! Dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht. ~~~

    ~~~ Eine Lösung hätte ich - mir fehlt nur das passende Problem. ~~~

  • Schön wärs.... ich kann zu Urlaubsprogrammen nichts sagen, bei uns ist es auch noch in Papierform. Aber wir haben Dienstplanprogramme, die dem Planer natürlich Verstöße gegen Gesetze usw. anzeigen, aber "pling", ein Knopfdruck und schon geht es...

    Also bei unserem Dienstplanprogramm geht das nicht.

    ...und woher weiß ich das? Naja, weil wir halt unsere Mitbestimmung wahrgenommen haben. Wir waren von der Einführung an eingebunden, ich selbst war bei der Präsentation des Dienstplanprogramms durch der Hersteller anwesend und konnte alle wichtigen Fragen stellen und eine BV gibt es dazu natürlich auch. Auch prüfen wir selbstverständlich alles was das Programm ausspuckt, denn ob der AG nun ein Blatt Papier oder eine Software zum Erstellen des Dienstplans benutzt ändert ja nichts daran, dass wir diesem zustimmen müssen. (und tatsächlich gab es seit der Einführung der Software an keinem Dienstplan etwas zu beanstanden).

    So kann ich gezielt nach Zeiträumen gucken, in denen wenige Urlaube liegen und spare mir Frust und Auseinandersetzungen. ;)

    Das geht mit dem Programm übrigens auch (per App auf dem Smartphone), nur das Du keine Namen siehst.

    Allerdings könnte das bei Deinem Festnetztelefon mit Wählscheibe schwierig werden.... 8o

  • Allerdings könnte das bei Deinem Festnetztelefon mit Wählscheibe schwierig werden....

    Aber unsere Telefonzelle am Dorfplatz neben dem Backhaus hat schon ein Tastentelefon! Damit hat der letzte Missionar uns noch eine große Freude gemacht, bevor wir ihn gegessen haben... 8o


    Junger Mann, ich erzähle dir mal einen Schwank aus meiner lange zurückliegenden Jugend: Damals als nur wohlsituierte und technikaffine Privathaushalte schon eine Schreibmaschine besaßen, aber der Großteil des Volkes noch mühsam mit der Hand schreiben musste, steckte die NASA Millionen in die Entwicklung eines Space Pen, also eines Kugelschreibers, der im Vakuum schreibt. Die Erfindung erfüllte die amerikanische Wissenschaft mit Stolz, weil sie etwas besaßen, was die Russen nicht hatten. Die hatten aber auch gar kein Interesse daran. Sie nahmen einfach Bleistifte. ^^


    (Die Geschichte ist eine moderne Sage, aber ich erzähle sie sehr gerne für wahr. Vor allem Leuten, die noch ihren PIN am Handy eingeben, während ich meinen Terminkalender schon wieder in die Tasche gesteckt habe...)

    Für einen Betriebsrat gilt: Lobt dich der Gegner, ist das bedenklich. Schimpft er, dann bist du in der Regel auf dem richtigen Weg. (August Bebel)

  • So lange nur die Namen der, bestenfalls direkten, Kolleginnen und Kollegen und deren Abwesenheit ohne Grund aufgeführt sind, würde ich das noch nicht als Verstoß gegen den Datenschutz sehen.

    Ich habe gerade schnell nachgesehen und es scheint so, dass die Daten spätestens bei Widerspruch eines MA nicht veröffentlicht werden dürfen. So lange das für euch alle also in Ordnung ist, ist es ok. Sobald einer nicht mehr will, muss der Plan weg (oder der Mitarbeiter :P ).

    Wo hast du da nachgesehen?

    Vielleicht wäre das für den Anfang eine praktikable, realtiv saubere und v.a erschwingliche Lösung...


    Ich meine natürlich insbesondere das mit dem MA. :P (mit Fiepen im Ohr)

  • Das waren nur zwei in der Aussage übereinstimmende Artikel von Anwaltsseiten oder Verlagen. Technisch erst mal nichts, was z. B. Moritz überzeugen würde.

    Die Erfassung der Daten ist erst einmal zulässig, weil notwendig. Fraglich ist ja die Veröffentlichung. In vielen Fällen ist beim Datenschutz ja eine saubere Grenze zwischen "darf ich" und "darf ich nicht" sehr schwierig. Sobald ein MA der Veröffentlichung widerspricht, sind wir ziemlich sicher bei "darf ich nicht". Fraglich bleibt also, ob erst einmal der Zweck die Datenschutzbedenken überwiegt. Das kann ja ebenfalls nur gegeben sein, wenn ich die Daten so minimal halte wie möglich. Frei wegen Arztbesuch hat auf der öffentlichen Liste erst mal nichts verloren. Mitarbeiter einer ganz anderen Abteilung ebenfalls nicht. Wenn ich den "Abwesenheitsstatus" aber eh sehe, wenn ich in mein Büro komme und Hans Müller ist nicht da, dann kann ich mir vorstellen, dass ein entsprechender minimalistischer Plan ausgehängt werden dürfte. Bestenfalls stimmen die MA vorab sogar explizit der Veröffentlichung zu. Dann kann sich der AG darauf berufen, sich um maximalen Schutz bemüht zu haben.


    Aber wie gesagt: Ein belastbares Urteil oder einen sauberen Paragraphen habe ich nicht zur Hand.

  • Die Geschichte ist eine moderne Sage, aber ich erzähle sie sehr gerne für wahr. Vor allem Leuten, die noch ihren PIN am Handy eingeben, während ich meinen Terminkalender schon wieder in die Tasche gesteckt habe...

    :D

    Ich bin da sozusagen ein Kind zweier Welten, also jemand der um den Monitor des PC herum ungefähr 2 Dutzend Post-it kleben hat. ;) Also auch ich weiß den guten alten Notizblock durchaus zu schätzen.

    In diesem Fall ist es aber so, dass Du zwar schon weißt wann Du gut Urlaub nehmen kannst, während der andere noch die PIN am Handy eingibt (falls er keine Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung hat), allerdings hat der dann über die App den Urlaub auch gleich beantragt, während Du noch (mit Bleistift oder Space Pen) Deinen Urlaubszettel ausfüllst. ;)

  • Abwesenheit ohne Grund

    So war die Idee des Einrichtungsleiters, also nur z.B. "A" als Eintrag, egal ob krank, freigestellt für Kinderbetreuung, Fortbildung usw.


    In Verbindung mit der Abfrage, ob alle einverstanden sind, scheint das machbar.


    Die Praxis ist momentan so, dass manche AL schon für sich eine Excel-Liste führen. Wieder andere haben tatsächlich einen Jahresplan an der Wand hängen, der auch für jeden einsehbar ist, der das Büro betritt.

    Bisher hat sich auch noch niemand beklagt.

    Nur wenn wir schon was Einheitliches einführen, sollte es einigermaßen korrekt sein.


    Den Flurfunk wird es sowieso immer geben. Und es spricht sich auch jetzt schon rum, dass Kollege Mustermann schon wieder die dritte Woche und Lieschen Müller jeden zweiten Freitag krank ist...

    Und wie viel Urlaub hat denn eigentlich die Frau Personalleiterin? Das sind doch viel mehr als die tariflichen 30 Tage, macht die heimlich Überstunden?


    Grüße


    Offtopic:

    Ein viel größeres Problem sehe ich in der Tatsache, dass z.T. auch von Vorgesetzen recht offen mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.

    Da kommt der AL schon mal rein und erzählt ganz offenherzig, dass Kollege XY zwei Wochen in Qarantäne ist, weil die Tochter positiv getestet worden ist, oder (wie mir berichtet wurde) im Führungsteam offen über den Herzinfarkt eines MA getratscht wird...

    SNAFU

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