Sitzungsniederschrift

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Bezug zur Betriebsratsarbeit

Inhalt

Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen (§ 34 Abs. 1 1. Halbs.). Dies gilt für alle Sitzungen des Betriebsrats, auch wenn keine Beschlüsse gefasst werden. Für sonstige Gespräche und Verhandlungen (z. B. mit dem Arbeitgeber) kann die Erstellung eines Protokolls in einer Geschäftsordnung oder im Einzelfall festgelegt werden. Die Niederschrift muss mindestens enthalten (§ 34 Abs. 1 S. 1 BetrVG):

• Das Sitzungsdatum.
• Den Wortlaut der Beschlüsse: Der Wortlaut der Beschlüsse ist vor der Abstimmung sorgfältig zu formulieren, weil er die Entscheidung des Betriebsrats zum Ausdruck bringt und in der Regel Außenwirkung hat. Zu protokollieren sind nicht nur die vom Betriebsrat angenommenen, sondern auch die abgelehnten Anträge zur Beschlussfassung müssen in ihrem Wortlaut in die Niederschrift aufgenommen werden.
• Die Stimmenmehrheit, mit denen der Beschluss gefasst wurde: Anzugeben ist auch das Stimmenverhältnis, mit dem ein Beschluss gefasst oder der Antrag zur Beschlussfassung abgelehnt wurde. Die Angabe, wie jedes Mitglied abgestimmt hat, ist nur erforderlich, wenn der Betriebsrat namentliche Abstimmung beschlossen hat. Eine Gefahr namentlicher Aufzeichnungen liegt darin, dass bei Beschlüssen, die unerlaubte Handlungen (z. B: Benachteiligung von Arbeitnehmern auf Grund des Geschlechts) zur Folge haben, Haftungsansprüche an die Betriebsratsmitglieder gestellt werden können, die für diesen Beschluss gestimmt haben (§ 823 u § 840 BGB).
• Die Unterschrift des Vorsitzenden und mindestens eines weiteren Betriebsratsmitglieds: Wenn die Geschäftsordnung keine Bestimmungen darüber enthält, welches Betriebsratsmitglied die Niederschrift neben dem Vorsitzenden unterzeichnet, ist das Mitglied vom Betriebsrat zu bestimmen. Trifft das Gremium keine Regelung, ist jedes Mitglied zur Unterzeichnung berechtigt.
• Die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer der Betriebsratssitzung eigenhändig einzutragen hat: Sie ist Bestandteil der Niederschrift. Durch die eigenhändige Unterschrift eines jeden Teilnehmers wird der Nachweis der Teilnahme dokumentiert. Die Eintragungen können nicht vom Vorsitzenden oder Schriftführer stellvertretend vorgenommen werden. Einzutragen haben sich nicht nur die teilnehmenden Betriebsratsmitglieder, sondern auch der Arbeitgeber, die Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen usw., die an der Sitzung (wenn auch nur zeitweise) teilgenommen haben. Bei nur vorübergehender Anwesenheit von Teilnehmern sind Angaben über den Zeitraum der Teilnahme in der Niederschrift oder auf der Anwesenheitsliste festzuhalten.

Dem Betriebsrat steht es frei, über diese Inhalte hinaus Informationen in die Sitzungsniederschrift aufzunehmen. Dies kann in der Geschäftsordnung geregelt werden.

Zwingende Vorschrift

Die Regelungen des § 34 BetrVG sind zwingend und dürfen weder durch Tarifverträge noch durch Betriebsvereinbarung eingeschränkt oder in anderer Form verändert werden. Sie sind auch für Sitzungen des Betriebsausschusses und anderer Ausschüsse des Betriebsrats, für Gesamtbetriebsrats- und Konzernbetriebsratssitzungen sowie für Sitzungen der Jugend- und Auszubildendenvertretung verbindlich. Ergänzende Regelungen über Erstellung, Inhalt und Form in der Geschäftsordnung sind zulässig.

Zwar ist die Anfertigung der Niederschrift gesetzlich vorgeschrieben. Ihre Unterlassung stellt eine Pflichtwidrigkeit dar. Für die Rechtsgültigkeit der Betriebsratsbeschlüsse ist dies unerheblich (BAG v. 8.2.1977 – 1 ABR 82/74). Dies gilt entsprechend, wenn lediglich die erforderlichen Unterschriften oder die Anwesenheitsliste fehlen. Ist die Niederschrift unterblieben und wird die Rechtmäßigkeit eines Betriebsratsbeschlusses bestritten, so ist der Beweis für das rechtsgültige Zustandekommen des bestrittenen Beschlusses durch Zeugen oder durch andere Unterlagen zu führen.

Privaturkunde und Aufbewahrung

Die Sitzungsniederschrift ist eine Privaturkunde (§ 416 ZPO), die dem Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Beschlüsse des Betriebsrats dient. Ob die darin enthaltenen Inhalte richtig sind, wird durch die Niederschrift nicht bewiesen. Sie beweist vielmehr nur, dass die in der Urkunde enthaltenen Aussagen von unterschreibenden Betriebsratsmitgliedern abgegeben wurden (§ 416 ZPO). Wer eine unechte Niederschrift herstellt, eine echte verfälscht oder eine unechte oder verfälschte Urkunde gebraucht, begeht Urkundenfälschung und macht sich strafbar (§ 267 Abs. 1 StGB). Die Aufbewahrung der Niederschriften ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus ihrem Zweck als Beweis- und Informationsmittel ergibt sich aber die Verpflichtung, Protokolle jedenfalls für die Dauer der Amtszeit des Betriebsrats, darüber hinaus aber so lange aufzubewahren, wie dies z. B. zum Nachweis fortwirkender Beschlüsse des Betriebsrats erforderlich ist

Protokollarten und Protokollführung

Der Betriebsrat kann zwischen folgenden Möglichkeiten der Protokollerstellung wählen:

• Ergebnisprotokoll: Für jeden Tagesordnungspunkt werden lediglich der Wortlaut der gefassten oder abgelehnten Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis gemäß den gesetzlichen Mindestforderungen protokolliert.
• Verlaufsprotokoll: Über den Inhalt des Ergebnisprotokolls hinaus werden zusätzlich die wesentlichen Diskussionspunkte und der grobe Verlauf der Sitzung protokolliert. Diese Form der Niederschrift hat den Vorteil, dass sie die wesentlichen Standpunkte und deren Begründungen wiedergibt, mit deren Hilfe man später die Hintergründe und Argumentationen zu den Tagesordnungspunkten nachvollziehen kann.
• Wortprotokoll: Der Sitzungsverlauf wird mit allen Wortbeiträgen wiedergegeben. Dazu ist es in aller Regel erforderlich, mitzustenografieren oder die Beiträge per Tonband mitzuschneiden (natürlich nur mit Erlaubnis aller Teilnehmer). Diese Form der Niederschrift hat den Nachteil, dass der dafür erforderliche Zeitaufwand für die Protokollierung und das Lesen unangemessen hoch ist.

Die Zuständigkeit für die Protokollführung wird vom Betriebsrat per Beschluss festgelegt. Verantwortlicher Protokollführer ist immer ein Betriebsratsmitglied, auch wenn eine Schreibkraft für die Ausfertigung der Niederschrift zur Verfügung steht. Zweckmäßig ist die Bestellung eines ständigen Protokollführers für die gesamte Amtsperiode oder Teile davon. Ein Wechsel in der Wahrnehmung der Aufgabe unter den Mitgliedern ist ebenfalls möglich.

Einsichtsrecht

Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). Durch den Begriff “jederzeit“ wird sichergestellt, dass das Einsichtsrecht keiner besonderen zeitlichen Beschränkung und Begründungspflicht unterliegt. Das jederzeitige Einsichtsrecht ist nicht gewährleistet, wenn Betriebsratsmitglieder auf ausgedruckte und abgeheftete Dateien verwiesen werden, die bereits zuvor in elektronischer Form vorliegen und auf elektronischem Weg eingesehen werden können. Unterlagen des Betriebsrats sind nämlich nicht nur die in Papierform verkörperten Aufzeichnungen, sondern sämtliche auf Datenträgern gespeicherten Dateien sowie die Korrespondenz des Betriebsrats unter dessen E-Mail-Anschrift. Jedes Mitglied verfügt über das Recht zur jederzeitigen Einsichtnahme der Unterlagen des Betriebsrats, das weder durch die Geschäftsordnung noch durch einen Beschluss des Betriebsrats eingeschränkt werden kann. Dazu zählt das elektronische Leserecht der Dateien und der E-Mail-Korrespondenz. Das Einsichtsrecht aller Betriebsratsmitglieder ist auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes nicht einschränkbar (BAG v. 12.8.2009 - 7 ABR 15/08).

Die Mitglieder haben keinen Anspruch auf Überlassung von Unterlagen, wenn sie diese für ihre Tätigkeit benötigen. Sie können sich jedoch auszugsweise Notizen machen, sofern die Unterlagen nicht der Geheimhaltungspflicht unterliegen (§ 79 BetrVG). Das Recht auf Einsichtnahme und Überlassung schließt nicht die Erlaubnis ein, Fotokopien zu erstellen (BAG v. 27.5.1982 - 6 ABR 66/79).

Auch Ersatzmitgliedern steht das Einsichtsrecht zu, sofern sie ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten oder sich auf eine bevorstehende Betriebsratstätigkeit als Vertreter eines verhinderten ordentlichen Mitglieds vorbereiten. Andere Personen, die berechtigt sind, regelmäßig oder im Einzelfall an Betriebsratssitzungen teilzunehmen (z. B. Vertrauensperson der Schwerbehinderten), haben keinen Anspruch auf Überlassung der Niederschriften. Die Jugend- und Auszubildendenvertretung kann verlangen, dass der Betriebsrat ihr die Protokolle zur Verfügung stellt, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlich ist (§ 70 Abs. 2 Satz 2 BetrVG).

Abschriften für sonstige Teilnehmer

Der Arbeitgeber erhält eine Abschrift der Niederschrift, soweit er oder sein Vertreter an der Sitzung teilgenommen hat. Entsprechendes gilt für den Gewerkschaftsbeauftragten, der nach beratend an der Betriebsratssitzung teilgenommen hat (§ 34 Abs. 2 S. 1 BetrVG). Hat der Arbeitgeber oder der Gewerkschaftsbeauftragte nicht an der ganzen Sitzung teilgenommen, so erhalten sie nur den Teil der Niederschrift, der die Verhandlung während ihrer Teilnahme wiedergibt. Unterzeichnet der Arbeitgeber einen ihm zugesandten ordnungsgemäß protokollierten Beschluss des Betriebsrats, der inhaltlich eine Betriebsvereinbarung zum Gegenstand hat, so sind mit der Unterzeichnung die Formvorschriften für den Abschluss einer Betriebsvereinbarung erfüll (§ 77 Abs. 2 Satz 2 BetrVG).

Einwendungen

Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben. Sie sind der Niederschrift beizufügen (§ 34 Abs. 2 S. 2 BetrVG). Jeder Teilnehmer an der Betriebsratssitzung hat das Recht, Einwendungen gegen die Sitzungsniederschrift zu erheben. Zu Einwendungen sind daher neben den Betriebsratsmitgliedern der Arbeitgeber und der Gewerkschaftsbeauftragte berechtigt. Das gilt für die Teile der Niederschrift, die die Verhandlung während ihrer Teilnahme wiedergeben. Einwendungen müssen schriftlich beim Betriebsratsvorsitzenden eingelegt werden. Dieser ist verpflichtet, sie dem Betriebsrat zur Kenntnis zu bringen. Sind sie ordnungsgemäß erhoben worden, müssen sie der Sitzungsniederschrift beigefügt werden, auch wenn der Betriebsrat die Einwendungen nicht für berechtigt erachtet. Einwendungen haben auf die Wirksamkeit von Beschlüssen des Betriebsrats keinen Einfluss. Will der Betriebsrat Einwendungen nicht stattgeben, kann die Person, die den Einwand erhoben hat, im Beschlussverfahren eine arbeitsgerichtliche Klärung herbeiführen.