Guido, Du nutzt Betriebsrat360 von Anfang an. Was begeistert Dich besonders?
Guido Döbbener: Die Betriebsrat360-App unterstützt mich bei der Organisation von Sitzungen und macht auch die Nachladung rechtssicher. Die Betriebsrat360-App ist ein wichtiges und einfaches Hilfsmittel zur Organisation und Verwaltung von Sitzungen. Ebenso werden durch die Kanäle die Dokumente einfacher verwaltet. Es ist ein empfehlenswertes, zeitsparendes Tool in der Microsoft 365-Umgebung und nutzt einige Vorlagen wie z.B. Einladungs-Mails oder Grundstruktur von Protokollen, wo das Gerüst aus der Agenda abgeleitet wird.
Stichwort Zeit, davon hat man als Betriebsrat leider selten genug. Ist es besser mit dem Tool, sparst Du im BR-Alltag Zeit?
Guido Döbbener: Ja, die Betriebsrat360-App spart deutlich Zeit bei der Vorbereitung von Sitzungen und der Organisation. Wichtige Dokumente für eine Sitzung werden in einem Kanal bereits abgelegt, z.B. Teilnehmerliste, Agenda, Protokoll-Entwurf, die durch andere Unterlagen für die Sitzung ergänzt werden können. Nebenbei wird eine Struktur in der Datenablage quasi von selbst eingeführt. Wo finde ich die Unterlagen für diese Sitzung – diese Frage hat sich damit erledigt.
Braucht man Unterstützung, wenn man Betriebsrat360 das erste Mal nutzen will?
Guido Döbbener: Das würde ich mit einem klaren JA beantworten. Auf der Seite der App wird alles Schritt für Schritt erklärt, das ist die erste Anlaufstelle. Im Prinzip hat man mit Betriebsrat360 die sich wiederholenden Schritte bei der Vorbereitung und Organisation von Sitzungen in einem Prozess abgebildet: Terminierung, Einladung, Agenda, Protokoll sind immer wiederkehrende Aufgaben, die schrittweise abgearbeitet werden. Mit Vorlagen und Checklisten wird dieser Prozess viel einfacher und teilautomatisiert unterstützt.
Hast Du noch abschließend Tipps für die Nutzer aus anderen Gremien?
Guido Döbbener: Jedes Gremium, welches in der Microsoft 365 Umgebung arbeitet, sollte sich die Zeit nehmen, das Tool eine Zeit lang auszuprobieren. Das ifb bietet auch Sprechstunden mit anderen Anwendern an, die schnelle Hilfe durch das Kollektiv versprechen.
Sicherlich gibt es an der einen und anderen Stelle noch Änderungs- oder Erweiterungswünsche, an der Weiterentwicklung wird aber bereits gearbeitet. Wir haben mit dieser ersten Version einmal einen guten Start für organisatorischen Aufgaben. Das spart uns Betriebsräten sehr viel Zeit für wiederkehrende Tätigkeiten. (cbo)
