Unterlagen

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Bezug zur Betriebsratsarbeit

Anspruchsgrundlagen

Zur Durchführung seiner betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben ist der Betriebsrat sowohl rechtzeitig, als auch umfassend zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG). Eine umfassende Unterrichtung erfordert in vielen Fällen die Einsichtnahme in die entsprechenden Unterlagen, damit sich der Betriebsrat ein vollständiges Bild über den Sachverhalt machen kann. Daher sind ihm auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner allgemeinen und speziellen Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Zu den erforderlichen Unterlagen gehören auch die Verträge, die der Beschäftigung von Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen (z. B. Leiharbeitnehmer), zugrunde liegen. (§ 80 Abs. 2 S. 2 u. 3 BetrVG). Die vom Arbeitgeber geschuldete Unterrichtung des Betriebsrats einschließlich der Überlassung der erforderlichen Unterlagen soll den Betriebsrat in die Lage versetzen, in eigener Verantwortung selbst zu prüfen, ob sich für ihn Aufgaben ergeben und ob er zur Wahrnehmung dieser Aufgaben tätig werden muss (BAG v. 30.1.1989 – 1 ABR 72/87). Die Einsichtnahme in entsprechenden Unterlagen ist darüber hinaus für den Betriebsrat unverzichtbar, um seiner gesetzlichen Überwachungspflicht und den sonstigen allgemeinen Aufgaben (§ 80 Abs. 1 Nr. 1, 2, 2b, und 4 bis 9 BetrVG) ordnungsgemäß nachzukommen.

Vielfalt von Unterlagen

Auf die Form der Unterlagen, deren Einsichtnahme der Betriebsrat verlangen kann, kommt es nicht an. Es kann sich um Schriftstücke, Listen, Statistiken, Urkunden, Aufzeichnungen, Verträge, Daten in einem Daten- oder Tonträger sowie Fotos handeln. Zur Unterrichtung des Betriebsrats kann z. B auch aus der Produktion stammende Ausschussware als Beweisstück dienen, wenn davon die tarifgerechte Entlohnung abhängt (BAG v. 7.8.1986 - 6 ABR 77/83). Auch Unterlagen Dritter, über die der Arbeitgeber verfügen darf oder die er erstellen lässt (z. B. Gutachten, von Messgeräten produzierte Ergebnisse), können vom Betriebsrat verlangt werden, sofern er sie für die Durchführung seiner Arbeit benötigt. Die Vorlage von Personalakten oder Arbeitsverträgen kann der Betriebsrat nicht verlangen. Er hat im Rahmen seiner Aufgabenerledigung lediglich Anspruch darauf, bestimmte Auszüge aus diesen Unterlagen einzusehen (BAG v. 18.10.1988 - 1 ABR 33/87).

Form der Unterrichtung

Unterlagen sind gemäß den Gesetzestexten "vorzulegen" oder "zur Verfügung zu stellen" oder dürfen vom Betriebsrat eingesehen werden. „Vorlegen« (§§ 90 Abs. 1, 99 Abs. 1, 106 Abs. 2 BetrVG) steht für die zeitweilige Überlassung der Unterlagen (z. B. Bewerbungsunterlagen). „Zur Verfügung stellen“ (§ 80 Abs. 2 BetrVG, § 7 Abs. 3 TzBfG) bedeutet, dass der Arbeitgeber die Unterlagen zumindest in Abschrift auf Zeit oder Dauer dem Betriebsrat überlassen muss, das heißt, aus der Hand geben. Der Betriebsrat muss sie ohne Beisein des Arbeitgebers auswerten können. Die Formulierung "einsehen“ (§§ 34 Abs. 3, 108 Abs. 3 BetrVG) verpflichtet nicht dazu, die Unterlagen aus der Hand zu geben (BAG v. 24.1.2006 - 1 ABR 60/04).

Speziell geregelte Fälle

Darüber hinaus hat der Betriebsrat gesetzlich oder durch die Rechtsprechung normiert Ansprüche auf Vorlage oder Zurverfügungstellung von Unterlagen:

• Einsichtnahme in die Listen über die Bruttolöhne und -gehälter durch den Betriebsausschuss oder einen sonstigen Ausschuss (§ 80 Abs. 2 S 2 zweiter Halbsatz)
• Bei der Planung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, von Fabrikations-, Verwaltungs- und sonstigen betrieblichen Räumen, von technischen Anlagen, von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen oder der Arbeitsplätze ist der Betriebsrat rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 BetrVG).
• Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen und Maßnahmen der Berufsbildung anhand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 92 Abs. 1 BetrVG).
• Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat vor jeder Einstellung zu unterrichten und ihm die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorzulegen (§ 99 Abs. 1 S. 1 BetrVG).
• Der Unternehmer hat den Wirtschaftsausschuss rechtzeitig und umfassend über die wirtschaftlichen Angelegenheiten des Unternehmens unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten (§ 106 Abs. 2 BetrVG). Die Mitglieder des Wirtschaftsausschusses sind berechtigt, in diese Unterlagen Einsicht zu nehmen (§ 108 Abs. 3 BetrVG).
• Zum Zwecke der Unterrichtung über Teilzeitarbeit hat der Arbeitgeber dem Betriebsrat auf Verlangen die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen (§ 7 Abs. 3 TzBfG).
• Einsichtnahme in Urlaubslisten, Überstundenaufstellungen, Arbeitszeitaufzeichnungen (BAG v. 6.5.2003 - 1 ABR 13/02).
• Verträge mit Fremdfirmen, die Grundlage der Beschäftigung von Werkvertragsarbeitnehmern sind, sowie Listen, aus denen sich die Einsatztage und Einsatzzeiten der einzelnen Arbeitnehmer der Fremdfirmen ergeben. Entsprechendes gilt beim Einsatz von Leiharbeitnehmern für die schriftliche Erklärung des Verleihers, dass er eine Erlaubnis besitzt. (BAG v. 30.1.1989 – 1 ABR 72/87).
• Übersicht über alle bestehenden Dateien, in denen personenbezogene Daten der Arbeitnehmer gespeichert sind, und alle Formen der Verarbeitung personenbezogener Daten der Arbeitnehmer, auch dann, wenn die Datenverarbeitung nicht im Betrieb selbst, sondern bei einem anderen Unternehmen einer Unternehmensgruppe erfolgt. (BAG v. 17.3.1987 - 1 ABR 59/85).
• Auflistung aller frei gewordenen, für Schwerbehinderte geeigneten Arbeitsplätze (BAG v. 10.11.1992 - 1 ABR 21/92).
• Gesamtübersicht über alle für den Betrieb eingesetzten freien Mitarbeiter unter Angabe der Personalien, des Aufgabengebietes, des Arbeitsplatzes, der festgelegten Arbeitszeiten und der Art der Entlohnung (BAG v. 15.12.1998 - 1 ABR 9/98).

Der Betriebsrat hat keinen Anspruch auf Herstellung von nicht bestehenden Unterlagen (BAG v. 10.10.2006 - 1 ABR 68/05). Der Arbeitgeber kann die Unterrichtung des Betriebsrats nicht unter Berufung auf ein Geheimhaltungsinteresse verweigern (BAG v. 30.1.1989 - 1ABR72/87. Der Arbeitgeber kann dem Betriebsrat die Informationen über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer an jedem Arbeitstag nicht mit der Begründung verweigern, er wolle die tatsächliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer wegen einer im Betrieb eingeführten Vertrauensarbeitszeit bewusst nicht erfassen. Der Betriebsrat benötigt diese Unterlagen, um im Rahmen seines Überwachungsauftrags die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überprüfen zu können (BAG v. 6.5.2003 - 1 ABR 13/02).

Betriebsratseigene Unterlagen

Zu den Unterlagen des Betriebsrats gehören alle schriftlichen Aufzeichnungen und Materialien, die der Betriebsrat angefertigt hat oder die ihm ständig zur Verfügung stehen. Das sind insbesondere Sitzungs- und Besprechungsniederschriften, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, Notizen, Listen und Berechnungen. Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, alle Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). In diesem Sinne sind Unterlagen des Betriebsrats nicht nur die in Papierform verkörperten Aufzeichnungen, sondern sämtliche auf Datenträgern gespeicherten Dateien sowie die Korrespondenz des Betriebsrats unter dessen E-Mail-Anschrift. Jedes Mitglied verfügt über das Recht zur jederzeitigen Einsichtnahme der Unterlagen des Betriebsrats, das weder durch die Geschäftsordnung, noch durch einen Beschluss des Betriebsrats eingeschränkt werden kann. Dazu zählt das elektronische Leserecht der Dateien und der E-Mail-Korrespondenz. Das Einsichtsrecht aller Betriebsratsmitglieder ist auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes nicht einschränkbar (BAG v. 12.8.2009 - 7 ABR 15/08).