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Unter "Unterlagen für den Betriebsrat" versteht man die schriftlichen Dokumente und Informationen, die dem Betriebsrat zur Erfüllung seiner Aufgaben und Mitbestimmungsrechte zur Verfügung gestellt werden müssen. Diese Unterlagen dienen dem Betriebsrat als Grundlage für seine Entscheidungsfindung, Beratungen und die Ausübung seiner Rechte im Interesse der Beschäftigten.
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Alle Informationsmaterialien, die dem Betriebsrat und dessen Mitgliedern zur Durchführung ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen müssen.
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Zur Durchführung seiner betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben ist der Betriebsrat sowohl rechtzeitig, als auch umfassend zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG). Eine umfassende Unterrichtung erfordert in vielen Fällen die Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen, damit sich der Betriebsrat ein vollständiges Bild über den Sachverhalt machen kann. Daher sind ihm auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner allgemeinen und speziellen Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Zu den erforderlichen Unterlagen gehören auch die Verträge, die der Beschäftigung von Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen (z. B. Leiharbeitnehmer), zugrunde liegen. (§ 80 Abs. 2 S. 2 u. 3 BetrVG). Die vom Arbeitgeber geschuldete Unterrichtung des Betriebsrats einschließlich der Überlassung der erforderlichen Unterlagen soll den Betriebsrat in die Lage versetzen, in eigener Verantwortung selbst zu prüfen, ob sich für ihn Aufgaben ergeben und ob er zur Wahrnehmung dieser Aufgaben tätig werden muss (BAG v. 30.1.1989 – 1 ABR 72/87). Die Einsichtnahme in entsprechenden Unterlagen ist darüber hinaus für den Betriebsrat unverzichtbar, um seiner gesetzlichen Überwachungspflicht und den sonstigen allgemeinen Aufgaben (§ 80 Abs. 1 Nr. 1, 2, 2b, und 4 bis 9 BetrVG) ordnungsgemäß nachzukommen.
Auf die Form der Unterlagen, deren Einsichtnahme der Betriebsrat verlangen kann, kommt es nicht an. Es kann sich um Schriftstücke, Listen, Statistiken, Urkunden, Aufzeichnungen, Verträge, Daten in einem Daten- oder Tonträger sowie Fotos handeln. Zur Unterrichtung des Betriebsrats kann z. B auch aus der Produktion stammende Ausschussware als Beweisstück dienen, wenn davon die tarifgerechte Entlohnung abhängt (BAG v. 7.8.1986 - 6 ABR 77/83). Auch Unterlagen Dritter, über die der Arbeitgeber verfügen darf oder die er erstellen lässt (z. B. Gutachten, von Messgeräten produzierte Ergebnisse), können vom Betriebsrat verlangt werden, sofern er sie für die Durchführung seiner Arbeit benötigt. Die Vorlage von Personalakten oder Arbeitsverträgen kann der Betriebsrat nicht verlangen. Er hat im Rahmen seiner Aufgabenerledigung lediglich Anspruch darauf, bestimmte Auszüge aus diesen Unterlagen einzusehen (BAG v. 18.10.1988 - 1 ABR 33/87).
Unterlagen sind gemäß den Gesetzestexten "vorzulegen" oder "zur Verfügung zu stellen" oder dürfen vom Betriebsrat eingesehen werden. „Vorlegen« (§§ 90 Abs. 1, 99 Abs. 1, 106 Abs. 2 BetrVG) steht für die zeitweilige Überlassung der Unterlagen (z. B. Bewerbungsunterlagen). „Zur Verfügung stellen“ (§ 80 Abs. 2 BetrVG, § 7 Abs. 3 TzBfG) bedeutet, dass der Arbeitgeber die Unterlagen zumindest in Abschrift auf Zeit oder Dauer dem Betriebsrat überlassen muss, das heißt, aus der Hand geben. Der Betriebsrat muss sie ohne Beisein des Arbeitgebers auswerten können. Die Formulierung "einsehen“ (§§ 34 Abs. 3, 108 Abs. 3 BetrVG) verpflichtet nicht dazu, die Unterlagen aus der Hand zu geben (BAG v. 24.1.2006 - 1 ABR 60/04).
Darüber hinaus hat der Betriebsrat gesetzlich oder durch die Rechtsprechung normiert Ansprüche auf Vorlage oder Zurverfügungstellung von Unterlagen:
Der Betriebsrat hat keinen Anspruch auf Herstellung von nicht bestehenden Unterlagen (BAG v. 10.10.2006 - 1 ABR 68/05). Der Arbeitgeber kann die Unterrichtung des Betriebsrats nicht unter Berufung auf ein Geheimhaltungsinteresse verweigern (BAG v. 30.1.1989 - 1ABR72/87. Der Arbeitgeber kann dem Betriebsrat die Informationen über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer an jedem Arbeitstag nicht mit der Begründung verweigern, er wolle die tatsächliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer wegen einer im Betrieb eingeführten Vertrauensarbeitszeit bewusst nicht erfassen. Der Betriebsrat benötigt diese Unterlagen, um im Rahmen seines Überwachungsauftrags die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überprüfen zu können (BAG v. 6.5.2003 - 1 ABR 13/02).
Zu den Unterlagen des Betriebsrats gehören alle schriftlichen Aufzeichnungen und Materialien, die der Betriebsrat angefertigt hat oder die ihm ständig zur Verfügung stehen. Das sind insbesondere Sitzungs- und Besprechungsniederschriften, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, Notizen, Listen und Berechnungen. Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, alle Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). In diesem Sinne sind Unterlagen des Betriebsrats nicht nur die in Papierform verkörperten Aufzeichnungen, sondern sämtliche auf Datenträgern gespeicherten Dateien sowie die Korrespondenz des Betriebsrats unter dessen E-Mail-Anschrift. Jedes Mitglied verfügt über das Recht zur jederzeitigen Einsichtnahme der Unterlagen des Betriebsrats, das weder durch die Geschäftsordnung, noch durch einen Beschluss des Betriebsrats eingeschränkt werden kann. Dazu zählt das elektronische Leserecht der Dateien und der E-Mail-Korrespondenz. Das Einsichtsrecht aller Betriebsratsmitglieder ist auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes nicht einschränkbar (BAG v. 12.8.2009 - 7 ABR 15/08).
§§ 34 Abs. 3, 80 Abs.1 u. 2 S. 2 u. 3, 90 Abs. 1, 92 Abs. 1, 99 Abs. 1 S. 1, 106 Abs. 2 BetrVG, § 7 Abs. 3 TzBfG
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