Dienstwagen

Erläuterung

Begründung des Anspruchs auf private Nutzung eines Dienstwagens

Ein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer ein Dienst- oder Firmenfahrzeug nur für die Erledigung seiner Arbeitsaufgabe bereitstellen. Aufgrund einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung kann der Arbeitnehmer dieses Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen dürfen. Die Privatnutzung kann auf die Durchführung der Fahrt von der Wohnung zum Betrieb beschränkt werden. Eine uneingeschränkte Privatnutzung kann ebenfalls Vertragsgestand sein.  
Die Nutzungsbedingungen werden üblicherweise einseitig vom Arbeitgeber vorgegeben. Sie unterfallen deshalb dem Recht der allgemeinen Geschäftsbedingungen gemäß §§ 305 ff BGB. Demgemäß unterliegen deren Klauseln der arbeitsgerichtlichen Überprüfung auf etwaige unangemessene Benachteiligungen des Arbeitnehmers. Solche Klauseln sind in solchem Fall unwirksam. Das gilt z.B. für ein unter Widerrufsvorbehalt gewährtes Recht zur Privatnutzung ohne Nennung von Gründen (BAG v. 24.1.2017 - 1 AZR 774/14 in NZA 2017,777). 
Die Folge der Unwirksamkeit tritt auch ein, wenn der Vertragspartner durch eine Klausel entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt wird. Eine unangemessene Benachteiligung kann sich daraus ergeben, dass die Bestimmung nicht durchschaubar, klar und verständlich ist (Transparenzgebot). Der Arbeitgeber als Verursacher der Unwirksamkeit der Vereinbarung kann sich nicht zu seinem eigenen Vorteil darauf berufen und die Privatnutzung damit kassieren (§ 162 BGB).
Das vereinbarte Recht zur Privatnutzung besteht auch während zu bezahlender Fehlzeiten. Das trifft z.B. für die Urlaubszeit zu. Auch beim Eintritt von Arbeitsunfähigkeit behält der Arbeitnehmer seinen Dienstwagen genau so lange wie Entgeltfortzahlung beansprucht werden kann (BAG v. 14.12.2010 - 9 AZR 631/09 in NZA 2011, 569). 
Ebenso behält ein Betriebsratsmitglied mit vertraglich vereinbartem Anspruch auf Privatnutzung eines Dienstwagens im Falle der Freistellung von der Arbeitspflicht den Anspruch auf den Dienstwagen (BAG v. 23.6.2004 - 7 AZR 514/03 in NZA 2004,1287; Fitting, BetrVG, 32. Aufl. 2024, § 37 Rn. 67 a; Joussen in NZA 2018,1139).

Haftung für Beschädigungen des Dienstwagens

Bei Beschädigung des überlassenen Dienstwagens anlässlich dienstlicher Nutzung haftet der Arbeitnehmer nach den allgemein für Vertragsverletzungen geltenden Regeln. Das heißt, für leicht fahrlässig verursachte Beschädigungen tritt keine Haftung ein. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber das betreffende Fahrzeug selbst nur geleast hat und dem Leasingunternehmen gegenüber haftet (dazu BAG v. 5.2.2004 - 8 AZR 91/03 in NZA 2004, 649). 
Treten Beschädigungen bei der erlaubten privaten Nutzung des Dienstwagens ein, haftet der Arbeitnehmer so wie im Falle der Nutzung eines eigenen Fahrzeugs. Der Arbeitgeber wird sich jedoch entgegenhalten lassen müssen, er hätte sein Risiko durch Abschluss einer üblichen Vollkaskoversicherung mit Selbstbeteiligung minimieren können. Diese würde dem Arbeitnehmer auch in diesem Fall zugutekommen. Der Arbeitnehmer hätte dann nur die Selbstbeteiligung zu tragen. Er stünde dann so wie bei Nutzung eines eigenen Wagens (vgl. zur Haftung: BAG v. 5.2.2004 - 8 AZR 91/03 - in NZA 2004,649).

Pflicht zur Beförderung von Kollegen auf Dienstfahrten

Die Pflicht zur Mitnahme von anderen Arbeitnehmern im Dienstfahrzeug wird abhängig von der Tätigkeit des Fahrzeugführers und der Üblichkeit im jeweiligen Berufsbild bestehen. Der Nutzer eines Baustellenfahrzeugs mit Recht zur Privatnutzung wird in seinem Dienstfahrzeug Kollegen zur Baustelle mitnehmen müssen. Für den üblicherweise allein fahrenden Außendienstler wird dies nicht gelten. Eine vertragliche Regelung sollte hierzu getroffen werden. 

Pflicht von Kollegen zur Mitfahrt im Dienstfahrzeug

Fahren z.B. mehrere Betriebsratsmitglieder zur selben Schulungsveranstaltung, ist von einer Verpflichtung zur gemeinsamen Fahrt im Dienstfahrzeug auszugehen, sofern dies eine zwingend geltende betriebliche Reiskostenrichtlinie so regelt (Wedde in Däubler/Klebe/Wedde, BetrVG, 19.Aufl. 2024, § 40 Rn. 68). Deren Inhalt kann der Arbeitgeber ohne Mitbestimmung des Betriebsrats nach dem allein in Betracht kommenden § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG vorgeben (Schaub, Arbeitsrechts-Handbuch, 20. Aufl. 2023, § 235 Rn. 33).

In anderen Fällen wie z.B. der Fahrt zu einer Dienstbesprechung in die Zentrale, ist von einer Verpflichtung zur gemeinsamen Fahrt in einem Dienstfahrzeug auszugehen. Das folgt aus der aus § 611a BGB mit § 241 Abs. 2 BGB abzuleitenden Pflicht des Arbeitnehmers zur Rücksichtnahme auf die Interessen des Arbeitgebers an einer Kostenbegrenzung. Etwas anderes gilt, wenn dagegen begründete Einwände bestehen. 

Beendigung des Rechtes zur privaten Nutzung

Beendigungsgründe

Die Gebrauchsüberlassung eines Pkw zur privaten Nutzung bildet einen Teil der für die Arbeitsleistung geschuldeten Gegenleistung. Daher ist sie so lange zu gewähren, wie der Arbeitgeber Arbeitsentgelt leisten muss, z. B. auch für Zeiten des Mutterschutzes, der Arbeitsunfähigkeit oder des Urlaubs. 
Eine Reduzierung der Gegenleistung kann der Arbeitgeber mittels Vereinbarung oder Änderungskündigung vornehmen. Dagegen kann sich ein Arbeitnehmer wehren. 
Die Möglichkeit zur Gegenwehr wird jedoch durch die Vereinbarung einer anderen Abänderungsmöglichkeit erschwert. Als Abänderungsinstrument kann dazu z.B. ein Widerrufsvorbehalt gewählt werden. Ein solcher Vorbehalt findet sich in der Regel in einseitig vom Arbeitgeber gestellten und für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten sogenannten Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Diese unterliegen wegen ihrer einseitigen Vorgabe durch den Arbeitgeber zur Wahrung der Interessen der Arbeitnehmer der gerichtlichen Klauselkontrolle nach § 305 ff BGB.
Die Überlassung des Dienstwagens kann daher nur widerrufen werden, wenn ein vereinbarter Widerrufsvorbehalt dem Prüfungsmaßstab der § 305 ff BGB standhält (BAG v. 12.2.2025 - 5 AZR 171/24 in NZA 2025,646 Rn. 15).

Widerrufsvereinbarung

Die Vereinbarung des Widerrufsrechts muss den Anforderungen des § 308 Nr. 4 BGB genügen (BAG v. 12.2.2025 - 5 AZR 171/24 in NZA 2025,646). Danach müssen die   Widerrufsgründe zumindest die Richtung erkennen lassen, aus der der Widerruf möglich sein soll (z. B. wirtschaftliche Gründe, Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers (BAG v. 21.3.2012 - 5 AZR 651/10 in NZA 2012,616 Rn.16; Münchner Handbuch Arbeitsrecht, 6. Aufl. 2024, § 67 Rn. 9). Diesem Maßstab wird eine Klausel gerecht, die den Widerruf des Rechtes zur Privatnutzung des Dienstwagens im Falle einer berechtigten Freistellung nach einer Kündigung entschädigungslos vorsieht (BAG v. 12.2.2025 - 5 AZR 171/24 in NZA 2025,646 Rn. 18).
Der Vorbehalt des Rechts zum jederzeitigen Widerruf der Überlassung auch zur Privatnutzung ist unwirksam (BAG v. 19.12.2006 - 9 AZR 294/06 ).

Die Vereinbarung eines Widerrufsvorbehalts ist auch unzulässig, wenn durch den Wegfall der privaten Nutzungsmöglichkeit das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung im Arbeitsverhältnis grundlegend berührt ist. Das ist der Fall, wenn der widerrufliche Teil des Gesamtverdienstes über 25 % liegt und der Tariflohn unterschritten wird. Der Entzug der Nutzung ist in diesem Fall nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers oder durch Änderungskündigung möglich. (BAG v. 21.3.2012 - 5 AZR 651/10). Der Arbeitnehmer kann eine Nutzungsausfallentschädigung in Höhe der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit verlangen, wenn ihm der Arbeitgeber das Fahrzeug vertragswidrig entzieht (§ 280 Abs. 1 BGB, BAG v. 14.12.2010 - 9 AZR 631/09). 
Eine vom Arbeitgeber einseitig erlassene Dienstwagenordnung vermag dem Arbeitnehmer den Anspruch auf den Dienstwagen und dessen private Nutzung nicht zu entziehen (BAG v. 11.2.2009 - 10 AZR 222/08 in NZA 2009, 428).

Widerrufsausübung

Die Ausübung des Widerrufes muss im Einzelfall billigem Ermessen entsprechen (§ 315 Abs. 1 BGB). 
Das Interesse des Arbeitgebers an einer Rückgabe ist gegen das Interesse des Arbeitnehmers an einer weiteren privaten Nutzung abzuwägen. Ohne einen sachlichen Grund für die Ausübung des vereinbarten Widerrufsrechtes überwiegt das Interesse des Arbeitnehmers an der Unveränderlichkeit der vereinbarten Leistung gegenüber dem Interesse des Arbeitgebers an der Änderung der versprochenen Leistungspflicht (BAG v.24.1.2017 - 1 AZR 774/17 in NZA 2017,777).
Der Grundsatz des billigen Ermessens ist z. B. nicht gewahrt, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung eines Dienst-PKW zu Anfang des Monats wegen der Freistellung einer Arbeitnehmerin von ihren Arbeitspflichten in Folge einer Eigenkündigung widerruft, obwohl sie die private Nutzung für den gesamten Monat zu versteuern hat. Die Arbeitnehmerin, die kein eigenes Fahrzeug besaß, konnte für 22 Tage der zu versteuernden Nutzungszeit nicht mehr über den Dienstwagen verfügen. Der Entzug des Pkw hat darüber hinaus zu einer spürbaren Minderung ihres Nettoeinkommens geführt. Sie hat daher Anspruch auf Ersatz des hierdurch entstandenen Schadens (BAG v. 21.3.2012 - 5 AZR 651/10 in NZA 2012,616).
Die Interessenabwägung im Einzelfall kann dazu führen, dass der Arbeitgeber einen Dienstwagen nur unter Einräumung einer Auslauffrist zurückfordern darf (BAG v. 21.3.2012 - 5 AZR 651/10 in NZA 2012/616).

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann der Arbeitnehmer den zur Privatnutzung überlassenen Dienstwagen bis zum Beendigungszeitpunkt behalten. Dies gilt auch für den Fall der unberechtigten Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeitspflicht während des Laufes der Kündigungsfrist (BAG v. 12.2.2025 - 5 AZR 171/24 in NZA 2025,646 Rn.18 ). Auch bei einer fristgemäßen Eigenkündigung des Arbeitsverhältnisses mit darauf reagierender Freistellung von der Arbeitspflicht durch den Arbeitgeber erlischt der Anspruch auf den Dienstwagen nicht vor Ablauf der Kündigungsfrist. 
Bei einer erfolgreichen Klage gegen die Kündigung hat der Arbeitgeber den Wert der Überlassung des Dienstwagens ab Entzugszeitpunkt als Schadenersatz zu leisten.

Versteuerung der privaten Überlassung

Geldwerter Vorteil

Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung gilt als Sachbezug und somit als zu versteuernder Lohnzufluss. Der geldwerte lohnsteuerliche Vorteil des Arbeitnehmers entsteht unabhängig davon, ob und in welchem Umfang er den betrieblichen PKW tatsächlich privat nutzt. Der Arbeitnehmer ist um den Betrag bereichert, den er für eine vergleichbare Nutzung eines privat erworbenen Fahrzeuges aufwenden müsste und den er sich durch die Überlassung des Fahrzeugs durch den Arbeitgeber erspart. Der Vorteil aus der Nutzungsüberlassung umfasst das Zurverfügungstellen des Fahrzeugs selbst sowie die Übernahme sämtlicher damit verbundener Kosten wie Steuern, Versicherungsprämien, Reparatur–, Wartungs- und Treibstoffkosten und damit nutzungsabhängige wie -unabhängige Kosten. Selbst wenn der Arbeitnehmer den hierzu überlassenen PKW tatsächlich nicht privat nutzen sollte, erspart er sich zumindest die (nutzungsunabhängigen) Kosten, die er für das Vorhalten eines betriebsbereiten eigenen Kfz verausgaben müsste (BFH v. 21.3.2013 - VI R 31/10). Einzelheiten dazu in Fitting, BetrVG, 32. Aufl. 2024, § 37 Rn.67 b.

Fahrtenbuch oder Pauschalversteuerung

Der Arbeitnehmer, dem ein Dienstfahrzeug auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird, kann zwischen Versteuerung über eine Pauschale (sog. 1%-Regelung) oder Abrechnung über ein Fahrtenbuch wählen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist (BFH v. 21.3.2013 - VI R 31/10). Bei der 1%-Regelung ist die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber als Großabnehmer hohe Rabatte auf den Listenpreis erhalten hat. 
Ausführlich dazu: Küttner, Personalbuch 2025/ Mitterer, Dienstwagen Rn.20 ff).

Rechtsquellen

§§ 305, 307, 308 Nr. 4, 611 Abs. 1 BGB, , §§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2, 8 Abs. 2, 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG