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Organisation ist alles: Das Sekretariat des Betriebsrats

Anspruch und Aufgaben der BR-Assistenz

In Gremien etwa ab einer Größe von 11 Mitgliedern läuft ohne sie nichts: Die Assistenz des Betriebsrats ist eine wichtige Stütze für ein gut funktionierendes Betriebsratsgremium. Aber welche Aufgaben übernimmt eine Assistenz im Betriebsratsbüro eigentlich? Und welche Voraussetzungen sollte sie mitbringen? Einen Überblick über die vielseitigen Tätigkeiten der Betriebsratsassistenz und die entsprechenden Anforderungen haben wir hier für Sie zusammengestellt – inklusive einer möglichen Stellenbeschreibung für eine solche Position.

Gabriele Lengauer | ifb-Bildungsreferentin | © ifb

Gabriele Lengauer | ifb

Susanne Helmer | ifb

Stand:  19.2.2024
Lesezeit:  06:15 min

Wann hat der Betriebsrat Anspruch auf eine Assistenz? 

Der Betriebsrat ist nicht verpflichtet, sämtliche Bürotätigkeiten selbst zu erledigen. Gerade in etwas größeren Gremien kann der „Papierkram“ schnell sehr zeitintensiv werden. Deswegen gibt es auch in § 40 Abs. 2 BetrVG den Anspruch des Betriebsrats, geeignetes Büropersonal beim Arbeitgeber zu beantragen. 

Zusätzliches Personal, das dem Betriebsrat „Standardaufgaben“ abnimmt und so insbesondere den Vorsitzenden entlastet, ist im Wesentlichen etwas für große Gremien in Unternehmen mit vielen hunderten oder tausenden Beschäftigten. 

Doch wie immer bei Ansprüchen nach § 40 Abs. 2 BetrVG kommt es bei der Erforderlichkeit einer Assistenz alleine auf den tatsächlichen Arbeitsaufwand an. Gremiengröße und Anzahl der Arbeitnehmer im Betrieb sind nur ein erster Hinweis. Die Arbeit moderner Betriebsräte ist oft vielfältig und je nach Unternehmen unterschiedlich gelagert. Vergleichsweise kleine Betriebe mit komplexen Strukturen können für Betriebsräte mehr Arbeit bedeuten als beispielsweise ein großes Unternehmen mit eher konservativem Aufbau. Betriebsänderungen, keine Tarifbindung, hohe Personalfluktuation etc. können weiteren erheblichen Arbeitsaufwand für Betriebsräte verursachen. Solche Faktoren haben oft nichts mit der Betriebsgröße zu tun. Eine feste Gremiumsgröße, ab wann Ihnen als Betriebsrat eine Assistenz zusteht, gibt es daher nicht. Ob und in welchem Umfang ein Anspruch gegeben ist, hängt vom tatsächlichen Arbeitsaufwand ab.

Tipp: 

Bei der Orientierung hilft jedoch folgende Faustformel: Ab einem 11er Gremium lässt sich die Erforderlichkeit einer Vollzeitkraft meist gut begründen.

Aber auch kleinere Gremien sollten sorgfältig prüfen, ob die Bestellung einer Bürokraft erforderlich und sinnvoll ist. Denn es gibt auch die Möglichkeit, dass dem Betriebsrat eine Assistenz stundenweise, also eine Teilzeitkraft, zur Verfügung gestellt wird. 

Übrigens: 

Der Arbeitgeber kann die Überlassung einer Schreibkraft nicht mit der Begründung verweigern, er habe dem Betriebsrat bereits einen PC zur Verfügung gestellt. Das Gremium entscheidet selbst, wie und mit welchen Mitteln es seine Aufgaben wahrnimmt. Allerdings muss es auf die finanzielle Belastung für den Arbeitgeber Rücksicht nehmen. 

In 3 Schritten zur Assistenz des Betriebsrats 

Wer wählt das Personal für das BR-Büro aus? Als Betriebsrat können Sie keine Arbeitnehmer einstellen und auch keine Arbeitsverträge abschließen. Daher bestimmt der Arbeitgeber, wer Ihrem Gremium als Assistenz überlassen wird. Bei der Auswahl des Büropersonals haben Sie aber ein Mitspracherecht. Daher können Sie als Betriebsrat eine vom Arbeitgeber vorgeschlagene Person ablehnen, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen der Bürokraft und dem BR-Gremium gestört ist. 

So gelangen sie in 3 Schritten zu Ihrer Assistenz: 

  1. Finden Sie heraus, ob Sie einen Anspruch auf Unterstützung durch eine Assistenz haben
    Schreiben Sie hierzu Ihren Arbeitsaufwand so genau wie möglich auf. Überprüfen Sie, wie viele Stunden Sie für welche (Büro-)Tätigkeit aufbringen. Je mehr Sie hier anführen können, umso leichter können Sie die Erforderlichkeit begründen. 
  2. Fassen Sie in der BR-Sitzung den Beschluss und informieren Sie Ihren Arbeitgeber
    Begründen Sie in dem Beschluss ausführlich gemäß dem aufgelisteten Arbeitsaufwand, warum und in welchem Umfang Sie eine Assistenz benötigen.  
  3. Nutzen Sie Ihr Mitspracherecht bei der Auswahl der Assistenz
    Besprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wie die Stelle ausgeschrieben wird oder wer dafür in Betracht kommt.

Tipp: Eine Musterstellenausschreibung finden Sie hier als Download. 

Muster Stellenbeschreibung Assistenz

Vielleicht haben Sie aber auch schon eine bestimmte Person im Blick? Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber darüber – denn Ihre Assistenz sollte bereits von Anfang an das Vertrauen des Betriebsrats genießen! 

Welche Rechtsstellung hat die Assistenz des Betriebsrats? 

Die Assistenz des Betriebsrats ist Arbeitnehmer des Betriebs. Der Arbeitsvertrag besteht zwischen dem Arbeitgeber und der Assistenz. Allerdings wird dem Betriebsrat das Weisungsrecht gegenüber der Assistenz übertragen. Das bedeutet, dass Sie als Betriebsrat selbstständig darüber entscheiden dürfen, welche konkreten Aufgaben Sie der Assistenz zuweisen. Wenn die Assistenz nur teilweise für das BR-Gremium arbeitet, besteht das Weisungsrecht anteilig zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat.

Welche Aufgaben übernimmt die Assistenz des Betriebsrats? 

Zunächst fallen im BR-Büro natürlich die klassischen Sekretariatsaufgaben an. Dazu gehören administrative Tätigkeiten wie 

  • Postbearbeitung 
  • Ablage 
  • Terminplanung und -koordination 
  • Reisevorbereitungen 
  • Erstellen von Präsentationen u. ä. 

Wie jede Assistenz ist aber auch die Assistenz des Betriebsrats ein bisschen „Mädchen für alles“ – sie hat gleich mehrere Rollen inne und entsprechend viel zu jonglieren. So unterstützt die Assistenz den Betriebsratsvorsitzenden z. B., wenn es darum geht, die Betriebsratssitzung vorzubereiten und zur Sitzung zu laden. 

Außerdem führt sie Protokoll, ist Anlaufstelle für die verschiedenen Ansprechpartner des Betriebsrats und unterstützt Ihr Gremium bei der Öffentlichkeitsarbeit. 

Sie organisiert und koordiniert also alle anstehenden Aufgaben, damit sich der Vorsitzende und die Betriebsratsmitglieder auf inhaltliche Themen konzentrieren können. Das klingt banal, bedeutet aber, dass die Assistenz über ein enorm gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick verfügen muss, um den Betriebsratsmitgliedern den Rücken freizuhalten.

Welche Kompetenzen sind erforderlich? 

Wichtige Voraussetzung ist natürlich zunächst ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen, um vor allem die üblichen Sekretariatsaufgaben effektiv erledigen zu können. Aber auch „Soft Skills“ wie Stressresistenz, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie organisiertes Arbeiten sind unabdingbar. Denn als Bindeglied zwischen Belegschaft, Arbeitgeber und den Gremien des Betriebsrats arbeitet die BR-Assistenz mit Ansprechpartnern aller (Führungs-) Ebenen zusammen und sitzt damit permanent zwischen den Stühlen.  

Unerlässlich sind Zuverlässigkeit, Loyalität und vor allem Diskretion. Zwar unterliegt die Assistenz des Betriebsrats nicht der Geheimhaltungspflicht nach § 79 BetrVG, sie ist aber auf Grund ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht zur Verschwiegenheit verpflichtet. Gerade im Betriebsratsbüro landen zwangsläufig viele vertrauliche Daten. Der Betriebsrat lebt schließlich davon, über unternehmerische und betriebliche Vorgänge informiert zu werden. Aber nur wer vertrauenswürdig und zuverlässig ist, kann erwarten, dass sowohl der Arbeitgeber als auch die Belegschaft ihm das gewünschte Vertrauen entgegenbringen. Das gilt natürlich gleichermaßen für das „Nadelöhr“ Betriebsratsbüro, durch das diese Informationen fließen. 

Weiterhin macht es Sinn, wenn die Assistenz des Betriebsrats zumindest Basiskenntnisse im Betriebsverfassungsrecht mitbringt oder sich durch entsprechende Schulungen aneignet. Auch wenn viele Aufgaben, wie z. B. die Ladung zur Betriebsratssitzung, eigentlich dem Betriebsratsvorsitzenden obliegen, kommt es in der Praxis häufig vor, dass die Assistenz diese übernimmt oder zumindest den Vorsitzenden dabei unterstützt. Auch beim Protokollieren der Betriebsratssitzung müssen Formfehler vermieden werden – denn Protokolle machen die Tätigkeit des Betriebsrats transparent, nachvollziehbar und vor allem rechtssicher. Hier kann sich Unwissenheit schnell rächen.

Gibt es einen Schulungsanspruch für die Assistenz des Betriebsrats? 

Da die Assistenz des Betriebsrats selbst kein Betriebsratsmitglied ist, gilt hier nicht der Schulungsanspruch nach § 37 Abs. 6 BetrVG. Allerdings muss die Assistenz natürlich über die notwendigen Kenntnisse verfügen, damit sie die anstehenden Aufgaben auch erfüllen kann. Fehlen entsprechende Kenntnisse, so kann auch die Assistenz Schulungen besuchen. 

Als Betriebsrat müssen Sie dazu für die jeweilige Schulungsteilnahme der Assistenz einen Beschluss fassen und die Schulung beim Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 BetrVG bestellen. 

Für die Beurteilung der Erforderlichkeit der jeweiligen Schulung geltend die allgemeinen Regeln wie beim Schulungsanspruch von Betriebsräten.

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