Audit
Kurz erklärt
In Unternehmen hat das Leitungsorgan für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der internen Richtlinien zu sorgen sowie auf deren Beachtung hinzuwirken. Dazu führt der Arbeitgeber systematische Überprüfungen in Form sogenannter Audits durch.
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Begriff
Systematische Überprüfung und Bewertung von Unternehmensaktivitäten durch interne oder externe Fachleute nach vorgegebenen Checklisten mit dem Ziel, Prozesse oder Produkte hinsichtlich der Erfüllung von Zielen und Richtlinien zu bewerten.
Erläuterungen
Zweck und Anwendungsbereiche
Auditing entstammt den in Japan entwickelten Konzepten zur Qualitätssicherung. Es hat sich inzwischen zu einer übergreifenden Methode zur Verbesserung von Abläufen und Leistungen entwickelt. Demgemäß kennzeichnet man mit dem Begriff "Audit" eine Methode mittels derer in einem Unternehmen die Einhaltung von Gesetzen und Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung sichergestellt werden soll.
Es geht einem Audit (Überprüfung) darum, die Einhaltung von festgelegten Standards, Richtlinien, Gesetzen oder Qualitätskriterien zu bewerten.
Ein Audit dient dazu, die Effizienz, Wirksamkeit und Ordnungsmäßigkeit von Geschäftsabläufen zu durchleuchten. Dabei sollen potenzielle Risiken aufgedeckt werden. Betroffen sind das gesamte interne Kontrollsystem und das Risikomanagementsystem. Zudem sollen mögliche Verbesserungen und Maßnahmen zur Optimierung identifiziert werden. (vgl. dazu auch Deutscher Corporate Governance Kodex Grundsatz 5).
Für Aktiengesellschaften und die Leitungsorgane von z.B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung sieht der deutsche Corporate Governance Kodex die Einrichtung eines Risikomanagementsystems mit umfangreichen Prüfungspflichten vor. Daher werden heute in fast allen Bereichen von Unternehmen und Einrichtungen von Zeit zu Zeit Audits (Überprüfungen) durchgeführt. Sie können sich auf das Finanzwesen, das Informationsmanagement, den Datenschutz, Produktionsabläufe, Kundenmanagement, Qualitätsmanagement, Arbeitszufriedenheit, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die Qualität von Angeboten wie z.B. in Krankenhäusern und Pflegeheimen beziehen.
Zertifizierung
Audit kann als internes Audit (= Selbstbewertung) durch eigene Kräfte des Unternehmens oder als externes Audit durch akkreditierte Stellen durchgeführt werden.
Das externe Audit ist Voraussetzung für eine Zertifizierung z.B. im Qualitätsmanagement.
Als Zertifizierung bezeichnet man ein Verfahren, mit dessen Hilfe die Einhaltung bestimmter Standards für Produkte/Dienstleistungen und ihrer jeweiligen Herstellungsverfahren einschließlich der Handelsbeziehungen in Form eines Zertifikats nachgewiesen wird. Die allgemeingültige Leitlinien und Empfehlungen zu Qualitätsmanagementsystemen sind in der Normenreihe EN ISO 9000 ff festgelegt. Die Bezeichnung ISO steht für "Internationale Standard Organisation".
Öko-Audit
Von besonderer Bedeutung ist das so genannte „Öko-Audit“, das von der Europäischen Union unter der Bezeichnung EMAS (Eco Management and Audit Scheme) in der Verordnung (EG) Nr. 761/2001 entwickelt wurde. Sie enthält die von den Mitgliedstaaten in nationale Vorschriften umzusetzenden Regelungen über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung. Die EMAS-Verordnung (Öko-Audit-Verordnung) misst der Eigenverantwortung der Wirtschaft bei der Bewältigung ihrer direkten und indirekten Umweltauswirkungen eine entscheidende Rolle zu.
Die entsprechende deutsche Rechtsgrundlage ist das Umweltauditgesetz (UAG). Das Öko-Audit beinhaltet regelmäßige, systematische Untersuchungen und Bewertungen der Unternehmensaktivitäten bezüglich ihrer Umweltauswirkungen auf technischem und organisatorischem Gebiet durch spezielle externe Gutachter.
Das erfolgreiche Umweltaudit ist Voraussetzung für eine Zertifizierung, die in einem öffentlichen Umweltregister eingetragen wird. Die Registrierung berechtigt, das EMAS-Logo zu benutzen, das ausschließlich den EMAS-Teilnehmern vorbehalten ist.
Ziel des Öko-Audits ist es, durch einen Soll-Ist-Vergleich Stärken und Schwächen der Unternehmen im Umweltschutz zu erkennen und Verbesserungsempfehlungen zu formulieren.
Im Rahmen des Qualitätsmanagements beziehen sich Audits auf
- einzelne Produkte (Produkt-Audit/Ergebnisse)
- Verfahren (Verfahrens-Audit/Prozesse) oder
- komplexe Zusammenhänge (System-Audit/ Gesamtbetrachtung).
Datenschutzaudit
Zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datensicherheit können Anbieter von Datenverarbeitungssystemen und -programmen und datenverarbeitende Stellen ihr Datenschutzkonzept sowie ihre technischen Einrichtungen durch unabhängige und zugelassene Gutachter prüfen und bewerten lassen sowie das Ergebnis der Prüfung veröffentlichen (§ 9a BDSG).
Bezug zur Betriebsratsarbeit
Der Arbeitgeber hat bereits in der Planungsphase den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über ein im Betrieb vorgesehenes Audit zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG). Auch der Wirtschaftsausschuss ist rechtzeitig und umfassend von einem vorgesehenen Audit zu informieren. Denn es handelt sich hierbei um einen Vorgang, der die Interessen der Arbeitnehmer wesentlich berühren könnte (§ 106 Abs. Nr. 10 BetrVG).
Im Rahmen der Durchführung eines Audits besteht ein Mitbestimmungsrecht, soweit nicht nur leitende Angestellte von dem Audit betroffen sind. Es bezieht sich vor allem auf die Aufstellung und den Einsatz von Personalfragebogen und Beurteilungsgrundsätzen. Können sich Arbeitgeber und Betriebsrat über deren Inhalt nicht einigen, besteht die Möglichkeit, die Einigungsstelle anzurufen, deren Entscheidung die Einigung ersetzt (§ 94 BetrVG).
Rechtsquellen
Verordnung EG Nr. 761/2001 v. 19.3.2001, DIN ISO 9000 ff, Umweltauditgesetz (UAG)
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