Lexikon
Rechtsprechung
Forum
BR-Magazin

ifb.de

Service

Merkliste

mein ifb

Liebe Nutzer,

für ein optimales und schnelleres Benutzererlebnis wird als Alternative zum von Ihnen verwendeten Internet Explorer der Browser Microsoft Edge empfohlen. Microsoft stellt den Support für den Internet Explorer aus Sicherheitsgründen zum 15. Juni 2022 ein. Für weitere Informationen können Sie sich auf der Seite von -> Microsoft informieren.

Liebe Grüße,
Ihr ifb-Team

Lexikon
Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht

ifb-Logo
Redaktion
Stand:  24.3.2025
Lesezeit:  01:00 min

Kurz erklärt

Unternehmen oder Personen sind verpflichtet, Dokumente und Urkunden über einen bestimmten Zeitraum zwecks späterer Beweisführung aufzubewahren. Personalunterlagen von Arbeitsverhältnissen sind vom Arbeitgeber so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist beträgt die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten drei Jahre (§ 195 BGB). Betriebsvereinbarungen sind angesichts ihrer Natur als "Gesetz des Betriebes" bis zu ihrer völligen Bedeutungslosigkeit aufzubewahren. 

Kostenlose ifb-Newsletter

Abonnieren Sie unsere Newsletter

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unseren Newslettern für Betriebsräte, SBV und JAV.
Jetzt abonnieren

Begriff

Mit dem Begriff "Aufbewahrungspflicht" wird die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dateien und Schriftstücken gekennzeichnet. Die Aufbewahrungspflicht soll eine spätere Beweisführung ermöglichen. Sie endet mit den Forderungen, deren Bestehen oder Nichtbestehen das aufzubewahrende Dokument beweisen soll. 

Erläuterung

Personalunterlagen, die sich auf Arbeitsverhältnisse beziehen, sind vom Arbeitgeber so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist beträgt die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten drei Jahre (§ 195 BGB). Buchführungsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB).

Bezug zur Betriebsratsarbeit

Um die Berechtigung von Kostenansprüchen für die Betriebsratsarbeit nachweisen zu können, sollte der Betriebsrat die entsprechenden Unterlagen drei Jahre lang aufbewahren.

Sitzungsniederschriften sind so lange aufzubewahren, wie ihr Inhalt von rechtlicher Bedeutung ist. Geht die rechtliche Bedeutung über die Amtsperiode hinaus (z. B. Beschlüsse zu geltenden Betriebsvereinbarungen), sind die Protokolle vom folgenden Betriebsrat weiterhin aufzubewahren.

Wahlakten sind vom Betriebsrat mindestens bis zur Beendigung seiner Amtszeit aufzubewahren (§ 19 WO). Zu den aufzubewahrenden Wahlunterlagen gehören vor allem die Sitzungsniederschriften und der Briefwechsel des Wahlvorstands, die Stimmzettel, die Niederschrift über das Wahlergebnis, die abgenommenen Aushänge, das Wahlausschreiben, die Vorgänge zu den Vorschlagslisten. Verspätet eingegangene Wahlbriefe im Rahmen der Briefwahl sind ungeöffnet einen Monat nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses in den Wahlunterlagen aufzubewahren und danach zu vernichten, sofern die Wahl nicht angefochten wurde.

Rechtsquellen

§ 195 BGB, § 257 Abs. 4 HGB

Seminare zum Thema:
Aufbewahrungspflicht
Fachtagung Personelle Angelegenheiten
Betriebsrat Teil II
Lean Office: Das effiziente Betriebsratsbüro
Diese Lexikonbegriffe könnten Sie auch interessieren
Aktuelle Videos zum Thema
Das könnte Sie auch interessieren
Aufgaben, Rechte und Pflichten des Betriebsrats | © Marco2811 - Fotolia.com

Die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Betriebsrats

Im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist geregelt, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten der Betriebsrat hat. Sein Ziel ist es dabei immer, die Interessen der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber zu vertreten. Für die einzelnen Angestellten in einem Betrieb ist es oft schwierig, Wün ...
Mehr erfahren
© AdobeStock | ImageFlow

Wir schreiben für euch!

„Die Kollegen müssen den Betriebsrat verstehen“, sagt Udo Zehe. Ist das nicht selbstverständlich? Leider nicht. Er ist Trainer für Kommunikation und arbeitet viel mit Betriebsräten zusammen. Nahezu täglich gibt es Probleme, weil man sich gegenseitig nicht versteht. Was tun? Die einfache Sp ...
Mehr erfahren
Wie groß muss ein Betriebsratsbüro sein?
Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat nach § 40 Abs. 2 BetrVG nur im erforderlichen Umfang Räume zur Verfügung stellen. Dabei muss die Größe des Betriebsratsbüros den Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung entsprechen. Als Orientierung für den Flächenbedarf dient nicht die Gesamtgröße des Betriebsrats, sondern die Anzahl der freigestellten Betriebsratsmitglieder, die in diesem Büro regelmäßig arbeiten. 
zur Rechtsprechung