Der Jahresstart: Zeit für digitalen Frühjahrsputz
Tom, ein ausgesprochen engagierter Betriebsrat, beginnt das Jahr mit einem digitalen Frühjahrsputz. Eigentlich hat sich sein BR-Gremium ja vorgenommen, dass das E-Mail-Postfach nicht wieder so chaotisch überläuft. Aber die tägliche Arbeit im Betrieb und die vorrangige Betriebsratsarbeit haben das Vorhaben immer weiter hinausgeschoben. Wenn nicht jetzt zu Beginn des Jahres aufräumen, wann dann? Also: Tasse Kaffee geschnappt, und los geht´s! Tom sortiert erstmal alte E-Mails, löscht unwichtige Nachrichten und legt wichtige Dokumente in thematischen Ordnern ab. Das ist schon mal der erste Schritt zum sauberen E-Mail-Postfach!
Die wichtigsten Schritte für einen sauberen Start:
- Archivieren statt horten: E-Mails, die nicht mehr akut sind, wandern ins Archiv.
- Unnötige Nachrichten löschen: Spam, Newsletter und überflüssige Massenmails im Postfach? Löschen und ab in den digitalen Papierkorb.
- Ordnerstrukturen anpassen: Tom erstellt verschiedene Ordner mit Themen wie „Termine“, „Zu- und Absagen“, „Anfragen“, „Abstimmungen“ oder „Dokumentation“ usw.
- Regeln erstellen: Gerade für die Zu- und Absagen der Sitzungen ist effizient, die Nachrichten per erstellter Regel automatisch im richtigen Ordner verschwinden zu lassen.
Regeln erstellen - so wird´s gemacht!
- Ordner erstellen
- Nachricht Ab- und Zusage anklicken- rechte Mousetaste
- Regeln anklicken
- Auswahl – Nachrichten von dieser Adresse immer ins Postfach „Ab- und Zusagen“ verschieben anklicken
- Fertig!
Alltägliche Routinen für den Posteingang
Eigentlich wissen Tom und seine Betriebsratskollegen, dass Ordnung im Postfach keine einmalige Aktion sein darf. Es muss zur Routine werden! Das hatten sich alle BR-Mitglieder in der letzten Sitzung auf die Fahne geschrieben. Aber immer steht die Frage im Raum – wer machts und wann? Auch wenn Tom bislang kein Vorbild war, er weiß, wie es geht. Und er gibt sein Wissen gerne weiter und stimmt mit den Kollegen zusätzlich einen Postdienst ab. In einem rollierenden System ist jeder aus dem Gremium mal dran – ob pro Woche oder Wochentag. Und wer krank oder verhindert ist, muss für Ersatz sorgen.
Hier sind einige erprobte Tipps:
- E-Mails im Block bearbeiten: Statt jede Nachricht sofort zu lesen, legt Tom feste Zeiten fest, z. B. morgens und vor Feierabend. Zu diesen Zeiten sind die BR-Nachrichten dran.
- Das E-Mail-Pingpong vermeiden: Tom klärt lieber telefonisch offene Fragen, statt endlose Mail-Schleifen zu führen. Das spart Zeit und schafft auch die Nähe zur Belegschaft.
- Betreffzeilen klar formulieren: „Was will ich eigentlich?“ – Mit einer präzisen Betreffzeile erleichtert er sich und den Empfängern die Arbeit. Auch seine Kollegen können im Gemeinschaftspostfach sofort sehen, worum es geht.
- Gelesene E-Mail wieder als ungelesen im Gemeinschaftspostfach markieren: Wenn die anderen BR-Kollegen im Postfach mitlesen, dann sollte auch jeder der nicht Postdienst hat, die E-Mail wieder als ungelesen markieren. So hat der Postdienst einen besseren Überblick über noch zu bearbeitende E-Mails.
- Erledigte Emails mit grünen Haken versehen: Sind E-Mails bearbeitet und beantwortet, dann am besten mit einem grünen HAken markieren. Damit ist für alle sichtbar, dass sie erledigt ist.
Grüner Haken = erledigt!
- Die Email in der Vorschau markieren
- Im Reiter "Start" auf das "Fähnchen-Symbol" Nachverfolgung klicken
- Unterhalb der "Fähnchen" die Auswahl "E-Mail als erledigt kennzeichnen" klicken!
- Haken ist jetzt für alle sichtbar
Vermeiden Sie Postfach-Explosionen
Tom erinnert sich an ein denkwürdiges Ereignis: Nach einer Betriebsversammlung fanden 300 Nachrichten den Weg in sein Postfach – dank einer „Antwort-an-alle“-Epidemie. „Ich habe drei Stunden gebraucht, um den Schaden zu beheben“, lacht er heute. Seitdem vermeidet er es, große Verteiler ohne Not zu nutzen und predigt die Regel: „Wähle deine Empfänger weise!“
Checkliste für nachhaltige Ordnung
Damit die Postfachordnung länger als eine Woche hält, hat Tom eine einfache Checkliste für seine Kollegen erstellt:
- Fragt Euch: Muss ich antworten? Wenn nicht, archivieren oder löschen.
- Arbeitet mit der 5-Minuten-Regel: Alles, was unter 5 Minuten erledigt werden kann, sofort machen.
- E-Mail-Benachrichtigungen abschalten: Das vermeidet die ständigen Ablenkungen durch eingehende Nachrichten am unteren Bildschirmrand.
- Abwesenheitsnotiz nutzen: Informiert Eure Kollegen über Eure Verfügbarkeit. Im Idealfall nutzt einen gemeinsamen Outlookkalender, den man als Gruppe anlegen kann.
- Kurze und klare Mails schreiben: Schreibt nur ein Thema pro Nachricht, das spart Zeit für alle im Gremium Zeit.
Fazit: Ein aufgeräumtes Postfach ist für jeden machbar!
Mit ein wenig Disziplin, Humor und dem richtigen Wissen kann jeder das E-Mail-Chaos bändigen. Tom hat es vorgemacht: Sein Postfach ist kein Stressfaktor mehr, sondern ein effizientes Werkzeug für Ihn und seine BR-Kollegen. Nutzen Sie als Betriebsrat den Jahresbeginn, um auch Ihrem Posteingang eine Verjüngungskur zu verpassen – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken!
Wenn Sie noch weitere Tipps für ein effizientes und aufgeräumtes E-Mail-Postfach haben, dann schreiben Sie uns unter newsletter-redaktion@ifb.de.
