Datenschutz in der SBV-Arbeit

Der Datenschutz ist elementarer Bestandteil Ihrer Arbeit in der Schwerbehindertenvertretung: Zum einen müssen Ihre Kollegen darauf vertrauen können, dass ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen gut aufgehoben sind. Zum anderen sind Sie als SBV auch gesetzlich verpflichtet, sich bei all Ihren Amtshandlungen datenschutzkonform zu verhalten.

Was ist erlaubt?

Im Rahmen des Datenschutzes gilt der Grundsatz „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt". Das heißt, grundsätzlich ist erstmal jede Datennutzung verboten. Sie ist nur ausnahmsweise zulässig, vor allem wenn
•    sie ausdrücklich von Gesetzes wegen erlaubt ist oder
•    eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt.
Demnach dürfen Sie als Schwerbehindertenvertreter personenbezogene Daten Ihrer Kollegen erheben und nutzen, wenn dies notwendig ist, um eine Ihrer gesetzlichen SBV-Aufgaben zu erfüllen oder wenn die betroffene Person dem zugestimmt hat.

Wie sieht das in der Praxis aus? Zwei mögliche Beispiele:
Beispiel 1:
Als SBV möchten Sie eine Geburtstags- oder Jubiläumsliste erstellen. Dies ist jedoch gesetzlich nicht vorgesehen. In diesem Fall bräuchten Sie deshalb eine ausdrückliche Einwilligung jedes einzelnen Mitarbeiters, der in dieser Liste aufgenommen werden soll.

Beispiel 2:
Für Ihre SBV-Arbeit ist es sinnvoll und nützlich, eine sogenannte Schwerbehindertenkartei anzulegen, um persönliche Daten Ihrer (schwer)behinderten Kollegen zu erfassen. Die Anlage einer solchen Kartei gehört allerdings ebenfalls nicht zu Ihren gesetzlichen SBV-Aufgaben. Deshalb müssen Sie auch in diesem Fall vorab eine unterzeichnete Einwilligungserklärung jedes Betroffenen einholen.

Zu beachten gilt: Wer eine Einwilligungserklärung unterschrieben hat, darf sie jederzeit auch widerrufen.

Wohin mit den SBV-Akten?

Die Daten und angelegten Akten von betroffenen Kollegen müssen Sie stets so aufbewahren, dass sie vor unbefugtem Zugang geschützt sind. Das heißt, die Akten müssen in einem abschließbaren Schrank gelagert werden. Ausschließlich Sie als SBV-Vertrauensperson und je nach Berechtigung auch Ihr SBV-Stellvertreter dürfen auf diesen zugreifen.
Scheiden Sie als SBV-Vertrauensperson aus Ihrem Amt aus, müssen Sie Vorkehrungen zum Schutz der vorhandenen Daten und Akten treffen. Sie können diese an Ihren Amtsnachfolger weitergegeben, wenn die Betroffenen dem zuvor zugestimmt haben. Oder Sie können die Unterlagen auch an die entsprechenden Kollegen zurückgeben.

Rechtliche Grundlage:

Artikel 6 EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung): Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten – Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

SEMINAR-TIPP:

Alles, was Sie als Schwerbehindertenvertreter zum Thema Datenschutz wissen müssen, erfahren Sie in unserem Seminar „SBV-Wissen rund um Datenschutz und Gleichbehandlung“.