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Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht

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Redaktion
Stand:  24.3.2025
Lesezeit:  01:00 min

Kurz erklärt

Unternehmen oder Personen sind verpflichtet, Dokumente und Urkunden über einen bestimmten Zeitraum zwecks späterer Beweisführung aufzubewahren. Personalunterlagen von Arbeitsverhältnissen sind vom Arbeitgeber so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist beträgt die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten drei Jahre (§ 195 BGB). Betriebsvereinbarungen sind angesichts ihrer Natur als "Gesetz des Betriebes" bis zu ihrer völligen Bedeutungslosigkeit aufzubewahren. 

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Begriff

Mit dem Begriff "Aufbewahrungspflicht" wird die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dateien und Schriftstücken gekennzeichnet. Die Aufbewahrungspflicht soll eine spätere Beweisführung ermöglichen. Sie endet mit den Forderungen, deren Bestehen oder Nichtbestehen das aufzubewahrende Dokument beweisen soll. 

Erläuterung

Personalunterlagen, die sich auf Arbeitsverhältnisse beziehen, sind vom Arbeitgeber so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist beträgt die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten drei Jahre (§ 195 BGB). Buchführungsunterlagen sind zwischen sechs und zehn Jahren aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB).

Bezug zur Betriebsratsarbeit

Um die Berechtigung von Kostenansprüchen für die Betriebsratsarbeit nachweisen zu können, sollte der Betriebsrat die entsprechenden Unterlagen drei Jahre lang aufbewahren.

Sitzungsniederschriften sind so lange aufzubewahren, wie ihr Inhalt von rechtlicher Bedeutung ist. Geht die rechtliche Bedeutung über die Amtsperiode hinaus (z. B. Beschlüsse zu geltenden Betriebsvereinbarungen), sind die Protokolle vom folgenden Betriebsrat weiterhin aufzubewahren.

Wahlakten sind vom Betriebsrat mindestens bis zur Beendigung seiner Amtszeit aufzubewahren (§ 19 WO). Zu den aufzubewahrenden Wahlunterlagen gehören vor allem die Sitzungsniederschriften und der Briefwechsel des Wahlvorstands, die Stimmzettel, die Niederschrift über das Wahlergebnis, die abgenommenen Aushänge, das Wahlausschreiben, die Vorgänge zu den Vorschlagslisten. Verspätet eingegangene Wahlbriefe im Rahmen der Briefwahl sind ungeöffnet einen Monat nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses in den Wahlunterlagen aufzubewahren und danach zu vernichten, sofern die Wahl nicht angefochten wurde.

Rechtsquellen

§ 195 BGB, § 257 Abs. 4 HGB

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