Abmahnung

Erläuterungen

Rechtsgrundlage

Das Erfordernis des Zuganges einer Abmahnung vor Ausspruch einer - verhaltensbedingten - Kündigung beruht auf dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Das Verhältnismäßigkeitsprinzip verlangt den Einsatz des milderen geeigneten Mittels (hier Abmahnung) vor dem stärkeren Eingriff (hier Kündigung). Im Gesetz hat die Abmahnung ihren Platz in § 314 BGB gefunden. 

Auch eine Kündigung aus wichtigem Grund gemäß § 626 BGB (außerordentliche Kündigung) ist vielfach erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig (§ 314 Abs. 2 BGB). 
In der betrieblichen Praxis werden Abmahnungen fast ausschließlich von Arbeitgebern ausgesprochen. Die Vorschrift des § 314 Abs. 2 BGB sowie der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verlangen aber auch vom Arbeitnehmer vor Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung die Abmahnung des pflichtwidrig handelnden Vertragspartners, z.B. wegen verspäteter Lohnzahlung (BAG v. 17.1.2002 - 2 AZR 494/00 - NZA 2023,816). Auch der Arbeitnehmer muss in der Abmahnung die vom Arbeitgeber begangene Pflichtverletzung konkret benennen. Er muss außerdem die Gefährdung des Bestandes des Arbeitsverhältnisses verdeutlichen, falls der Arbeitgeber nicht zu einem vertragskonformen Verhalten zurückkehrt. So lange erwartet werden kann, dass der Vertragspartner in Zukunft sein Verhalten abstellt, ist eine Kündigung regelmäßig nicht zulässig (BAG v. 17.1.2002 - 2 AZR 494/00 - NZA 2023,816). 
Die Abmahnung ist von der Betriebsbuße zu unterscheiden. Diese kommt bei bestehender Betriebsbußenordnung im Falle von Verstößen gegen die betriebliche Ordnung im Betracht.

Notwendigkeit einer Abmahnung

Eine rechtswirksame Kündigung wegen verhaltensbedingter Störungen aus verhaltensbedingten Gründen setzt grundsätzlich ein vom Arbeitnehmer steuerbares und diesem vorwerfbares Fehlverhalten voraus (z. B. verspäteter Arbeitsantritt, unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden, Überschreiten der Pausenzeiten). Ein Verhalten ist vorwerfbar, wenn der Arbeitnehmer dessen Pflichtwidrigkeit kannte oder erkennen konnte. Ein Verhalten ist steuerbar, wenn es vom Willen des Arbeitnehmers beeinflusst werden kann, z.B. verbotener Alkoholgenuss, nicht aber Alkoholsucht vorliegt.  

Das Erfordernis der Abmahnung kann in seltenen Fällen auch bei Störungen im Vertrauensbereich (z. B. Diebstahl) gelten. Dies erfordert die berechtigte Annahme, dass das verlorene Vertrauen durch künftige Vertragstreue zurückkehren wird  (BAG v. 23.6.2009 - 2 AZR 283/08 - NZA 2009,1168).

Entbehrlichkeit einer Abmahnung

Eine Abmahnung als Voraussetzung für den Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung kann ausnahmsweise entbehrlich sein. 
Dies kann zum Beispiel bei einer Arbeitspflichtverletzung zutreffen. Diese kann in einer ernsthaften Arbeitsverweigerung bestehen. Eine Abmahnung könnte hier wegen der Ernsthaftigkeit die gewünschte Verhaltensänderung nicht herbeiführen. Künftige Störungen des Arbeitsvertrages wären trotz der Abmahnung zu erwarten. Die Wirkungslosigkeit der Abmahnung stünde von vornherein fest.  
Eine Abmahnung ist auch bei besonders schwerem Fehlverhalten entbehrlich. Dessen Hinnahme durch den Arbeitgeber ist wegen dessen Schwere für den Arbeitnehmer erkennbar und offensichtlich ausgeschlossen (BAG v. 12.1.2006 – 2 AZR 21/05 - NZA 2006,917). Das gilt z.B. für Tätlichkeiten unter Arbeitnehmern. In einem solchen Fall ist davon auszugehen, dass dem Arbeitnehmer regelmäßig die Rechtswidrigkeit seines Handelns erkennbar ist. Von dessen Hinnahme durch den Arbeitgeber kann er nicht ausgehen (BAG v. 6.10.2005 - 2 AZR 280/04 - NZA 2006,431). Das Vertrauensverhältnis ist durch das aufgetretene Fehlverhalten zukunftsbezogen irreparabel beschädigt.

Auch eine ordentliche personenbedingte Kündigung kann in Ausnahmefällen ohne vorausgehende Abmahnung gerechtfertigt sein. Das kann bei fehlender Bereitschaft zur Behebung eines Leistungshindernisse wie z.B. fehlender Sprachkenntnisse der Fall sein. (BAG v. 28.1.2010 - 2 AZR 764/08) - NZA 2010,625) .
Vor einer personenbedingten Kündigung wegen Krankheit bedarf es mangels Steuerbarkeit der Fehlzeit generell keiner Abmahnung.

Abmahnung als Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung

Für eine verhaltensbedingte Kündigung gilt wie für jede Kündigung das sog. Prognoseprinzip. Den Grund dafür bildet das zukunftsbezogene Ziel der Kündigung. Es besteht im Ausschluss künftiger Störungen der Vertragsbeziehungen. Der Kündigung kommt keine vergangenheitsbezogene Straffunktion zu. Entscheidend ist, dass erst nach vorausgegangener Abmahnung in Kombination mit einer nachfolgenden Wiederholung eine negative Prognose gestellt werden kann. Von einer negativen Prognose ist auszugehen, wenn trotz vorangegangener Abmahnung eine gleiche oder ähnliche Vertragsverletzung zeitnah folgt.

Zweck einer Abmahnung

Mit der Abmahnung übt der Arbeitgeber seine arbeitsvertraglichen Gläubigerrechte in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weist er den Arbeitnehmer auf dessen vertragliche Pflichten hin. Er weist ihn auf die Verletzung dieser Pflichten hin (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordert er ihn für die Zukunft zu einem vertragsgemäßen Verhalten auf. Außerdem kündigt er individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion). 
Die Abmahnung verbraucht das Kündigungsrecht wegen der gerügten Verfehlung. Denn der Arbeitgeber gibt mit einer Abmahnung zu erkennen, dass er das Arbeitsverhältnis trotz des abgemahnten Verstoßes will. Er kann daher wegen des in der Abmahnung gerügten Verhaltens nicht dennoch anschließend kündigen. Treten jedoch weitere gleichartige Pflichtverletzungen zu den abgemahnten Gründen hinzu oder werden sie erst nach dem Ausspruch der Abmahnung bekannt, kann sie der Arbeitgeber zur Begründung einer Kündigung auf die schon abgemahnten Gründe unterstützend zurückgreifen (BAG v. 26.11.2009 - 2 AZR 751/08 - NZA 2010, 823).

Wirksamkeitsvoraussetzungen einer Abmahnung

Die Rechtswirksamkeit der Abmahnung setzt voraus, dass das beanstandete Fehlverhalten in hinreichend deutlich beschrieben wird. Es ist mit der Aufforderung an den Arbeitnehmer zu verbinden, sich in Zukunft vertragsgerecht zu verhalten. Außerdem müssen Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses bei erneuter gleichgearteter Vertragsverletzung angedroht werden (Kündigungsandrohung). Gleichartig sind Pflichtverletzungen, wenn es sich im Wiederholungsfall um identisches Fehlverhalten handelt. Eine Gleichartigkeit besteht aber auch, wenn Pflichtverletzungen unter einem einheitlichen Gesichtspunkt zusammengefasst werden können (LAG Hessen v. 7.7.1997 - 16 Sa 2328/96). 
Die Abmahnung kann grundsätzlich mündlich oder schriftlich erteilt werden. Die schriftliche Abmahnung ist aus Beweisgründen zu bevorzugen. Zur Wirksamkeit einer schriftlichen Abmahnung gehört, dass das Abmahnungsschreiben in verkehrsüblicher Art in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Empfängers oder eines empfangsberechtigten Dritten gelangt ist. Unter gewöhnlichen Umständen muss eine Kenntnisnahme durch den Empfänger zu erwarten sein.

Abmahnungsberechtigte Personen

Als abmahnungsberechtigte Personen kommen nicht nur kündigungsberechtigte Vorgesetzte, sondern alle Mitarbeiter in Betracht, die befugt sind, verbindliche Anweisungen bezüglich des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen (BAG v. 18.1.1980 – 7 AZR 75/78).

Ausspruch einer Abmahnung nach langer Zeit

Die Einhaltung einer bestimmten Frist zwischen dem Eintritt eines Ereignisses und der Reaktion des Arbeitgebers mit einer Abmahnung ist nicht geregelt. Es steht im Belieben des Arbeitgebers, wann er den Arbeitnehmer wegen einer Pflichtverletzung abmahnt oder ob er ganz auf die Abmahnung verzichtet (BAG v. 15.1.1986 – 5 AZR 70/84). Sie wird allerdings durch Zeitablauf wirkungslos, wenn das abgemahnte Verhalten zu weit in der Vergangenheit liegt, um noch als Kündigungsgrund mit herangezogen zu werden. Dies lässt sich jedoch nicht anhand einer bestimmten Regelfrist (z. B. zwei Jahre), sondern nur auf Grund aller Umstände des Einzelfalles beurteilen (BAG v. 18.11.1986 – 7 AZR 674/84).

Entfernung einer Abmahnung

Gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung einreichen, die auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen ist (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Sie ist an derselben Stelle wie die Abmahnung selbst abzulegen.
Im Klagewege kann der Arbeitnehmer die Entfernung einer fehlerhaften Abmahnung aus seiner Personalakte fordern.
Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung einer Abmahnung aus  seiner Personalakte besteht, wenn sie

• inhaltlich unbestimmt ist,
• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
• auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder
• den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt (z. B. einmal fünf Minuten zu spät zur Arbeit zu kommen).

Sie ist zudem zu entfernen, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht. Daher entsteht ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung nicht bereits, wenn sie ihre Warnfunktion für eine etwaige nachfolgende Kündigung verloren hat. Der Arbeitgeber darf auch kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung haben. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das durch die Abmahnung gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein. Das ist nicht der Fall, solange eine zu Recht erteilte Abmahnung etwa für eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers, für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis oder für die im Zusammenhang mit einer möglichen späteren Kündigung erforderlich werdende Interessenabwägung von Bedeutung sein kann. Durch bloßen Zeitablauf kann die Abmahnung daher nicht bedeutungslos werden. Auch wenn sich eine Abmahnung noch in der Personalakte befindet, ist im Rahmen eines möglichen Kündigungsrechtsstreits stets zu prüfen, ob ihr noch eine hinreichende Warnfunktion zukommt. Gleichwohl besteht ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Dokumentation einer Pflichtverletzung nicht zwangsläufig für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses. So kann ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch beanstandungsfreies Verhalten faktisch überholter Pflichtenverstoß seine Bedeutung für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung gänzlich verlieren. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß kann seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren als ein Fehlverhalten, welches geeignet ist, das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers erheblich zu beeinträchtigen (BAG v. 19.7.2012 - 2 AZR 782/11). Werden in einem Abmahnungsschreiben mehrere Pflichtverletzungen gleichzeitig gerügt und treffen davon nur einige (aber nicht alle) zu, so muss das Abmahnungsschreiben auf Verlangen des Arbeitnehmers vollständig aus der Akte entfernt werden und kann nicht teilweise aufrechterhalten bleiben. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, ob er stattdessen eine auf die zutreffenden Pflichtverletzungen beschränkte Abmahnung aussprechen will (BAG v. 13.3.1991 – 5 AZR 133/90). Bestreitet der Arbeitnehmer die in der Abmahnung gegen ihn erhobenen Vorwürfe und ist der Arbeitgeber nicht bereit, die Abmahnung zu entfernen, kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung klagen. Eine Frist, innerhalb derer die Klage zu erheben ist, besteht nicht. Doch ist zu beachten, dass der Klageanspruch verwirken kann, wenn sich der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum nicht gegen die Abmahnung gewehrt hat.

Anlässe für den Ausspruch einer Abmahnung

Im Arbeitsrecht ist eine aus verhaltensbedingten Gründen ausgesprochene Kündigung grundsätzlich nur wirksam, wenn vorher wegen einer vergleichbaren Pflichtverletzung bereits eine Abmahnung ausgesprochen wurde. Liegt eine ordnungsgemäße Abmahnung vor und verletzt der Arbeitnehmer erneut seine vertraglichen Pflichten, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, es werde auch zukünftig zu weiteren Vertragsstörungen kommen. Die Abmahnung ist insoweit notwendiger Bestandteil bei der Anwendung des Prognoseprinzips (12.1.2006 – 2 AZR 21/05). Eine Abmahnung ist ausnahmsweise entbehrlich, wenn das Fehlverhalten des Arbeitnehmers nicht im Leistungsbereich liegt, sondern dadurch das Vertrauensverhältnis erheblich gestört ist (z. B. Spesenbetrug) oder eine Abmahnung als nicht erfolgversprechend angesehen werden kann, weil nicht erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer gewillt ist, sich vertragsgerecht zu verhalten (BAG v. 6.10.2005 - 2 AZR 280/04). Bei betriebsbedingten Kündigungen ist eine vorausgegangene Abmahnung in der Regel nicht sinnvoll, da der Arbeitnehmer den Kündigungsgrund nicht zu vertreten hat und durch sein Verhalten auch zukünftig nicht beeinflussen kann. Bei einer personenbedingten Kündigung ist eine Abmahnung als Vorstufe vor der Kündigung dann entbehrlich, wenn der Arbeitnehmer die personenbedingten Leistungshindernisse durch eigene Anstrengungen nicht beseitigen kann (z. B. Krankheit) oder trotz der an sich möglichen Behebung nicht bereit ist, daran mitzuwirken (BAG v. 28.1.2010 - 2 AZR 764/08).

Rechtquellen

§§ 323 Abs. 1 bis 3, 314 Abs. 1 u. 2 BGB, § 83 Abs. 2 BetrVG