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Lexikon
Personalakte

Personalakte

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Redaktion
Stand:  18.7.2023
Lesezeit:  03:00 min

Kurz erklärt

Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters in einer Organisation oder einem Unternehmen betreffen. Sie enthält typischerweise Daten wie den Lebenslauf, Verträge, Arbeitszeugnisse, Beurteilungen, Schulungen und weitere relevante Informationen über die Beschäftigungsdauer. Die Personalakte dient dazu, wichtige Informationen über den Mitarbeiter zu speichern und ermöglicht einen strukturierten Zugriff für Personalverwaltungszwecke und rechtliche Angelegenheiten.

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Begriff

Jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebs, die einen Bezug zu dem Arbeitsverhältnis aufweisen und an deren Aufnahme eine der Parteien des Arbeitsverhältnisses ein Interesse hat.

Erläuterung

Zur Personalakte gehörende Unterlagen

Unter den Begriff der Personalakte fallen auch die in elektronischen Datenbanken gespeicherten Personaldaten, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke der Personalinformation oder -maßnahme zurückgreifen kann. Auch Sonder- oder Nebenakten sind Bestandteil der Personalakte. Unerheblich ist, an welcher Stelle oder in welcher Form sie geführt werden. Die Führung von Geheimakten ist unzulässig. Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass in den Hauptpersonalakten Hinweise auf geführte Sonderakten oder an anderer Stelle abgelegte Vorgänge angebracht werden. Nicht zu den Personalakten gehören Aufzeichnungen und Unterlagen des Betriebsarztes, die wegen der ärztlichen Schweigepflicht (§ 8 Abs. 1 S. 2 ASiG) auch dem Arbeitgeber nicht zugänglich sind. Der Arbeitnehmer selbst hat nur Anspruch auf Mitteilung des Ergebnisses einer medizinischen Untersuchung (§ 3 Abs. 2 ASiG). Sofern in die Personalakte sensible Gesundheitsdaten aufgenommen werden, sind diese gesondert vor einer unbefugten Kenntnisnahme zu sichern. Dies kann z.B. durch die Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag geschehen (BAG 12.9.2006 - 9 AZR 271/06).

Inhalte

Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis besteht. Der Arbeitgebers hat dafür Sorge zu tragen, dass die Personalakte ein richtiges Bild des Arbeitnehmers in den arbeitsrechtlich relevanten Beziehungen vermittelt (vgl. BAG v. 25.2.1959 - 4 AZR 549/57). In der Personalakte werden vor allem aufbewahrt:

  • Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen (z. B Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Stellenbeschreibung, Erklärungen zu Nebenbeschäftigungen, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen),
  • Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen (z. B. Krankassenunterlagen, Sozialversicherungsausweis, Lohn- und Gehaltsbescheinigungen),
  • Kopien amtlicher Urkunden (z. B. Fahrerlaubnis, Schwerbehindertenausweis, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Heiratsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder).
  • Sonstige Unterlagen (z. B. Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht, Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, Protokolle über Mitarbeitergespräche, Weiterbildungsmaßnahmen).

Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass Personen nicht unberechtigt Einblick in diese Akte nehmen können. Grundsätzlich sollten nur die mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeiter Zugriff erhalten.

Einsichtsrecht der Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer ist jederzeit während der Arbeitszeit und auch ohne das Vorliegen eines Grundes berechtigt, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Die Herausgabe von Unterlagen aus der Personalakte kann er nicht verlangen, kann sich aber Notizen und Kopien machen. Die Regelung begründet jedoch keinen Anspruch des Arbeitnehmers auf Einsichtnahme unter Hinzuziehung eines Rechtsanwalts. Der Arbeitnehmer hat ausreichend Gelegenheit, anhand der gefertigten Kopien den Inhalt der Personalakten mit seinem Rechtsanwalt zu erörtern (BAG v. 12.7.2016 - 9 AZR 791/14). Das Einsichtsrecht besteht bezüglich aller Aufzeichnungen einschließlich Karteikarten, die sich mit seiner Person und dem Inhalt der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen. Sofern Nebenakten geführt werden, hat der Arbeitnehmer auch hierfür ein Einsichtsrecht. Sind Personalakten in Datenbänken gespeichert, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ausdruck aller über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten, und zwar in verständlicher Form. Der Arbeitnehmer ist berechtigt, schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Personalakte, (z. B. Stellungnahmen zu Beurteilungen, Gegenvorstellung zur Abmahnung abzugeben, die auf sein Verlangen der Akte beizufügen sind (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Sie sind an derselben Stelle wie der Vorgang selbst abzulegen. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Seiten der Personalakte durchnummeriert (BAG 16.10.2007 - 9 AZR 110/07). Der Arbeitnehmer hat auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein berechtigtes Interesse daran, den Inhalt seiner fortgeführten Personalakte auf ihren Wahrheitsgehalt zu überprüfen. Daher muss auch dem ehemaligen AN des Betriebs nach dem Grundsatz der informationellen Selbstbestimmung das Einsichtsrecht in seine Personalakte eingeräumt werden (BAG v. 16.11. 2010 - 9 AZR 573/09).

Das Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte kann nur der Arbeitnehmer selbst ausüben. Er kann es grundsätzlich nicht auf Dritte, auch nicht auf einen bevollmächtigten Rechtsanwalt oder Gewerkschaftssekretär übertragen. Nur in Ausnahmefällen kann das Einsichtsrecht von einem konkret bevollmächtigten Dritten ausgeübt werden. Dies kommt in Betracht, wenn der Arbeitnehmer unverschuldet verhindert ist, das Einsichtsrecht wahrzunehmen (etwa bei Krankheit oder Auslandsaufenthalt) und eine sofortige Einsichtnahme erforderlich ist. Der Arbeitgeber kann dann unter Fürsorgegesichtspunkten dazu verpflichtet sein, Dritten die Einsichtnahme zu erlauben (LAG Schleswig-Holstein v. 17.4.2014 - 5 Sa 385/13). Der Arbeitnehmer kann ein Mitglied des Betriebsrats bei der Einsichtnahme hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). „Hinzuziehen“ bedeutet, dass nur gemeinsam Einsicht genommen werden darf.

Entfernung von Unterlagen

Personalakten sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die Arbeitsverhältnisse der Arbeitnehmer geben. Ein Arbeitnehmer kann deshalb nur in Ausnahmefällen die Entfernung auch solcher Aktenvorgänge verlangen, die auf einer richtigen Sachverhaltsdarstellung beruhen. Ein solcher Fall liegt vor, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass die weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist. Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung einer Abmahnung aus einer Personalakte besteht, wenn sie

  • inhaltlich unbestimmt ist,
  • unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
  • auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder
  • den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt (z. B. einmal fünf Minuten zu spät zur Arbeit zu kommen).

Sie ist zudem zu entfernen, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht (BAG v. 19.7.2012 - 2 AZR 782/11).

Bezug zur Betriebsratsarbeit

Der Betriebsrat kann im Rahmen seiner Aufgaben nicht die Vorlage der gesamten Personalakte eines Arbeitnehmers verlangen. Im Einzelfall hat der Arbeitgeber konkrete Auskünfte aus der Personalakte zu erteilen, wenn sie für die Aufgabenerfüllung des Betriebsrats erforderlich sind (BAG v. 20.12.1988 - 1 ABR 63/87). Gleichwohl ist mit Einverständnis des Arbeitnehmers die Einsichtnahme in dessen Personalakte durch ein Betriebsratsmitglied zulässig. Zieht der Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme in die Personalakte ein Mitglied des Betriebsrats hinzu, so hat es über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Der Betriebsrat kann Einzelheiten des Einsichtsrechts der Arbeitnehmer in ihre Personalakten (Häufigkeit, Voranmeldung, Ort usw.) in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung regeln (§ 88 BetrVG).

Unsere Videotipps zum Thema

Mitbestimmung bei der Personalentwicklung: Interview mit Anneli Gabriel

Personelle Einzelmaßnahmen: Ihr Recht als Betriebsrat auf Information

Rechtsquelle

§ 83 BetrVG

Seminare zum Thema:
Personalakte
Fit in personellen Angelegenheiten Teil III
Umgang mit Lebenskrisen von Kollegen
Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit, Sabbatical
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