Abmahnung

Wann kann / muss der Arbeitgeber abmahnen?

Kündigungsschutzrechtlich ist die Abmahnung regelmäßig unverzichtbare Vorraussetzung für eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses aus verhaltensbedingten Gründen. Denn eine Kündigung darf nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz nur das letzte zur Verfügung stehende Mittel sein, um einen Konflikt zu lösen.

Zur Abmahnung berechtigen alle Verletzungen von Haupt- und Nebenpflichten, die der Arbeitnehmer aufgrund seines Verhaltens auch verhindern kann. Abmahnungen aus dem Bereich der personenbedingten Kündigungsgründe wie Krankheit kommen also nicht in Betracht.

Kündigungsverzicht

Erteilt der Arbeitgeber eine Abmahnung, so verzichtet er im konkreten Einzelfall damit auf ein Kündigungsrecht wegen des abgemahnten Fehlverhaltens. Denn ein und dieselbe Pflichtenverletzung kann nicht gleichzeitig für Abmahnung und Kündigung genutzt werden. Deswegen kann der Arbeitgeber eine spätere Kündigung nicht allein auf die abgemahnten Gründe stützen.

Erforderlichkeit und Entbehrlichkeit einer Abmahnung

Bei Störungen im Leistungsbereich (z.B. Nichterfüllen der Arbeitspflicht durch unentschuldigtes Fehlen, qualitätsmäßige Schlechtleistung, eigenmächtige Urlaubsverlängerung) ist eine Abmahnung vor einer Kündigung grundsätzlich erforderlich.

Ausnahmsweise entbehrlich ist eine Abmahnung insbesondere wenn sie keinen Erfolg verspricht (z.B. bei hartnäckigen oder uneinsichtig bewussten Vertragsverletzungen über einen längeren Zeitraum). Zudem bedarf es keiner Abmahnung bei besonders schwerwiegenden Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers, deren Rechtswidrigkeit er ohne weiteres erkennen konnte und von vornherein annehmen musste, der Arbeitgeber werde diese nicht dulden (z.B. Diebstahl am Arbeitsplatz). Außerdem entbehrlich ist eine Abmahnung bei Fehlverhalten im Vertrauensbereich, wenn eine Abmahnung die Störung des Vertrauensverhältnisses nicht zu beseitigen vermag (z.B. Annahme von Schmiergeldern, unerlaubter Einblick in Personaldaten anderer Arbeitnehmer, grobe Beleidigung gegenüber Vorgesetzten). Anders, wenn durch eine Abmahnung die Wiederherstellung des Vertrauens erwartet werden kann oder der Arbeitnehmer mit vertretbaren Gründen annehmen konnte, sein Verhalten sei nicht vertragswidrig oder werde vom Arbeitgeber als unerheblich eingestuft, weil es z.B. sonst geduldet wurde. Dann muss einer Kündigung eine Abmahnung voraus gehen.

Abmahnberechtigte

Berechtigt zum Ausspruch einer Abmahnung ist jeder, der dem Betroffenen gegenüber weisungsbefugt ist, also auch eine Person ohne Kündigungsbefugnis; ebenso ein vom Arbeitgeber beauftragter Rechtsanwalt.

Frist zum Ausspruch der Abmahnung

Eine Regelausschlussfrist für die Erteilung einer Abmahnung existiert nicht.

Anhörung des Betroffenen

Der betroffene Arbeitnehmer kann vor einer Abmahnung angehört werden, muss aber nicht.

Beteiligung der SBV

Bei schwerbehinderten bzw. gleichgestellten Beschäftigten ist die Schwerbehindertenvertretung vor Ausspruch einer Abmahnung vom Arbeitgeber zu unterrichten und anzuhören (§ 178 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Zudem ist sie unter dem Gesichtspunkt der Prävention durch den Arbeitgeber einzubeziehen (§ 167 Abs. 1 SGB IX).

Beteiligung des Betriebsrats

Der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung vom Arbeitgeber weder angehört noch unterrichtet werden. Allerdings kann sich der betroffene Arbeitnehmer beim Betriebsrat beschweren, wenn er mit der Abmahnung nicht einverstanden ist und so eine erneute Erörterung des Sachverhalts unter Hinzuziehung des Betriebsrats erwirken. Der Arbeitgeber selbst muss den Betriebsrat erst im Falle einer Kündigung bei der Anhörung nach § 102 BetrVG über die vorherige(n) Abmahnung(en) informieren.

So muss eine Abmahnung aussehen

Die Abmahnung ist im Gesetz nicht zu finden. Die dazu geltenden Regeln wurden ausschließlich durch die Rechtsprechung entwickelt.

Form der Abmahnung

Eine bestimmte Form ist für eine Abmahnung nicht erforderlich, so dass diese auch mündlich erfolgen kann. In der Regel ergeht eine Abmahnung schriftlich. Denn der Arbeitgeber muss im Streitfall das Ausstellen einer wirksamen Abmahnung beweisen können, wenn er sich darauf berufen will.

Inhalt der Abmahnung

Eine Abmahnung muss nicht als solche betitelt sein. Für ihre Wirksamkeit kommt es auf den Inhalt an. Der notwendige Inhalt einer Abmahnung ergibt sich aus ihren Funktionen:

1.) Hinweisfunktion (bzw. Dokumentationsfunktion)
Die Abmahnung muss den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten als vertragswidrig ansieht. Dabei muss die Pflichtverletzung möglichst genau bezeichnet sein, da nur dann Wiederholungen vermieden werden können. Eine Abmahnung, die nicht hinreichend konkret den vermeintlichen Vertragsverstoß bezeichnet, ist rechtswidrig. Allgemeine Behauptungen wie „Minderleistung“, „häufiges zu spät Kommen“, „untragbares Verhalten“ haben wegen ihrer Unbestimmtheit keine ausreichende Hinweisfunktion.

2.) Rügefunktion (bzw. Beanstandungsfunktion)
Zudem muss eine Abmahnung die unmissverständliche Rüge des Verhaltens durch den Arbeitgeber sowie die Aufforderung enthalten, das Fehlverhalten künftig zu unterlassen.

3.) Warnfunktion (bzw. Androhungsfunktion)
Schließlich muss eine Abmahnung Konsequenzen (Kündigung, Versetzung) für den Wiederholungsfall androhen und so den Arbeitnehmer vor gleichartigen Pflichtverletzungen warnen. Eine Kündigung nach einer Abmahnung ist nur möglich, wenn in der Abmahnung die Beendigung des Arbeitsverhältnisses deutlich angedroht wurde. Wurde „nur“ eine Versetzung angedroht, so ist im Wiederholungsfalle auch nur eine Versetzung möglich.

Zu häufige Abmahnungen des gleichen Verhaltens verlieren ihren Wert, da die angekündigte Sanktion vom Arbeitgeber offenbar nicht umgesetzt wird. Damit die Warnfunktion (wieder) erfüllt wird, ist vor einer Kündigung eine besonders eindringliche Abmahnung erforderlich, um dem Arbeitnehmer nun klarzumachen, dass eine weitere Pflichtverletzung die Kündigung nach sich ziehen kann.

Die Warnfunktion einer Abmahnung kann auch durch reinen Zeitablauf abgeschwächt werden. Dann ist bei einer Wiederholung des Fehlverhaltens eine erneute Abmahnung erforderlich. Eine Regelfrist, ab wann die Abmahnung keine Wirkung mehr entfaltet, gibt es nicht. Hierfür kommt es auf die Umstände des Einzelfalls, insbesondere auf die Art und Schwere der Verfehlung des Arbeitnehmers an.

Zugang

Wirksam wird eine Abmahnung grundsätzlich nur, wenn sie dem Arbeitnehmer zugegangen ist und er von ihrem Inhalt auch tatsächlich Kenntnis genommen hat. Nur dann kann eine Abmahnung alle ihre Funktionen, insbesondere die Warnfunktion erfüllen.

Arbeitnehmerrechte gegen eine unberechtigte Abmahnung

Hält ein Arbeitnehmer eine Abmahnung für unberechtigt, so kann er eine eigene Stellungnahme zur Personalakte geben, Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erheben (dies jedoch regelmäßig nicht nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses; außer es bestehen objektive Anhaltspunkte dafür, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer noch schaden kann) oder auch bei einer späteren Kündigung im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses dagegen vorgehen.