Digitale Gehaltsabrechnung über Portallösung

  • Hi Zusammen,


    unser AG plant zukünftig die Gehaltsabrechnung ausschließlich über eine Portallösung den Kollegen zur Verfügung zu stellen. Aktuell ist es bei uns noch so, dass ein (groß)teil die Abrechnung verschlüsselt per Mail bekommt und wer das nicht wollte, der bekommt sie weiterhin auf dem Postweg. Geregelt haben wir das natürlich über eine Betriebsvereinbarung, wo noch solche Themen wie Abrechnungszeitraum, Zeitpunkt der Gehaltszahlung usw. geregelt ist.


    Die Anmeldung in dem Portal funktioniert dann über eine private Emailaddresse, ggf. auch eine betriebliche sofern vorhanden. Nach der Erstanmeldung logge ich mich dann mit entsprechenden Zugangsdaten ein. Grundsätzlich sollte, nach Wunsch des AG, annähernd jeder sich auch dort anmelden.


    Die Kollegen die entweder ihre private Emailadresse dafür nicht verwenden wollen oder vielleicht auch gar keine Email haben, die würden dann seitens HR angelegt und bekommen dann entweder die Möglichkeit bei uns auf der Firma sich ihre Abrechnung auszudrucken oder eben zuhause wenn es nur darum ging, dass sie ihre Email nicht preisgeben wollen. Das sollte aber die Ausnahme sein, da es mit manuellem Aufwand verbunden ist.


    Wir von unserem IT-Ausschuss sehen das auch erst mal gar nicht negativ, ich wollte nur gerne mal hören wie das bei euch so ist und solltet ihr ein ähnliches Thema geregelt haben, ob wir auf besondere "Fallstricke" noch achten sollten.

  • Auch wir bekommen unsere Abrechnung digital, auch die Sozialversicherungsmeldung u.a.

    (alles aussser Terminsachen) ist also kein Postfach


    Dazu hat der AG mit einem E-Safe Anbieter für jeden MA ein E-safe für 50 Jahre !

    bereitgestellt. Dieses kann der MA auch privat nutzen z.B. für Ausweiskopien, Versicherungen etc

    Der E Safe MA - der Ag zahlt.

  • Hallo,


    bei uns besteht seit einigen Monaten die Möglichkeit, diese Abrechnungen digital zu erhalten. Es ist aber freiwillig. Wer das nicht möchte erhält seine Abrechnungen und Belege weiterhin auf Papier auf dem Postwege. Unser Unternehmen nutzt hierfür "DATEV Arbeitnehmer Online". Der Zugang zum Portal von DATEV ist mit 2-Faktor Authentifizierung abgesichert.

  • Bei uns gab es auch lange Zeit diese Doppellösung. Mittlerweile gibt es die Gehaltsabrechnungen nur noch im Portal. Anmeldename ist die betriebliche email-Adresse (hat bei uns als IT-Unternehmen natürlich ausnahmslos jeder).


    Der Zugriff funktioniert mittlerweile auch von Zuhause aus, so dass man über HTTPS (das S am Ende steht für Secure) auf seine Unterlagen zugreifen kann. Funktioniert ganz gut. Und wird mittlerweile auch von allen Kollegen angenommen.

    Wer fragt ist ein Narr - für fünf Minuten. Wer nicht fragt bleibt ein Narr - sein Leben lang!

  • Bei uns wird dieses seit einem Jahr so gemacht. Für diejenigen Mitarbeiter, welche keinen Internetzugang haben, besteht die Möglichkeit dieses auch weiterhin per Post zu erhalten. Online hat man Zugriff auf seine Abrechnungen, Jahresmeldungen von den letzten 2 Kalenderjahren. Die Mitarbeiter, welche keinen Drucker haben können jederzeit in der HR Abteilung am Computer ihre Abrechnungen ausdrucken. Der Datenexport ist aber auch jederzeit als PDF möglich.


    Wir haben hierzu natürlich auch eine eigene BV über unseren GBR abgeschlossen.

  • Bei uns ist das immernoch freiwillig, entweder über IncaMail oder bitkasten. Beim bitkasten macht sogar die DEVK mit, Mitarbeiter die bei der DEVK sind können sich Unterlagen (z.B. die jährlichen Versicherungsbestätigungen) künftig zum bitkasten schicken lassen.


    Ich würde dem AG anraten, keinen Zwang zur digitalen Gehaltsabrechnung einzuführen. Zumal das Einstellen in das Postfach noch keine Erteilung darstellt. Der AN muss sich ausdrücklich oder stillschweigend damit einverstanden erklären, die Gehaltsabrechnung in digitaler Form zu empfangen. Der AG sollte sich also das Einverständnis der AN einholen, der BR sollte darauf hinwirken. Eine Zwangseinführung würde ich ablehnen, auch wenn es keinen Rechtsanspruch auf Papierform gibt. Viele Arbeitenehmer wollen auch nicht ihren eigenen Drucker verwenden.


    Online hat man Zugriff auf seine Abrechnungen, Jahresmeldungen von den letzten 2 Kalenderjahren.

    Nur 2 Jahre? Also müsst ihr selber für Langzeitarchivierung sorgen? Mager. ;)