Bewerbungsunterlagen

Beschreibung

1. Bewerbungsunterlagen

In Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber den Betriebsrat u.a. vor jeder Einstellung, und Versetzung zu unterrichten. Zugleich hat er dem Betriebsrat die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die Person der Beteiligten zu geben (§ 99 Abs. 1 BetrVG). Zu den vorzulegenden Bewerbungsunterlagen gehören Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild und Zeugnisse des Bewerbers.

Vorzulegen sind die Unterlagen aller Bewerber, auch die der abgelehnten Stellenbewerber (BAG 21.10.2014 - 1ABR 10/13 in NZA 2015/311).

Dabei hat der Arbeitgeber jedoch einen "Sperrvermerk" des Bewerbers zu beachten. Durch diesen Vermerk bittet der Bewerber die Weiterleitung der Unterlagen z.B. an den Betriebsrat zu unterlassen. Allein aus Datenschutzgründen darf die Weiterleitung der Unterlagen an den Betriebsrat nicht verweigert werden (Henssler Willemsen Kalb, Arbeitsrecht Kommentar,11. Aufl. 2024, BetrVG § 99 Rn. Rn. 54). 
Auch die Unterlagen aus Sicht des Arbeitgebers ungeeigneter Bewerber oder mutmaßlich nur zum Schein erfolgter Bewerbungen sind dem Betriebsrat vorzulegen. Bei Einschaltung eines Unternehmensberaters sind dem Betriebsrat alle dem Arbeitgeber von diesem vorsortiert vorgelegten Bewerbungen zu überlassen.

Elektronisch erfasste Bewerberdaten können dem Betriebsrat in Form eines Ausdrucks zur Verfügung gestellt werden. Für die Unterrichtung des Betriebsrats nach § 99 BetrVG eignet sich auch die Einräumung eines elektronischen Leserechts (LAG Sachsen-Anhalt v. 13.10.2022 - 2 TaBV1/22 in NZA-RR 2023,136). Dessen Nutzung erfordert jedoch Hinweise des Arbeitgebers auf dessen Funktionen. 
Ein uneingeschränktes Zugriffsrecht auf ein Bewerbungsmanagement-Tool ist angesichts der darin enthaltenen, den Informationsbedarf des Betriebsrats übersteigenden Angaben, problematisch (siehe Münchner Handbuch Arbeitsrecht, 5. Aufl. 2022, § 340 Rn. 50). Das LAG Köln, Beschluss vom 15.5.2020 - 9 TaBV 12/19 in NZA-RR 2021,76 hält den Arbeitgeber im Rahmen der Unterrichtung nach § 99 BetrVG zu einer uneingeschränkten Einsichtsgewährung für verpflichtet. Dies gelte auch für die Einsicht in die Vermerke der für die Personalgewinnung zuständigen Personen. Diese enthielten Bewertungen und Kommentare. Deren Inhalte seien für die Einstellungsentscheidung von Bedeutung. Das leuchtet ein. Denn anderenfalls wären die Notizen unterblieben.

Der Betriebsrat ist nicht verpflichtet - und auch nicht berechtigt - bei Bewerbern eigene Erkundigungen zur Vervollständigung lückenhafter Informationen einzuholen. Ebenso wenig besteht ein Anspruch des Betriebsrats auf Herstellung von Unterlagen. Nur vorhandene Unterlagen sind dem Betriebsrat zu überlassen. Auch ein Anspruch des Betriebsrats auf Teilnahme an Bewerbungsgesprächen besteht nicht. Der Betriebsrat ist jedoch über deren Inhalt zu unterrichten.  

Nicht zu den vorzulegenden Bewerbungsunterlagen zählen der Arbeitsvertrag (BAG v. 18.10.1988 - 1 ABR 33/87) oder medizinische Ergebnisse von Einstellungsuntersuchungen wohl aber deren Aussage über die gegebene oder fehlende Eignung eines Bewerbers für die in Rede stehende Tätigkeit.

2. Arbeitgeberseitige Unterlagen

Im Zusammenhang mit § 99 Abs. 1 BetrVG bestehen über die Vorlage von Bewerbungsunterlagen hinausgehende Auskunftspflichten des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsrat. Diese sind unter Vorlage erforderlicher Unterlagen zu erfüllen. 
Dabei handelt es sich um solche Unterlagen, die der Arbeitgeber anlässlich einer Bewerbung über die Person des Bewerbers gefertigt hat. Dies sind vor allem Schriftstücke, die der Arbeitgeber allein oder zusammen mit dem jeweiligen Bewerber erstellt hat, um auf ihrer Grundlage seine Auswahlentscheidung zu treffen. Dazu gehören z.B. Personalfragebögen, Ergebnisse standardisierter Interview- oder Prüfungsverfahren und schriftliche Protokolle über Bewerbungsgespräche, nicht aber bloße Notizen.

Die so erstellten und damit vorhandenen Unterlagen muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat körperlich (Erfurter Kommentar, 25. Aufl. 2025, BetrVG § 99 Rn. 21) für maximal 1 Woche überlassen.  Der Betriebsrat kann einer anderen, z.B. elektronischen, Informationsform zustimmen.

Zielt die Bewerbung auf die Einstellung in einen anderen Betrieb desselben Unternehmens (dazu Hess. LAG v. 15.10.2019 - 4 TaBV207/18), so besteht kein Anspruch des Betriebsrats auf Überlassung der Personalakte des Bewerbers. Das folgt aus § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG. Danach entscheidet der Arbeitnehmer und nicht der Arbeitgeber, ob und welchem Mitglied des Betriebsrats er Einsicht in seine Personalakte gewähren will.

Auf die nach § 99 Abs. 1 BetrVG bestehenden weiteren Informationspflichten über die Auswirkungen der geplanten Maßnahme, den in Aussicht genommenen Arbeitsplatz und die vorgesehene Eingruppierung wird hingewiesen.  

Insgesamt kann - wie immer - nur eine vollständige Kenntnis des Tatbestandes eine richtige Entscheidung des Betriebsrats ermöglichen. Die Unterrichtung soll dem Betriebsrat eine verantwortliche (Mit-) Entscheidung bei der personellen Maßnahme ermöglichen (BAG v. 17.6.2008 - 1 ABR 20/07).