Abmahnung

Erläuterungen

Rechtsgrundlagen

Erbringt der Schuldner bei einem gegenseitigen Vertrag (z. B. Arbeitsvertrag) eine fällige Leistung nicht oder nicht vertragsgemäß, so kann der Gläubiger, wenn er dem Schuldner erfolglos eine Abmahnung ausgesprochen hat, vom Vertrag zurücktreten (§ 323 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 BGB). Auch eine Kündigung aus wichtigem Grund (außerordentliche Kündigung, § 626 Abs. 1 BGB) wegen Vertragsverletzung ist erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig (§ 314 Abs. 2 BGB). In der betrieblichen Praxis werden Abmahnungen fast ausschließlich von Arbeitgebern wegen pflichtwidrigen Verhaltens von Arbeitnehmern ausgesprochen. Die Vorschrift des § 314 Abs. 2 BGB sowie der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verlangen regelmäßig auch vom Arbeitnehmer vor Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung, den pflichtwidrig handelnden Arbeitgeber (z. B. wegen Verzugs der Lohnzahlung) abzumahnen (BAG v. 17.1.2002 - 2 AZR 494/00). Der Arbeitnehmer muss die vom Arbeitgeber begangene Pflichtverletzung konkret beanstanden und deutlich machen, der Bestand des Arbeitsverhältnisses sei gefährdet, wenn der Arbeitgeber nicht zu einem vertragskonformen Verhalten zurückkehre. Solange erwartet werden kann, dass der Vertragspartner in Zukunft sein Verhalten abstellt, ist eine Kündigung regelmäßig nicht erforderlich (BAG v. 17.1.2002 - 2 AZR 494/00). Die Abmahnung ist von der Betriebsbuße zu unterscheiden, die bei Verstößen gegen die Ordnung des Betriebs möglich ist, sofern eine zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ausgehandelte Bußordnung im Betrieb besteht.

Abmahnungserfordernis

Eine rechtswirksame Kündigung wegen verhaltensbedingter Störungen (z. B. zu spät zur Arbeit kommen, unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden) setzt grundsätzlich eine vorhergehende erfolglose Abmahnung voraus (Kündigungsankündigung). Ein Verhalten ist kündigungs- und somit abmahnungsrelevant, wenn dem Arbeitnehmer die Handlung, die der Pflichtverletzung zu Grunde liegt, vorgeworfen werden kann. Eine Pflichtverletzung ist vorwerfbar, wenn der Arbeitnehmer diese Handlungsweise steuern konnte. Ein Verhalten ist steuerbar, wenn es vom Willen des Arbeitnehmers beeinflusst werden kann. Dies ist nicht der Fall, wenn dem Arbeitnehmer die Pflichterfüllung aus von ihm nicht zu vertretenden Gründen subjektiv nicht möglich ist (BAG v. 3.11.2011 - 2 AZR 748/10). Aus diesem Grunde ist bei betriebsbedingten Kündigungen eine vorausgegangene Abmahnung in der Regel nicht gerechtfertigt, da der Arbeitnehmer den Kündigungsgrund nicht zu vertreten hat und durch sein Verhalten auch zukünftig nicht beeinflussen kann. Auch bei einer Kündigung aus personenbezogenen Gründen ist eine erfolglose Abmahnung in der Regel nicht angezeigt, wenn die Nicht- oder Schlechterfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten auf eine krankheitsbedingte Beeinträchtigung des Arbeitnehmers zurückzuführen ist.

Entbehrliche Abmahnungen

Die Abmahnung als Voraussetzung für die Kündigung eines Vertrags ist entbehrlich, wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert oder besondere Umstände vorliegen, die unter Abwägung der beiderseitigen Interessen den sofortigen Rücktritt vom Vertrag rechtfertigen (§ 323 Abs. 2 BGB). In einem Arbeitsverhältnis ist eine Abmahnung aus verhaltenmsbedingten Gründen auch unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ausnahmsweise entbehrlich, wenn eine Verhaltensänderung in Zukunft - trotz Abmahnung - nicht erwartet werden kann oder es sich um eine solch schwere Pflichtverletzung handelt, deren Rechtswidrigkeit dem Arbeitnehmer ohne Weiteres erkennbar ist und bei der eine Hinnahme des Verhaltens durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen werden kann (BAG v. 12.1.2006 – 2 AZR 21/05). So ist eine Kündigung ohne vorhergehende Abmahnung wegen Tätlichkeiten unter Arbeitskollegen grundsätzlich rechtswirksam. Ein tätlicher Angriff auf einen Arbeitskollegen stellt eine schwere Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten zur Rücksichtnahme auf die Rechte und Interessen des anderen Arbeitnehmers dar. In einem solchen Fall ist davon auszugehen, dass dem Arbeitnehmer regelmäßig die Rechtswidrigkeit seines Handelns ohne Weiteres erkennbar und ihm bewusst ist, dass eine Hinnahme des Verhaltens durch den Arbeitgeber ausgeschlossen werden kann (BAG v. 6.10.2005 - 2 AZR 280/04). Entsprechendes gilt für Eigenkündigungen durch Arbeitnehmer (BAG v. 17.1.2002 - 2 AZR 494/00). Auch eine ordentliche personenbedingte Kündigung kann ohne vorausgehende Abmahnung gerechtfertigt sein, wenn der Arbeitnehmer keine Bereitschaft zeigt, an der an sich möglichen Behebung des personenbedingten Leistungshindernisses (z. B. mangelnde Sprachkenntnisse) mitzuwirken (BAG v. 28.1.2010 - 2 AZR 764/08).

Prognoseprinzip

Für eine verhaltensbedingte Kündigung gilt das sog. Prognoseprinzip. Der Zweck der Kündigung ist nicht Sanktion für eine Vertragspflichtverletzung, sondern eine Vermeidung von weiteren Vertragspflichtverletzungen. Die eingetretene Pflichtverletzung muss sich auch zukünftig noch belastend auswirken. Eine negative Prognose liegt vor, wenn aus der konkreten Vertragspflichtverletzung und der daraus resultierenden Vertragsstörung geschlossen werden kann, der Arbeitnehmer werde auch zukünftig den Arbeitsvertrag nach einer Kündigungsandrohung erneut in gleicher oder ähnlicher Weise verletzen. Liegt eine ordnungsgemäße Abmahnung vor und verletzt der Arbeitnehmer erneut seine vertraglichen Pflichten, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, es werde auch zukünftig zu weiteren Vertragsstörungen kommen. Außerdem ist die Abmahnung als milderes Mittelin Anwendung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes einer Kündigung vorzuziehen, wenn durch ihren Ausspruch das Ziel der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung erreicht werden kann. Das Erfordernis der Abmahnung gilt auch bei Störungen im Vertrauensbereich (z. B. Diebstahl), da nicht stets und von vorneherein ausgeschlossen werden kann, verlorenes Vertrauen durch künftige Vertragstreue zurückzugewinnen (BAG v. 23.6.2009 - 2 AZR 283/08).

Zweck

Mit der Abmahnung übt der Arbeitgeber seine arbeitsvertraglichen Gläubigerrechte in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weist er den Arbeitnehmer als seinen Schuldner auf dessen vertragliche Pflichten hin und macht ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordert er ihn für die Zukunft zu einem vertragstreuen Verhalten auf und kündigt, sofern ihm dies angebracht erscheint, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion, BAG v. 19.7.2012 - 2 AZR 782/11). Regelmäßig enthält die Abmahnung den unausgesprochenen (konkludenten) Verzicht auf das Recht zur Kündigung aus den gerügten Gründen. Der Arbeitgeber gibt mit einer Abmahnung zu erkennen, dass er das Arbeitsverhältnis noch nicht als so gestört ansieht, als dass er es nicht mehr fortsetzen könnte. Er kann daher wegen des in der Abmahnung gerügten Verhaltens anschließend nicht kündigen. Treten weitere gleichartige Pflichtverletzungen zu den abgemahnten Gründen hinzu oder werden sie erst nach dem Ausspruch der Abmahnung bekannt, kann sie der Arbeitgeber zur Begründung einer Kündigung heranziehen und dabei auf die schon abgemahnten Gründe unterstützend zurückgreifen (BAG v. 26.11.2009 - 2 AZR 751/08).

Wirksamkeitsvoraussetzungen

Die Rechtswirksamkeit der Abmahnung setzt  voraus, dass das beanstandete Fehlverhalten in hinreichend deutlich erkennbarer Weise beschrieben wird, verbunden mit der Aufforderung an den Arbeitnehmer, sich für die Zukunft vertragsgerecht zu verhalten und der Androhung von Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses bei wiederholter gleichgearteter Vertragsverletzung (Kündigungsandrohung). Gleichartig sind Pflichtverletzungen nicht nur dann, wenn es sich im Wiederholungsfalle um identisches Fehlverhalten handelt, sondern auch, wenn die Pflichtverletzungen unter einem einheitlichen Gesichtspunkt zusammengefasst werden können (LAG Hessen v. 7.7.1997 - 16 Sa 2328/96). Die Abmahnung kann grundsätzlich formlos mündlich oder schriftlich erteilt werden. Die schriftliche Abmahnung ist aus Beweisgründen zu bevorzugen. Zur Wirksamkeit einer schriftlichen Abmahnung gehört, dass das Abmahnungsschreiben in verkehrsüblicher Art in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Empfängers oder eines empfangsberechtigten Dritten gelangt ist und für den Empfänger unter gewöhnlichen Umständen eine Kenntnisnahme zu erwarten ist (BAG v. 9.8.1984 - 2 AZR 400/83). Gegen eine ungerechtfertigte Abmahnung kann der Arbeitnehmer eine Gegendarstellung einreichen, die auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen ist (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Sie ist an derselben Stelle wie die Abmahnung selbst abzulegen.

Abmahnungsberechtigte

Als abmahnungsberechtigte Personen kommen nicht nur kündigungsberechtigte Vorgesetzte, sondern alle Mitarbeiter in Betracht, die befugt sind, verbindliche Anweisungen bezüglich des Ortes, der Zeit sowie der Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen (BAG v. 18.1.1980 – 7 AZR 75/78).

Keine Ausschlussfrist

Es gibt keine Ausschlussfrist für den Ausspruch von Abmahnungen. Es steht im Belieben des Arbeitgebers, wann er den Arbeitnehmer wegen einer Pflichtverletzung abmahnt oder ob er ganz auf die Abmahnung verzichtet (BAG v. 15.1.1986 – 5 AZR 70/84). Sie wird allerdings durch Zeitablauf wirkungslos, wenn das abgemahnte Verhalten zu weit in der Vergangenheit liegt, um noch als Kündigungsgrund mit herangezogen zu werden. Dies lässt sich jedoch nicht anhand einer bestimmten Regelfrist (z. B. zwei Jahre), sondern nur auf Grund aller Umstände des Einzelfalles beurteilen (BAG v. 18.11.1986 – 7 AZR 674/84). Die Abmahnung wird in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen. Eine Gegendarstellung des Arbeitnehmers zur Abmahnung ist der Personalakte beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG).

Entfernung einer Abmahnung

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung einer Abmahnung aus einer Personalakte besteht, wenn sie

• inhaltlich unbestimmt ist,
• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
• auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder
• den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt (z. B. einmal fünf Minuten zu spät zur Arbeit zu kommen).

Sie ist zudem zu entfernen, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht. Daher entsteht ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung nicht bereits, wenn sie ihre Warnfunktion für eine etwaig nachfolgende Kündigung verloren hat. Der Arbeitgeber darf auch kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung haben. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das durch die Abmahnung gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein. Das ist nicht der Fall, solange eine zu Recht erteilte Abmahnung etwa für eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers, für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis oder für die im Zusammenhang mit einer möglichen späteren Kündigung erforderlich werdende Interessenabwägung von Bedeutung sein kann. Durch bloßen Zeitablauf kann die Abmahnung daher nicht bedeutungslos werden. Auch wenn sich eine Abmahnung noch in der Personalakte befindet, ist im Rahmen eines möglichen Kündigungsrechtsstreits stets zu prüfen, ob ihr noch eine hinreichende Warnfunktion zukommt. Gleichwohl besteht ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Dokumentation einer Pflichtverletzung nicht zwangsläufig für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses. So kann ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch beanstandungsfreies Verhalten faktisch überholter Pflichtenverstoß seine Bedeutung für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung gänzlich verlieren. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß kann seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlierenals ein Fehlverhalten, welches geeignet ist, das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers erheblich zu beeinträchtigen (BAG v. 19.7.2012 - 2 AZR 782/11). Werden in einem Abmahnungsschreiben mehrere Pflichtverletzungen gleichzeitig gerügt und treffen davon nur einige (aber nicht alle) zu, so muss das Abmahnungsschreiben auf Verlangen des Arbeitnehmers vollständig aus der Akte entfernt werden und kann nicht teilweise aufrechterhalten bleiben. Es ist dem Arbeitgeber überlassen, ob er stattdessen eine auf die zutreffenden Pflichtverletzungen beschränkte Abmahnung aussprechen will (BAG v. 13.3.1991 – 5 AZR 133/90). Bestreitet der Arbeitnehmer die in der Abmahnung gegen ihn erhobenen Vorwürfe und ist der Arbeitgeber nicht bereit, die Abmahnung zu entfernen, kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung klagen. Eine Frist, innerhalb derer die Klage zu erheben ist, besteht nicht. Doch ist zu beachten, dass der Klageanspruch verwirken kann, wenn sich der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum nicht gegen die Abmahnung gewehrt hat.

Rechtquellen

§§ 323 Abs. 1 bis 3 , 314 Abs. 1 u. 2 BGB, § 83 Abs. 2 BetrVG