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Die Kunst der digitalen Kommunikation: Mit Anrede und Gruß zur Sympathie

Warum 'Hallo' und 'Tschüss' mehr bewirken, als Sie denken!

Der Ton macht die Musik! Wir alle kennen dieses Sprichwort, aber in der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation vergessen wir es manchmal. Nehmen wir uns die Zeit, genauer hinsehen und zu ergründen, warum eine herzliche Anrede und ein freundlicher Gruß auch im virtuellen Austausch eine Rolle spielen, welche Stile es gibt, aber auch: warum Sie das als Betriebsrat betrifft.

Stand:  24.10.2023
Lesezeit:  02:30 min
digitale Kommunikation | © AdobeStock | ViDi Studio

E-Mail, Chat, SMS: Unsere Kommunikation läuft heutzutage zu großen Teilen digital ab. Das ist nichts Neues, aber es bedeutet, dass wir tagtäglich in die Tiefen des Tastaturgetrommels eintauchen, um mal eben dem Kollegen, der Freundin oder dem Vorgesetzten zu schreiben. Da ist dieser Arbeits- und Zeitdruck, der uns manchmal zu knappen, kryptischen und seltsam unverständlichen Sätzen verleitet. Anrede? Pah, Zeitverschwendung! Abschiedsgruß? Überflüssig! Aber, halt mal – auch in der digitalen Welt kann ein schneller Wortwechsel Emotionen auslösen. Also, lassen Sie uns gemeinsam in diese Welt des alltäglichen digitalen Geschreibsels eintauchen und den Wert der richtigen Ansprache beleuchten.

Die richtige Anrede für den richtigen Zweck

Beginnen wir mit der Anrede. Hier haben wir die Qual der Wahl zwischen neutral, modern, konservativ oder locker, abhängig davon, an wen unsere Nachricht gerichtet ist und welchen Effekt wir erzielen möchten. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Exportunternehmen, und Sie bekommen diese Nachricht morgens früh über Teams, noch bevor Sie Ihren ersten Schluck Kaffee hatten:

  1.  "@Julia, habe heute keine Zeit für das Kundentelefon. Mach du das bitte!"

Hier sind zwei weitere Varianten in verschiedenen Stilen:

  1.  "Guten Morgen (liebe) Julia, der Chef hat mich heute ins Lager beordert. Könntest du bitte das Kundentelefon für mich übernehmen? Vielen Dank. Liebe Grüße Martin."
  2.  "Hi Julia, ich muss laut Chef ins Lager. Bitte übernehme das Kundentelefon für mich. Merci! LG Martin."

Lassen Sie diese Bitten kurz auf sich wirken. Was empfinden Sie bei 1, 2 oder 3? Kann es sein, dass Ihnen die erste Nachricht den Morgenkaffee-Genuss vermiest? Sicherlich hängt viel von Ihrer Beziehung zu Ihrem Kollegen ab, aber Sie fühlen sich in den Nachrichten mit Anrede und Gruß mit Sicherheit respektiert und gesehen. Die Kommunikation erhält dadurch Nähe und Wertschätzung. Und wer möchte das nicht?

Zusammenfassung: Die richtige Ansprache hängt ab von ...
•    dem Empfänger,
•    dem Anlass,
•    der Beziehung zur adressierten Person.

Die Anrede in Ihrer digitalen Kommunikation ist das Erste, was Ihr Gegenüber zu Gesicht bekommt.

Betrachten wir die einzelnen Stile

Stimmen Sie mir bis hierhin zu? Dann denken Sie daran, dass die Anrede in Ihrer digitalen Kommunikation das Erste ist, was Ihr Gegenüber zu Gesicht bekommt. Sie bestimmt nicht nur den ersten Eindruck, sondern beeinflusst auch die Stimmung, mit der Ihr Text gelesen wird. Diese verschiedenen Möglichkeiten werden Ihnen sicherlich bei Ihrer nächsten Anrede helfen, ganz gleich, welches Medium Sie verwenden.

Höflich bis konservativ (für weniger vertraute Empfänger)

Sehr geehrte (r) Frau/Herr, ...
Diese Anrede ist nach wie vor korrekt, besonders in Geschäftskontexten und Behörden. Wenn Sie den Namen kennen, verwenden Sie ihn. Falls die Person einen Titel hat, gehört dieser ebenfalls dazu.

Erwarten Sie nicht gleich eine Antwort, wenn es um geschäftliche Anfragen geht.

Moderne Anreden sind im Trend

Je nach Branche und Anfrage hat sich eine moderne Form der Anrede etabliert. Ein freundliches “Guten Tag Herr/Frau..." kommt immer gut an. Abhängig von der Tageszeit kann auch ein freundliches "Guten Morgen..." oder "Guten Abend" helfen, eine erste Beziehung zum Leser aufzubauen. Doch erwarten Sie nicht gleich eine Antwort, wenn es um geschäftliche Anfragen geht. Ob Ihr Empfänger ein Frühaufsteher im Büro ist oder ein später Vogel, bleibt abzuwarten.

Lockerer Umgang mit Freunden und Kollegen

Egal, wie nahe Sie sich zur Person fühlen, die richtige Anrede kann den Ton in Ihrer Kommunikation bestimmen. Hier haben wir die Qual der Wahl zwischen "Liebe(r) Vorname," "Liebe(r) Vorname und Nachname" und "Liebe(r) Frau/Herr Nachname." Wenn Ihre Beziehung freundschaftlich ist, reicht oft ein einfaches "Hallo, Vorname" aus. Bei der jüngeren Generation ist auch ein lockeres "Hi, Vorname" beliebt.

Geschlechtsneutrale Anrede gefällig?

Bei einer geschlechtsneutralen Anrede lassen Sie einfach die geschlechtsspezifische Anrede wie "Herr" oder "Frau" weg. Ein schlichtes "Guten Tag Max Mustermann" reicht völlig aus. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie unsicher sind, ob sich hinter einem kreativen oder internationalen Vornamen ein Mann oder eine Frau verbirgt. So können Sie nichts falsch machen.

Die Würze der digitalen Kommunikation

Wenn Sie es jetzt schaffen, Ihrem virtuellen Austausch noch freundliche Abschiedsworte hinzuzufügen, dann werden Sie merken, dass auch die Mensch- Maschine-Kommunikation Nähe, Respekt und Freude auslösen können. Setzen Sie Sahnehäubchen wie Herzliche Grüße oder Beste Grüße an das Ende ihres Textes. 

Hier noch weitere Möglichkeiten:

  1. Mit freundlichen Grüßen – eher klassisch.
  2. Viele Grüße – wird oft genutzt.
  3. Liebe Grüße – liebevoll für Freunde und gute Kollegen.
  4. Schöne Grüße – eher unverbindlich.

Vergessen Sie nicht, dass der Umgangston einen erheblichen Einfluss auf die Stimmung im Unternehmen und die Unternehmenskultur hat.

Als Betriebsrat mit gutem Beispiel voran

Wenn bei Ihnen im Unternehmen der Umgangston eher der ersten Version des Beispiels folgt, dann können Sie mit Ihrer digitalen Kommunikation ein Zeichen setzen. Vergessen Sie nicht, dass der Umgangston, ob virtuell oder nicht, einen erheblichen Einfluss auf die Stimmung im Unternehmen und die Unternehmenskultur hat. Sprechen Sie den Umgangston freundlich in der nächsten Betriebsversammlung an, liefern Sie Beispiele und appellieren Sie an die Belegschaft, sich mehr Zeit füreinander zu nehmen. Denn jeder profitiert von einem guten Miteinander, Freundlichkeit, Respekt und Wertschätzung.

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