Künstliche Intelligenz für bessere Meetings: Die Zukunft der Zusammenarbeit?

Was macht ein KI-Assistent für Meetings?

Ein KI-Meeting-Assistent ist wie ein unsichtbarer Sekretär, der im Hintergrund arbeitet und mögliches Chaos in geordnete Bahnen lenkt. Er scannt Kalender, schlägt passende Termine für die Beteiligten vor und erstellt automatisch eine Agenda. Während des Meetings hört er aufmerksam zu, transkribiert das Gesagte in Echtzeit und markiert die wichtigsten Punkte. Und das bei Digitalen, Hybrid-oder Präsenzmeetings! Kollege KI könnte sogar gleich stellvertretend an einem Meeting teilnehmen – bei globalen Meetings wegen der verschiedenen Zeitzonen ein echter Vorteil. Übersetzungen? Kein Problem. Das erledigt er in Sekundenschnelle!
 
Nach der Besprechung fasst er Ergebnisse zusammen, verschickt To-do-Listen und erinnert freundlich an offene Aufgaben. Manche KI-Modelle können sogar Stimmen erkennen, Sprecher identifizieren und Stimmungen analysieren. Ob man das wirklich will, ist eine andere Frage. Der KI-Assistent vergisst garantiert nichts und schreibt fleißig mit, selbst wenn die halbe Besetzung des Meetings geistig woanders ist.

Was kann eine KI für Meetings wirklich leisten?

Ein guter KI-Meeting-Assistent nimmt Arbeit ab, bevor, während und nach dem Meeting. Hier sind die wichtigsten Funktionen:

Vor dem Meeting

• Terminplanung – Findet den besten Termin für alle, berücksichtigt Zeitzonen und Kalenderverfügbarkeiten.
• Agenda-Erstellung – Erstellt selbstständig eine Meeting-Agenda basierend auf früheren Meetings oder menschlichen Vorgaben.
• Teilnehmerliste – Stellt sicher, dass die richtigen Personen eingeladen werden.
• Dokumentenfreigabe – Verteilt relevante Unterlagen vorab, damit sich alle vorbereiten können.
• Benachrichtigungen – Schickt Erinnerungen, damit niemand das Meeting vergisst.

Während des Meetings

• Transkription – Erstellt ein Live-Protokoll, damit kein Wort verloren geht.
• Aufzeichnung – Zeichnet das Meeting auf und speichert es zur späteren Ansicht.
• Stichwortsuche – Macht das Protokoll durchsuchbar, um schnell wichtige Passagen zu finden.
• Diskussionsanalyse – Erkennt Sprecherwechsel, fasst Kernaussagen zusammen und kann Stimmungen analysieren.

Nach dem Meeting

• Notizen – Fasst die wichtigsten Punkte selbstständig zusammen.
• Aufgabenliste – Weist To-dos direkt den richtigen Personen zu.
• Follow-up – Erstellt eine Nachfass-E-Mail mit Zusammenfassung und nächsten Schritten.
• Dokumentenfreigabe – Stellt Protokolle und relevante Dokumente für alle Beteiligten oder gewünschten Personen bereit.
• Benachrichtigungen – Erinnert an offene Aufgaben und nächste Meetings.

Manche KI-Assistenten analysieren sogar die Meeting-Effizienz und geben Tipps zur Optimierung. Leider können sie aber noch keine langwierigen, leidenschaftlichen Fachgespräche stoppen – da müssen wir (noch) selbst ran.

Der Vorteil der KI-Assistenz: „Das habe ich nie gesagt!“-Behauptungen lassen sich jetzt blitzschnell widerlegen. Der Nachteil: Lustige Anekdoten und ein lockerer Plauderton unter Kollegen könnten auf der Strecke bleiben.

Datenschutz: Wo liegen die Risiken?

Bis jetzt klingt die Unterstützung durch einen KI-Meeting-Assistenten sehr hilfreich. Sie können uns eine Menge unbeliebte Aufgaben abnehmen – aber sie sammeln und verarbeiten auch viele Daten. Und genau hier gibt es einige Risiken:

1. Speicherung und Verarbeitung der Daten
   Viele KI-Assistenten speichern Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte in der Cloud, was praktisch, aber auch kritisch ist. Wo genau werden die Daten gespeichert? Wer hat Zugriff? Unternehmen mit strengen Datenschutzrichtlinien setzen daher lieber auf On-Premises-Lösungen, bei denen Daten lokal verarbeitet werden.
    
2. Zugriff auf sensible Gesprächsinhalte – wer darf die Daten nutzen?
   Meeting-Protokolle enthalten oft vertrauliche Informationen – von Unternehmensstrategien bis hin zu Personalentscheidungen. Die große Frage: Wer kann diese Daten einsehen? Wird das Gesagte nur intern genutzt oder könnte die KI die Daten für eigene Zwecke analysieren? Zum Beispiel kann der Copilot von Microsoft theoretisch alles und ist damit zur Überwachung für den Arbeitgeber zu fast allem Gesagten und zu allen Reaktionen der Teilnehmer geeignet.Transparente Regelungen sind hier wichtig und ein wirklich gut funktionierendes Rechtekonzept ist sehr komplex. In der Praxis ist es oft fehlerhaft und wenig überschaubar.
    
3. Manipulationsrisiken durch KI-generierte Zusammenfassungen
   KI-Assistenten fassen Meetings automatisch zusammen – doch wer garantiert, dass wirklich alle wichtigen Punkte korrekt erfasst werden? Missverständnisse oder Verzerrungen könnten zu falschen Entscheidungen führen. Besonders heikel wird es, wenn sich jemand auf eine fehlerhafte KI-Zusammenfassung verlässt, anstatt das gesamte Meeting nachzuhören. Überprüfen der Sitzungsverantwortlichen ist also Pflicht, damit Anwendern fachliche Sicherheit haben.
    
4. Compliance-Anforderungen (DSGVO, betriebliche Regelungen)
   In Europa gelten strenge Datenschutzvorgaben – Stichwort DSGVO. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende über die Datenerfassung informiert sind. Eine Zustimmung der Beschäftigten reicht dabei in der Regel nicht aus – denn sie ist meist nicht freiwillig, vor allem wenn der Chef Druck macht. Statt auf Einwilligungen zu setzen, sollten klare betriebliche Regelungen gefunden werden. Auch der Betriebsrat spielt hier eine wichtige Rolle: Er kann mitbestimmen, welche KI-Funktionen erlaubt sind und welche nicht.

Doch nicht nur die Speicherung und Nutzung der Daten ist ein sensibles Thema – einige KI-Tools gehen noch weiter und analysieren sogar Gesichter und Stimmungen. Aber wie funktioniert das eigentlich, und welche Probleme bringt das mit sich?

Fit, müde oder schlecht drauf: Gesichtsanalyse & Stimmungsdetektion in Meetings

KI-Meeting-Assistenten analysieren nicht nur das Gesagte, sondern auch, wie es gesagt wird. Sie erkennen Mimik, Blickverhalten und Sprachmerkmale, um die Stimmung der Teilnehmenden einzuschätzen.

Zum Beispiel kann die KI ein Stirnrunzeln als Frustration deuten oder schnelles Sprechen als Aufregung. Sie kann sogar feststellen, ob jemand dem Meeting folgt oder abgelenkt ist. Datenschutzrechtlich liegen hier besondere Bestimmungen vor. Emotionale Zustände fallen unter "besondere Kategorien" personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, deren Verarbeitung strengen Auflagen unterliegt – insbesondere der Einwilligung der Betroffenen.

Ebenso fällt es unter Art. 4 Nr. 14 DSGVO: „Biometrische Daten“ mit speziellen technischen Verfahren gewonnene personenbezogene Daten zu den physischen, physiologischen oder verhaltenstypischen Merkmalen einer natürlichen Person, die die eindeutige Identifizierung dieser natürlichen Person ermöglichen oder bestätigen, wie Gesichtsbilder oder daktyloskopische Daten.

Das bedeutet, dass Unternehmen nicht ohne weiteres solche Daten speichern oder auswerten dürfen. Auch der wirkliche Nutzen sollte gut hinterfragt werden. Leider sieht die Praxis mit einer Einwilligung im Arbeitsverhältnis oft anders aus, da Arbeitnehmer bei der Einführung der Systeme mit solchen Funktionen oft nicht die Wahl haben.

Ist der Betriebsrat bei der Einführung zu beteiligen?

Sie als Betriebsrat haben bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) klare Mitbestimmungsrechte, die im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verankert sind. Besonders wichtig ist das Informations- und Beratungsrecht nach § 90 BetrVG, das Ihnen als Betriebsrat das Recht gibt, frühzeitig und umfassend über geplante KI-Einsätze informiert zu werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Sie über die Einführung und die potenziellen Auswirkungen von KI zu informieren, bevor diese im Unternehmen eingesetzt wird.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Mitbestimmungsrechte - insbesondere bei der Einführung von Technologien, die das Verhalten der Arbeitnehmer überwachen. 

Und ein Meeting KI-Assistent fällt unter diese Mitbestimmungsrechte:

• Technische Überwachungseinrichtungen: Wenn KI zur Überwachung des Verhaltens der Mitarbeiter eingesetzt wird, etwa durch Gesichtserkennung oder Stimmungsanalysen, hat der Betriebsrat mitzubestimmen. Es reicht die bloße Eignung und das trifft auf nahezu jedes KI-System zu. Dies ist in § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG festgelegt, wo es um die Mitbestimmung bei der Einführung von technischen Einrichtungen die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet sind, geht. 

Fazit: KI-Meeting-Assistenten bieten sicher ein großes Potenzial, um die Effizienz von Meetings zu steigern. Ihre Einführung erfordert jedoch klare Regeln und transparente Prozesse, um sicherzustellen, dass die Technologie verantwortungsvoll genutzt wird und Datenschutz sowie ethische Standards eingehalten werden.
Neben der Berücksichtigung von Datenschutzfragen ist es auch wichtig, die Mitarbeiter umfassend zu schulen. Laut Artikel 4 der EU-KI-Verordnung müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dafür sorgen, dass ihre Belegschaft über die nötigen technischen Kenntnisse und Erfahrungen verfügt, um die Technologie verantwortungsvoll einzusetzen. Ein gut geplanter und verantwortungsvoller Einsatz von KI – gemeinsam gestaltet von Betriebsrat und Unternehmer – ist ein wichtiger Schritt in eine zukunftsfähige Arbeitswelt. (sw)