Die kostenlose ifb-App - jetzt im offiziellen Microsoft Teams Store erhältlich

Betriebsrat360 - Ihr digitaler Helfer für das BR-Büro

Power-Tool statt Papierkram: Mit unserer neuen App "Betriebsrat360" – Ihrem digitalen Sitzungsmanager – automatisieren Sie Ihre Aufgaben rund um die Betriebsratssitzung. Und das rechtssicher und effizient von der Vorbereitung über die Einladung und Durchführung bis hin zum Protokoll. Nutzen Sie die gewonnene Zeit und Energie für die wesentlichen Inhalte Ihrer Betriebsratsarbeit!

 

 

Betriebsrat360 ist eine neue und kostenlose App des ifb für Microsoft Teams, die Ihnen die Organisation der Betriebsratssitzung so leicht und übersichtlich wie möglich macht. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihr Unternehmen und Ihr Gremium bereits mit Microsoft365 bzw. Microsoft Teams arbeitet.

Was bringt mir die Nutzung von Betriebsrat360?

 

Was sind die Nutzungsvoraussetzungen von Betriebsrat360?

 

Die Betriebsrat360-App wird im Rahmen der Microsoft-Plattform Microsoft Teams (MS Teams) kostenlos durch das ifb angeboten. MS Teams ist als Dienst in die Microsoft 365-Suite (MS 365) integriert und wird auf dem System des Nutzers benötigt.

Wo kann ich noch mehr über Betriebsrat360 erfahren?

 

Sie interessieren sich für unseren digitalen Sitzungsmanager, sind aber noch unschlüssig, ob die App zu Ihrem Gremium passt? Dann besuchen Sie unser kostenloses Webinar und erfahren Sie in nur 60 Minuten, was der digitale Helfer alles kann.

Sind Sie bereits Nutzer der Betriebsrat360-App und haben spezifische Fragen nur Nutzung? Dann besuchen Sie unsere kostenlose Sprechstunde für aktive Nutzer. In dieser interaktiven Online-Veranstaltung können Sie Ihre individuellen Fragen direkt an unsere Experten richten, praktische Tipps erhalten und sich mit anderen Teilnehmern austauschen.

Wie komme ich an die App? Jetzt ganz einfach im Microsoft Teams Store downloaden!

 

Betriebsrat360 gibt es ab sofort im offziellen Microsoft Teams Store! 
Nutzen Sie den ersten Link, um Betriebsrat360 direkt im offiziellen Microsoft Teams-Store zu finden. Alternativ können Sie innerhalb der Teams-App auf „+ Apps“ klicken und „Betriebsrat360“ im Suchfeld eingeben. 

Falls in Ihrem Betrieb eine Freigabe  erforderlich ist, stimmen Sie sich bitte vorab mit der zuständigen Abteilung ab. Andernfalls können Sie den neuen Sitzungsmanager direkt zu Ihrem Microsoft Teams-Account hinzufügen.

 

Zwei Schritte sind für Ihre IT dann  noch zu erledigen. Nutzen Sie hierzu einfach unsere E-Mail-Vorlage, in der eine Anleitung für diese Schritte (Team erstellen und Berechtigungen vergeben) angehängt ist.
Für die Nutzung der Betriebsrat360-App gelten unsere 
Datenschutzerklärung und unsere Nutzungsbedingungen.

Download im Teams Store
Download im Microsoft Teams App Store
BR360 Installationsanleitung
Anleitung zur Installation
BR360 E-Mail-Vorlage
E-Mail-Vorlage für die IT

Hier finden Sie unsere Installationsanleitung auch auf Englisch:

BR360 Installationsanleitung Englisch
Installation instructions
BR360 E-Mail-Vorlage Englisch
E-Mail-Vorlage für die IT auf Englisch


Betriebsrat360 – Tipps, Hilfe & Kontakt

Haben Sie Fragen zu Ihrer Betriebsrat360-App? Hier finden Sie nützliche Antworten, Tipps und Tricks sowie den Kontakt zu unserem Support-Team. 

Betriebsrats360 Forum – Gemeinsam mehr erreichen.
Tauschen Sie sich mit Betriebsräten aus ganz Deutschland aus, stellen Sie Ihre Fragen und erhalten Sie fundierte, praxisnahe Antworten für Ihre Arbeit als Arbeitnehmervertreter.

Anleitungs-Videos und Tutorials

So registrieren Sie sich: Anleitung, Tipps & Tricks.

So erfassen Sie Ihr Wahlergebnis und erstellen Ihr Gremium.

So legen Sie die Standardeinstellungen für die App fest.

So erstellen und bearbeiten Sie Sitzungen im Handumdrehen.

So fügen Sie Ausschüsse ganz einfach zum Sitzungsmanager hinzu.

360App - Allgemein

360App - Berechtigungen

360App - Datenschutz

360App - Alles rund um die Sitzung

360App - Konfiguration

360App - Anwendertipps

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Bei Fragen und Feedback können Sie sich gerne unter betriebsrat360@ifb.de an uns wenden.

Gibt es ein Limit an Kanälen für die Sitzungen? Und was ist zu tun wenn dieses erreicht ist?

Aktuell liegt das Limit für Microsoft Teams bei 1000 Kanälen. Bei 950 erscheint eine Warnmeldung (Startseite der App oder bei Erstellen der nächsten Sitzung). Navigieren Sie in diesem Fall in die Konfiguration und erstellen Sie ein neuen Team (bei kleineren Unternehmen) oder beauftragen Sie Ihre IT (in größeren Unternehmen), ein neues Team zu erstellen. Wir empfehlen, für jeden Ausschuss ein eigenes Team anzulegen.

Gibt es eine Roadmap?

Künftig wird eine quartalsweise Roadmap für die aktuellen Features zur Verfügung gestellt.

Kann die App genutzt werden, wenn nicht das gesamte Gremium einen Teams-Account hat?

Nein, die App benötigt, dass alle Mitglieder des Gremiums einen Teams-Account haben, da sie sonst die Mitglieder nicht erkennen kann. Nach aktueller Rechtsprechung hat das gesamte Gremium Anspruch auf Ausstattung zur Teilnahme an Online-Sitzungen, wie z. B. Notebooks oder Lizenzen für Tools wie Teams. Wenn das Gremium die App nutzen möchte, sollte der Arbeitgeber von der Bereitstellung überzeugt werden können.

Können Termine für zukünftige Sitzungen geblockt werden?

Sitzungen können für die Zukunft vorbereitet werden und die Tagesordnung, dann jeweils rechtzeitig vor der Sitzung finalisiert werden. Mitglieder haben die Möglichkeit, ihre Teilnahme frühzeitig zu- oder abzusagen, sodass bei Bedarf rechtzeitig nachgeladen werden kann. Ein Serientermin in der App ist nicht möglich. 

Muss die Nutzung der App in der Geschäftsordnung (GO) verankert werden?

Da die App eine Umorganisation der Betriebsratsarbeit unterstützt, sollte auf jeden Fall ein Beschluss gefasst werden, der die Nutzung der App festlegt. Details zur Anwendung können optional in der Geschäftsordnung geregelt werden.

Warum wird die App BR360 nach dem Download nicht sofort in meiner Microsoft Teams Umgebung angezeigt?

Nach dem Download der App kann es unter Umständen bis zu einer Nacht dauern, bis sie in der Microsoft Teams Umgebung sichtbar ist. Dies liegt an internen Synchronisationsprozessen, die je nach Systemlaufzeit variieren können. Bitte haben Sie etwas Geduld – die App sollte spätestens nach einem Nachtlauf verfügbar sein.

Was bedeuten Platzhalter wie "Art", "Sitzungsdatum" in den Einladungstexten der Konfiguration und der Sitzungserstellung?

An Stelle dieser Platzhalter wird bei der Erzeugung des konkreten Outlook-Termins, des Einladungstextes und der Dokumente (Protokoll und Tagesordnung) automatisch das jeweilige Datum oder der jeweilige Ort und die Art der Sitzung (ordentlich oder außerordentlich) gesetzt, so dass alle Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Am besten ändern Sie hier nichts. Sie können diese aber jederzeit überschreiben und auch wieder alles zurücksetzen.

Was kostet die Nutzung der Betriebsrat360-App?

Die Nutzung der App ist für Betriebsräte kostenfrei. Das ifb versteht sich als Bildungspartner und möchte durch die Bereitstellung der App einen Beitrag leisten, um Ihren Administrationsaufwand im Gremium zu reduzieren.

Was sind die Voraussetzungen dafür, dass wir die App als Gremium benutzen können?

Da es um die Umorganisation Ihrer BR-Arbeit geht, sollten Sie auf jeden Fall einen Beschluss fassen, in dem Sie festhalten, dass Sie die App nutzen möchten. Details können Sie in der Geschäftsordnung regeln. 

Welche technische Voraussetzung bei Outlook muss vorhanden sein?

Mails müssen über die Cloud laufen und dürfen nicht über "On Premise" (auf der eigenen Software) laufen. Sollte dies der Fall sein, funktioniert die APP nicht. Dies wird auch für die Zukunft nicht geändert. 

Welche technischen Voraussetzungen hat die App?

Die Betriebsrat360-App funktioniert nur in Verbindung mit Microsoft Teams. Voraussetzung ist also, dass Teams bzw. Microsoft365 bei Ihnen im Betrieb genutzt wird.

Wer legt bei der Installation die Berechtigungen in der App fest?

Zugriff auf die App erhalten nur diejenigen Personen, die aktiv als Gremiumsmitglieder definiert werden. Andere Personen haben keinen Zugriff auf die App. Bitte beachten Sie auch, dass in der verknüpften Microsoft365-Gruppe nur die gewünschten Mitglieder enthalten sind, da diese die Berechtigung auf die entsprechenden Teams-Kanäle und Dateien erteilt. Die Mitgliederzuweisung zu einer Microsoft365-Gruppe können die sogenannten Besitzer dieser Gruppe oder Ihre IT-Administratoren verwalten.

Wie funktioniert die Betriebsrat360-App?

Die App ist im Teams-Appstore downloadbar. Ihre IT erstellt Ihnen ein Team. In diesem Team wird dann aus der App heraus pro Sitzung ein Kanal bzw. ein Dokumentenordner generiert, in dem die zugehörigen Dokumente automatisch unter Dateien erscheinen. Es gibt also zwei Bereiche: Die App an sich und einen oder mehrere Teams-Kanäle, je nach Konfiguration. Auf die abgelegten Dateien haben alle Betriebsratsmitglieder Zugriff. Ersatzmitglieder erhalten bei Einladung bis 24h nach Sitzungsende Zugriff auf die Unterlagen. Selbstverständlich können Dateien wie gewohnt auch individuell freigegeben werden. Mit der App selbst arbeiten vor allem diejenigen, die für die Organisation im Betriebsrat zuständig sind, wie BRV, Stellvertreter und Assistenz.

Wie ist der Ablauf, wenn ich eine neue Sitzung erstelle?

Sie werden systematisch durch alle Schritte für die Sitzung geführt (siehe How-to-Video)

 

Phase 1: Sitzungsvorbereitung:

In dieser Phase legen Sie die Sitzungsdetails, die Tagesordnungspunkte (die dann automatisch ins Protokoll übernommen werden) und die einzuladenden Personen fest. Mit Klick auf Abschließen werden dann: Sitzungskanal erstellt, Tagesordnung und Protokoll im Kanal abgelegt und die Einladungen verschickt.

 

Phase 2: kurz vor der Sitzung:

Hier können Sie immer wieder die Rückmeldungen der Eingeladenen überprüfen. Haben alle zugesagt? Dann können Sie (am besten erst kurz vor der Sitzung, falls sich doch kurzfristig noch etwas ändert) auf Abschließen klicken und die Anwesenheitsliste wird im Kanal erstellt. Fehlen Rückmeldungen, können Sie diese selbst pflegen, wenn Sie z.B. wissen, dass ein Kollege im Urlaub ist und nicht teilnehmen kann. Wenn jemand verhindert ist, unter Einladen und Nachladen das richtige Ersatzmitglied auswählen, erneut auf Abschließen klicken und dann nach deren Rückmeldung die Anwesenheitsliste abschließen.

 

Phase 3: Sitzungsnachbereitung:

Hier ist eine individuell veränderbare Checkliste hinterlegt, damit Sie nach jeder Sitzung an alle erforderlichen Schritte denken.

 

Phase 4: Sitzung abgeschlossen:

Alles abgehakt? Dann auf Abschließen klicken und die Sitzung ist abgeschlossen.

 

Zusätzlicher Tab: Sitzungsunterlagen prüfen:

Nachdem Sie die Sitzungsvorbereitung oder die Erstellung der Anwesenheitsliste abgeschlossen haben, können Sie hier jederzeit per Link direkt in den Sitzungskanal oder zum Sharepoint springen und den derzeitigen Stand der Sitzungsunterlagen überprüfen.

 

Wie kann ich unsere Kanäle am besten organisieren?

Um den besten Überblick über die Kanäle zu behalten, ist es wichtig, sich vorab eine Struktur zu überlegen. Automatisch vergeben ist immer der Beginn des Sitzungsnamens im amerikanischen Datumsformat YYYY-MM-DD, damit die Reihenfolge der Kanäle unterhalb des Teams stimmt. Ergänzend können bei Bedarf Schlagwörter vergeben werden, um die Sitzung später einfacher wieder zu finden.

Wie komme ich an die App?

Sie können die App auf unserer Webseite www.ifb.de/service/betriebsrat360 kostenlos herunterladen. Dann muss Ihr IT-Support die App einmalig installieren (Dauer ca. 10 Minuten). Eine Installationsanleitung erhalten Sie gemeinsam mit der App. Alternativ können Sie die App auch direkt in Microsoft Teams unter „Apps“ suchen. Geben Sie dort „Betriebsrat360“ ein, die App erscheint dann als Download.

Achtung: Die App kann nur einmal pro Tenant verwendet werden.

Wie können Ausschüsse und weitere Gremien hinzugefügt werden?

Weitere Ausschüsse und Gremien können über den Hinzufügen-Button oben rechts auf der Startebene hinzugefügt werden. Hier kann eine gesonderte Umgebung für Ausschüsse und Gremien (auch GBR und KBR) konfiguriert werden. Unser Videotipp: Ausschüsse hinzufügen

Wie wird über neue Features informiert?

Neue Features werden künftig direkt auf dem Startscreen innerhalb der App angezeigt.

Wobei hilft mir die Betriebsrat360-App?

Die Betriebsrat360-App hat das Zeug zu Ihrem persönlichen und digitalen 360-Grad-Assistenten in der BR-Sitzungswelt zu werden. Von der Vorbereitung der Sitzung mit Tagesordnung und Einladungen über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Dabei erfindet die Betriebsrat360-App die Welt nicht neu, sondern verbindet funktionsstarke Microsoft365-Komponenten wie Teams, SharePoint, Outlook und Word und reichert sie intelligent an. Sitzungsmanagement war nie einfacher!

Woher kommen die Textvorschläge, die zu Beginn bereits vorhanden sind?

Experten der Betriebsratspraxis haben hier Vorschläge für Sie vorbereitet und diese für die drei Varianten "analoge Sitzung", "digitale Sitzung" und "hybride Sitzung" definiert.

Ist jedes Mitglied im Teams Kanal dazu berechtigt, die angelegten Dateien zu bearbeiten?

Grundsätzlich kann das jeder. Die Dateien sind aber versioniert und es ist nachvollziehbar, wenn etwas geändert wird. Daher sollte hier niemand auf die Idee kommen, etwas zu ändern.
Auch ein Punkt, den ihr in der Geschäftsordnung regeln könntet.

Kann jedes BR-Mitglied in der App Änderungen vornehmen oder kann man Berechtigungen festlegen?

Änderungen an der APP bzw. an der Konfiguration können nur der Admin und die Assistenz vornehmen. Zusätzlich können sie über eine Checkbox in der Konfiguration Schreibrechte an feste BR-Mitglieder vergeben. 
 

Könnte da jedes Mitglied Dateien oder Strukturen löschen? (Kanäle und Dokumente)

Kanäle kann nur der Besitzer des Teams löschen. Dokumente kann grundsätzlich jedes Teammitglied ändern und löschen, sofern nicht bestimmte Berechtigungen vergeben sind. Die Dateien sind aber versioniert und es ist nachvollziehbar, wenn etwas geändert wird. Daher sollte hier niemand auf die Idee kommen, etwas zu ändern. Es empfiehlt sich, diesen Punkt in der GO zu regeln und die IT zu fragen, wie im unternehmenseigenen SharePoint Backups gesichert werden.
 

Wie gehen wir mit länger verhinderten Mitgliedern um? (z.B. Elternzeit oder längere Krankheit, Kur usw.?)

Für die Zeit der längeren Verhinderung rücken Ersatzmitglieder gem. § 25 BetrVG kraft Gesetzes in den Betriebsrat nach. Sie können sie also für diese Zeit als Mitglied im ausgewählten Standard-Team hinzufügen. Dann erhalten sie Zugriff auf alle Unterlagen. Mitglieder, die länger verhindert sind, können zudem mit einem entsprechenden Status in der App hinterlegt werden.

Wie kann ich die Mitglieder meines Gremiums verändern?

Die Anzahl der Gremiumsmitglieder können Sie in der Konfiguration unter "Gremium" verändern. Die Mitglieder wählen Sie in Konfiguration unter "Mitglieder" aus der Liste aus. Nur die Personen, die aktiv ausgewählt wurden, können Inhalte in der App lesen.

Wie regele ich den Zugriff für Ersatzmitglieder?

Bei Nachrücken können Sie die Ersatzmitglieder dem Team hinzufügen. Dann haben diese Zugriff auf alle in den Kanälen abgelegten Dateien. Alternativ können Sie auch nur die Sitzung bzw. den Tagesordnungspunkt benötigten Dateien (in Teams oder in Sharepoint) freigeben, wie Sie es grundsätzlich aus Teams kennen.

Wie stelle ich sicher, dass niemand außerhalb des Betriebsrates auf unsere Dateien zugreifen kann?

Alle Dateien liegen in Ihrem firmeninternen Teamsbereich. In der Konfiguration wählen Sie das richtige Standard-Team aus. Wenn in diesem nur feste Betriebsratsmitglieder hinzugefügt sind, haben auch nur diese Zugriff auf die abgelegten Dateien.

Wie viele Admins kann ich benennen?

Es können mehrere Admins angelegt werden - wir empfehlen mindestens zwei, falls jemand ausfällt. Die Admins können jederzeit in der Konfiguration geändert werden.

Wozu benötigt die BR360 App u.a. folgende Berechtigungen?

•    Vollzugriff auf Benutzerkalender: 
Mit dieser Berechtigung kann die App neue Termine erstellen (Sitzungen, Einladungen oder auch Kalendereinträge)


•    Vollzugriff auf alle Dateien, auf die der Benutzer zugreifen kann: 
Diese Berechtigung ist erforderlich, um Dateien in Teams Kanäle zu erstellen (Die App erzeugt automatisiert z.B. Protokolle, Anwesenheitslisten und Tagesordnungen)


•    Vollständige Profile aller Benutzer lesen: 
Mit dieser Berechtigung können Benutzern für die initiale Gremiumserstellung ausgewählt werden. Nur so können die Mitglieder aus einer Liste ausgewählt werden.


•    Alle Gruppen lesen: 
Mit dieser Berechtigung können sie ein Teams Team finden. Ein Team ist eine Grupp, z.B. das Team „Betriebsrat“. Dieses Team wird dann als Standardteam in der Konfiguration hinterlegt.


•    Send a teamwork activity as the user: 
Mit dieser Berechtigung kann die APP dem Organisator eine Benachrichtigung senden, wenn z.B. jemand auf eine Einladung antwortet.

 

Wichtig: Es handelt es sich hierbei um „delegierte“ Berechtigungen. Das bedeutet, dass die Anwendung nicht auf Dinge zugreifen kann, auf die der Benutzer nicht bereits Zugriff hat, und dass sie ohne einen angemeldeten Benutzer nichts tun kann.

Betriebsrat360 für MS Teams, Microsoft und der Datenschutz: Wie passt das zusammen?

Der Einsatz von Microsoft 365 ist zwar nach wie vor unter Beobachtung durch die Aufsichtsbehörden, gleichzeitig ist die betriebliche Praxis hier schon weiter: Eine Vielzahl von Unternehmen setzt MS 365 ein, eine vollständige Blockade durch den Betriebsrat wäre wohl von einer Einigungsstelle schwer durchzusetzen. Es ist unumgänglich im Rahmen einer (Rahmen-)Betriebsvereinbarung Regelungen zur Nutzung und den Umgang damit zu erstellen. In unseren Augen ist im Ergebnis daher nicht die Frage "ob" MS 365 genutzt wird, sondern "wie". Diesen Umständen wollen wir durch unsere BR360-App Rechnung tragen. Der ifb-Datenschutzbeauftragte war bei der Entwicklung involviert, s.a. unsere Hinweise zum Datenschutz.

Es bestehen trotz des Verweisens auf die Datenschutzrichtlinien Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei der Nutzung der App. Was kann getan werden?

Bei Bedarf an vertieften Informationen zur Architektur der App können zusätzliche Unterlagen bereitgestellt werden. Bitte kontaktieren Sie uns unter betriebsrat360@ifb.de, um die benötigten Details zu erhalten.

Ist die Nutzung von Microsoft 365 für Betriebsratstätigkeiten datenschutzkonform und empfehlenswert?

Der Einsatz von Microsoft 365 steht weiterhin unter Beobachtung der Aufsichtsbehörden. Dennoch zeigt die betriebliche Praxis, dass viele Unternehmen Microsoft 365 bereits umfassend einsetzen. Eine vollständige Ablehnung durch den Betriebsrat wäre vor einer Einigungsstelle oft schwer durchzusetzen. Entscheidend ist daher weniger die Frage „ob“, sondern „wie“ Microsoft 365 genutzt wird. Wir empfehlen, dies durch eine (Rahmen-)Betriebsvereinbarung zu regeln, die den Umgang und die Nutzung klar definiert.

Die BR360-App berücksichtigt diese Anforderungen und wurde unter Einbindung des Datenschutzbeauftragten des ifb entwickelt. Weitere Informationen finden sich in unseren Hinweisen zum Datenschutz.

Warum sind die Daten verschlüsselt?

Die Verschlüsselung stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf den Klartext haben. Sitzungen können jederzeit unter „Alle Sitzungen“ gelöscht werden, ohne dass die Dateien im verbundenen SharePoint betroffen sind.

Werden die rechtlichen Aufbewahrungsfristen und Speicheranforderungen eingehalten?

Die Einhaltung der rechtlichen Aufbewahrungsfristen und Speicheranforderungen liegt in der Verantwortung der Nutzer. Das Löschkonzept kann individuell über die bereitgestellten Löschfunktionen umgesetzt werden. Es empfiehlt sich, hierfür eine regelmäßige Aufgabe für eine verantwortliche Person im Gremium einzuplanen.

Wo gibt es Informationen zum Datenschutz?

Unter folgendem Link geht es zu den Datenschutzhinweisen: www.betriebsrat360.de/datenschutz

Wo werden die Daten/Dokumente gespeichert/abgelegt?

Daten, die innerhalb der App eingegeben werden, sind verschlüsselt. Nach der Sitzung können diese nach individuellem Löschkonzept gelöscht werden. Die automatisch generierten Dokumente werden in Ihrer MS-Teams Cloud bzw. im SharePoint gespeichert und bleiben dort natürlich auch liegen, wenn die Sitzungen innerhalb der App gelöscht werden. Hier hat nur der Kunde Zugriff.
 

Bleibt der Anwesenheitsstatus bei einer erneuten Einladung in der BR360-App erhalten?

Ja der Status bleibt bei erneuter Einladung bzw. beim Nachladen von Ersatzmitgliedern erhalten​.

Falls ein Mitglied nicht reagiert, kann der Admin auch selbst die Rückmeldungen aktuell halten und Ersatzmitglieder einladen?

Der Admin kann auch selbst im Tab Anwesenheitsliste anklicken, dass ein Mitglied abgesagt hat, z.B. wenn dieses telefonisch durchgegeben hat, dass es krank ist. Im Fall einer echten Verhinderung muss dann sogar das Ersatzmitglied nachgeladen werden.

Kann das Protokoll während der Sitzung live geschrieben werden?

Ja, das Protokoll wird vor der Sitzung mit den Bausteinen aus der Tagesordnung in eurem Tenant als Word-Dokument erstellt. Während der Sitzung kann es live bearbeitet werden. Tipp: Am besten in der Desktop-App öffnen, um reibungslos arbeiten zu können.

Kann man Anhänge/Links in die Tagesordnung bzw. das Protokoll einfügen?

Ja. In der Tagesordnung können Sie eine Anlage als Link hinterlegen. Der Link wird anschließend auch im Protokoll angezeigt. Während der Sitzung können Sie den Link direkt öffnen und zur Anlage springen.

Kann man Tagesordnungspunkte über mehrere Sitzungen fortsetzen?

Ja. Wiederkehrende Tagesordnungspunkte können als Pool angelegt werden. Bei Bedarf lassen sich diese Punkte einfach in die Tagesordnung einer Sitzung einfügen, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Kann man auch Externe oder Gäste einladen?

Die Funktion wurde aufgrund der Komplexität der Berechtigungen und der standardisierten Einladungsdauer für den Start zurückgestellt. Nach Gesprächen mit Testkunden hat sich die Einladung über Outlook als praktikable Lösung erwiesen. Eine spätere Umsetzung wird weiterhin geprüft.

Kann nach Abschluss der Sitzung das Protokoll angepasst oder geändert werden?

Das Protokoll wird als Word-Dokument erstellt und ist bearbeitbar. Alle Versionen können im SharePoint wiederhergestellt werden. Es wird empfohlen, nach der Sitzung das Protokoll als PDF abzulegen und, sofern keine sofortigen Änderungswünsche bestehen, dieses nicht mehr zu ändern.

Können alle Teilnehmer selbst einstellen, wie Sie an der Sitzung teilnehmen (in Präsenz oder online)?

Im Rückmeldeformular können alle Teilnehmer auswählen, in welcher Form sie teilnehmen. Steuern sollte es aber der BRV bzw. Einladende.
Unsere Empfehlung: Klare Regelung in der Geschäftsordnung, um den Vorrang der Präsenzsitzung zu sichern.

Können die Formulare im Layout abgeändert werden?

Eine umfassende Anpassung ist aktuell nicht möglich, da die Blöcke für die Tagesordnungspunkte automatisch generiert werden. Wir arbeiten jedoch an individuellen Änderungen, die in der Konfiguration möglich sind, bspw. die Integrierung eines Logos.

Können die Verhinderungsgründe selbst bestimmt werden?

Im Rückmeldeformular und im Tab Anwesenheitsliste können nur die vorgeschlagenen Verhinderungsgründe auf Basis der aktuellen Kommentierung im Fitting ausgewählt werden. Um allen Usern eine gewisse Freiheit zu geben, haben wir zusätzlich einen „sonstigen dringenden Verhinderungsgrund“ eingefügt. Diesen können Sie nutzen und bei Bedarf in den Kommentaren/Notizen einen weiteren erläuternden Text ergänzen.
 

Können in den Tagesordnungspunkten (TOPs) Links auf Dateianhänge hinzugefügt werden, auch auf externe Laufwerke?

Ja. In den Tagesordnungspunkten können Links eingefügt werden. Diese werden auch in das Protokoll übernommen. Während der Sitzung können Sie den Link direkt öffnen und zur entsprechenden Anlage springen.

Lässt sich die Vorlage der Tagesordnung aus der Konfiguration für einzelne Sitzungen anpassen?

Die Tagesordnung im Bereich Konfiguration versteht sich als Vorlage für die kommenden Tagesordnungen der einzelnen Sitzungen. Sie hält demnach einen Vorschlag parat und stellt sicher, dass es eine Tagesordnung gibt. Für die einzelnen Sitzungen können Sie die Tagesordnungspunkte individuell anpassen

Was ist zu beachten, wenn eine Sitzung mehrere Tage dauert?

Hierfür gibt es bei den unterschiedlichen Tagesordnungspunkten die Auswahlmöglichkeit: "Neuer Sitzungstag". Wenn Sie diesen auswählen, beginnt ein neuer Abschnitt mit dem Block Organisatorisches und Feststellung der Beschlussfähigkeit. Wichtig: Die Endzeiten an allen Sitzungstagen (außer dem letzten) sowie die Startzeiten der Tage dazwischen müssen Sie in der Einladung manuell eintragen, da in Outlook bzw. Teams eine durchgängige Einladung versendet wird.

Welche Textbausteine sind in E-Mails nutzbar?

ChannelLink = "{{KANAL}}";

EndDate = "{{ENDDATUM}}";

EndTime = "{{ENDZEIT}}";

Format = "{{FORMAT}}";

MeetingDate = "{{SITZUNGSDATUM}}";

MeetingDateWithTime = "{{SITZUNGSDATUMMITZEIT}}";

Name = "{{SITZUNGSNAME}}";

ResponseLink = "{{EINLADUNGSRÜCKMELDUNGLINK}}";

Room = "{{RAUM}}";

SharepointLink = "{{SHAREPOINT}}";

StartDate = "{{STARTDATUM}}";

StartTime = "{{STARTZEIT}}";

Werden Ersatzmitglieder automatisch bei der Einladung ausgewählt?

Nein. Ersatzmitglieder werden nicht automatisch eingeladen. Die Entscheidung trifft der Betriebsratsvorsitzende. Wenn das Wahlergebnis in der App hinterlegt ist, wird ein Vorschlag angezeigt, welches Ersatzmitglied nachrücken müsste. Wird dieses ausgewählt, erhält das Ersatzmitglied automatisch eine Einladung.

Werden die Sitzungsräume, die einem im Unternehmen zur Verfügung stehen, durch die App auch automatisch in Teams und Outlook gebucht?

Ja die Sitzungsräume werden automatisch gebucht, sobald die Einladung verschickt wird. Die Einladung geht auch an den Besprechungsraum. Voraussetzung ist, dass diese bei euch in Outlook hinterlegt sind.

Wie kann ich sicher sein, dass meine Einladung auch tatsächlich verschickt wurde?

Wenn Sie die Sitzung in der Betriebsrat360_App erstellt haben, finden Sie die Einladung wie bei anderen Outlook-/Teamsterminen auch unter Ihren gesendeten Elementen und können hier sicherstellen, dass sie versandt wurde.

Wie nehme ich an einer digitalen BR-Sitzung teil?

Digitale Sitzungen werden mit Microsoft Teams durchgeführt. Somit erscheint die Sitzung automatisch im Outlook- und Teams-Kalender der Teilnehmer. Hier können Sie einfach auf "(online) teilnehmen" klicken und schon befinden Sie sich in Ihrer digitalen BR-Sitzung.

Wie wird der Zugriff für Ersatzmitglieder verwaltet? Haben sie nur Zugriff auf Sitzungen, an denen sie teilgenommen haben?

Ersatzmitglieder, die eingeladen wurden, erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link zu den Sitzungsunterlagen. Diese Unterlagen müssen aktuell individuell freigegeben werden. Alternativ können Ersatzmitglieder für die Dauer ihres Nachrückens ins Team aufgenommen werden, wodurch sie gesetzeskonform Zugriff auf alle relevanten Inhalte erhalten. Eine weitere Möglichkeit besteht in der gezielten Freigabe des Sitzungskanals.

Wieso kann ich verschiedene Typen als Tagesordnungspunkt auswählen?

Hier sind jeweils komplette vorformatierte Text-Blöcke von unseren Experten entwickelt worden, die dann automatisch im Protokoll erscheinen und die immer gleich aussehen sollten, damit sie rechtssicher abgehandelt werden können. Beispiel: Die Ergänzung der Tagesordnung funktioniert nur mit (einstimmigem) Beschluss, daher auch "read only" bei der Spalte "mit Beschluss". Standardmäßig sollten Sie bei neuen Tagesordnungspunkten "Allgemein" auswählen. Hier sind Sie in der Gestaltung frei.

Können mehrere Gremien innerhalb eines Tenants die App nutzen?

Ja, inzwischen ist es möglich, mehrere Gremien innerhalb eines Tenants die App zu nutzen. Über den lila Hinzufügen-Button oben rechts können neue Gremien, wie GBR, KBR oder Ausschüsse, hinzugefügt werden. Wichtig ist, dass der richtige Admin vom anderen Standort ausgewählt und informiert wird, um das eigene Gremium zu konfigurieren. Dieser Admin muss auch das Standard-Team ändern, da nur Mitglieder des Teams standardmäßig Teamänderungen vornehmen können.

Gibt es eine eigene Suchfunktion bzw. wie erstellt man eigene Tags zum Wiederfinden von Protokollen?

Eine eigene Suchfunktion oder das Setzen von Tags ist nicht erforderlich. Hier hilft die Standard-Suche von Microsoft Teams – einfach im Suchfeld ein „Protokoll + Schlagwort“ eingeben, nach dem Sie suchen, z.B. BV Datenschutz oder ein Datum, an das Sie sich erinnern. Unter Dateien erscheinen dann alle Protokolle mit diesen Schlagwörtern. 
 

Ist die App auch für den Wirtschaftsausschuss nutzbar?

Sie können über den Hinzufügen-Button einen WA als Ausschuss erstellen und dort in der Konfiguration einen eigenen für den WA passenden Entwurf für die Tagesordnung erstellen (z.B. nur mit allgemeinen TOPS). So ist die Betriebsrat360-App auch jetzt schon für die WA-Arbeit nutzbar. Wenn hier noch Funktionen fehlen, wenden Sie sich gern an betriebsrat360@ifb.de oder kommen Sie zu unseren Sprechstundenterminen: Link zu den Terminen

Ist die BR360 App mit „Atruvia“ möglich?

Die BR360App kann auch benutzt werden, wenn Sie als Rechenzentrum/Firewall mit Atruvia arbeiten.
Für die Nutzung der App, fügen Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter (webfilter 1) im Uploadfilter die Ausnahme app.betriebsrat360.de hinzu. Nach ca. 90 Minuten warten wird die App auch angezeigt.

Wie gehen wir am besten vor, wenn wir mehrere Schulungen beschließen möchten?

Hier helfen zwei Funktionen: 1.: Mit Unterpunkten arbeiten – Erste Ebene: Entsendebeschlüsse, dann über die drei Punkte neben dem Tagesordnungspunkt das blaue Plus-Symbol auswählen und für jede konkrete Schulung einen Unterpunkt erstellen; 2.: Wenn ein Entsendebeschluss präzise formuliert ist, die weiteren Unterpunkte einfach duplizieren und nur noch die Details (Person, Thema, Ort, Kosten…) anpassen.

Wie ändert man denn die vorgeschlagenen Texte?

Sie können diese einfach überschreiben. Die App speichert automatisch. In Ausnahmefällen müssen Sie nochmal etwas bestätigen (z.B. bei der Änderung der Mitgliederzahl). Über „zurücksetzen“ können Sie unsere Textvorschläge wieder herstellen. Dann aber unbedingt Ihre geänderten Texte irgendwo vorher speichern, damit diese nicht verloren gehen.
 

Wir haben 2 Stellvertreter für den BRV, kann ich einen 2. Stellvertreter in der Konfiguration einfügen?

Das geht nicht, aber bei den Notizen in der Konfiguration könnt ihr es eintragen und Schreibrechte für den 2. Stellvertreter auswählen (Checkbox), dann hat er alle Rechte und es ist transparent für alle Mitglieder.
 

Sie haben Fragen zur App oder möchten uns Feedback geben?

 

Bei Fragen, Feedback und Anregungen können Sie sich gerne jederzeit an unser Betriebsrat360-Support-Team wenden:

E-Mail: betriebsrat360@ifb.de 
Telefon: 0 88 41 / 61 12 - 20

 

Für die Nutzung der Betriebsrat360-App gelten unsere Datenschutzerklärung und unsere Nutzungsbedingungen. 

 

Betriebsrat360 Updates – Alle Neuerungen im Überblick

 

Entdecken Sie die neuesten Funktionen und Verbesserungen der Bertriebsrat360 App! Hier finden Sie alle Updates auf einen Blick, inklusive spannender Features, Optimierungen und praktischer Neuerungen, die Ihre Nutzung noch einfacher und effizienter machen. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand!

 

Aktuelle Neuerungen:

 

07.10.2026

  • ifb-Chatbot wurde integriert
  • Sitzungstyp und Uhrzeit kann nun auch nach Einladungsversand noch geändert werden
  • Standardspeicherort auch in einem spezifischen Ordner möglich
  • Tagesordnung: Mehrere Verantwortliche für einen TO-Punkt hinzugefügt
  • Dauerhaftes Ausscheiden als Abwesenheitsgrund ergänzt. Eine Änderung des Wahlergebnisses ist damit nicht mehr erforderlich
  • Sitzungen können direkt aus der App heraus gelöscht bzw. abgesagt werden
  • Umfangreiche Statistiken hinzugefügt (unter Sitzungen einsehbar)

04.09.2026

  • Informationssammlung- und Diskussionspunkte können optional in die TO übernommen werden
  • Möglichkeit Serientermine für BR-Sitzungen zu erstellen implementiert
  • Wiederkehrende Abwesenheiten können nun einfach hinzugefügt werden (Serienabwesenheiten)
  • Ersatzmitglieder haben eingeschränkten Zugriff auf die App und können dort Abwesenheiten pflegen
  • Abwesenheitsübersicht in Kalenderform
  • Zeitpunkt des Zugriffsrechts der Ersatzmitglieder kann selbst initiiert werden
  • Aktualisierungsbutton für Abwesenheiten seit Sitzungserstellung integriert

 

02.07.2026

  • Möglichkeit integriert, ein Logo für Dokumente zu hinterlegen
  • Dark- und High-Contrast-Mode wird nun unterstützt
  • Kopie einer Sitzung kann erstellt werden
  • Versand von E-Mails bei Zu- oder Absage ist nun konfigurierbar
  • Abwesenheiten werden, falls gewünscht, auch für Ausschüsse etc. übernommen
  • Zeitpunkte der Dokumentenerstellung bzw. Phasen werden angezeigt
  • Sitzungsstatus mit verschiedenen Status implementiert
  • Option für Angabe mehrere Anlagen pro TO ergänzt
  • Anwesenheitsliste ist nun alphabetisch nach Nachnamen sortiert
  • Platzhalter "{{NAMEDESEINLADENDEN}}" hinzugefügt


Datenschutzhinweise der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der BR360-App

 

Allgemeines
Die BR360-App wird im Rahmen der Microsoft-Plattform Microsoft Teams (MS Teams) angeboten. MS Teams ist als Dienst in die Microsoft 365-Suite (M365) integriert und auf dem System des Users von diesem bereitzustellen, da sonst eine Nutzung dieser App nicht möglich ist.

Wenn Sie die BR360-App nutzen, findet im Rahmen der Nutzung von MS Teams auch eine Datenverarbeitung durch Microsoft statt. Weitere grundsätzliche Informationen zum Datenschutz bei Microsoft und bei MS Teams erhalten Sie unter https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

 

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung, an wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Die ifb GmbH & Co. KG, Prof.-Becker-Weg 16, 82418 Seehausen wird als Auftragsverarbeiter gem. Art .4, 28 Abs. 3 DS-GVO für den jeweiligen Auftraggeber, d.h. den Verwender der BR360-App tätig. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist über betriebsrat360@ifb.de
 erhältlich.

 

Welche Daten werden erfasst, wie werden sie verwendet und wie lange werden sie gespeichert?

Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten

  • Allgemeine Personen- und Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) bei der Erstregistrierung pro Unternehmen/M365-Tenant;

  • Online-Daten (IP-Adresse): Wird beim Aufruf der Seite in Web Server-Logs bzw. in Application Insights gespeichert (siehe dazu auch die allgemeinen Datenschutzhinweise des ifb, Link am Ende dieser Information);

  • Daten zur Funktion in der Interessenvertretung (z.B. BR-Mitglied, Ersatzmitglied, SBV, JAV): Dabei werden das Geschlecht und ein optionaler Kommentar in einem Freitextfeld pseudoanonymisiert über die M365-Benutzer-ID verarbeitet und gespeichert. Genereller Hinweis: Eine Verknüpfung/Verarbeitung der M365-Benutzer-ID mit weiteren Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adresse) erfolgt nur temporär während der Nutzung der App. Diese Daten werden nicht innerhalb der App abgespeichert.

  • Sitzungsdaten: Für einzelne Sitzungen werden Daten wie etwa die M365-Benutzer-IDs der eingeladenen Teilnehmer und Rückmeldeinformationen (Teilnahmeform, Zusage/Absage, Bestehen eines Verhinderungsgrundes, Kommentar) gespeichert. Im Rahmen der Erstellung der Dokumente (Anwesenheitsliste, Protokoll) werden weiterhin temporär Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet. Diese Schnittstellendaten werden nicht innerhalb der App gespeichert. Das erstellte Dokument wird ausschließlich in der M365-Umgebung innerhalb eines Teams-Kanals auf Kundenseite gespeichert. Ebenso können während des Prozesses der Verwendung der Einladung Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet werden. Die Einladung wird ausschließlich über die M365-Umgebung des Benutzers versendet und dort gespeichert.

  • Ggfs. können durch den Benutzer in Freitextfeldern weitere personenbezogene Daten (z.B. persönliche Anreden; Nennung von Namen in Tagesordnungspunkten etc.) eingetragen werden, die innerhalb der App gespeichert werden.

Wichtig: Sämtliche personenbezogenen Daten werden sofort bei der Eingabe durch den User verschlüsselt und sind ausschließlich für diesen verwendbar. Das ifb hat keine Möglichkeit, die Daten zu entschlüsseln. Für den Auftragsverarbeiter liegen keine personenbezogenen Daten vor.

 

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung der Daten in der BR360-App dient dazu, eine inhaltlich und rechtlich korrekte Sitzungsgestaltung durch das die App verwendende Gremium zu ermöglichen. Weitere Zwecke werden nicht verfolgt.

 

Dauer der Datenspeicherung:
Grundsätzlich werden die Daten so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Speicherzwecks erforderlich ist. Eine Archivierung, Speicherung bzw. Datensicherung liegt im Verantwortungsbereich des Benutzers unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen. 

 

Mit der Funktion „Sitzungsdaten löschen“ werden alle Sitzungsdaten für eine konkrete Sitzung (z.B. eine BR-Sitzung) mit Ausnahme der in der Sitzungsübersicht („Alle Sitzungen“) angezeigten Daten endgültig gelöscht. Sitzungsdaten innerhalb der M365-Umgebung des Benutzers (z.B. die Einladung zur Sitzung per MS Teams, erstelle Dokumente, Teams-Kanäle) bleiben durch diese Löschung unberührt.
 

Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenspeicherung erfolgt in Cloud-Datenbanken bei Microsoft-Azure in der Region Westeuropa (Niederlande).

 

Weitere Informationen zum Datenschutz
Diese Hinweise geben einen Überblick über spezielle datenschutzrechtliche Themen bei Nutzung der App „Betriebsrat 360“. Weiterführende Informationen zum Datenschutz sind unter www.ifb.de/service/datenschutz abrufbar. Hier erhalten Sie auch Informationen über die Ihnen allgemein zustehenden Rechte nach der DSGVO, über Empfänger von Daten sowie über die Orte der Datenverarbeitung.

 

Stand dieser Information: 15.10.2024

 

Nutzungsbedingungen der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der Betriebsrat360-App

 

Akzeptanz der Bedingungen
Das ifb stellt Ihnen diese mobile App zur kostenlosen Nutzung und zum Herunterladen auf ein mobiles Endgerät zur Verfügung. Eine Nutzung dieser von der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG angebotenen App (nachfolgend Betriebsrat360-App) ist ausschließlich auf Grundlage dieser Bedingungen zulässig. Bitte lesen Sie die Bedingungen vor der Nutzung der Betriebsrat360-App sorgfältig durch. Mit dem Zugriff auf und der Nutzung von der Betriebsrat360-App erklären Sie sich mit den folgenden, verbindlich geltenden Nutzungsbedingungen einverstanden. Soweit Sie mit diesen Bedingungen nicht einverstanden sind, ist eine Nutzung der Betriebsrat360-App nicht gestattet. 

Wir verweisen zudem ausdrücklich auf Datenschutzhinweise der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der BR360-App und die Nutzungsbedingungen von Microsoft Teams, die Bestandteil dieser Vereinbarung sind.  

 

Urheberrechte
Der Inhalt und der Aufbau der Betriebsrat360-App sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Informationen oder Daten (Text, Bild, Grafik, Ton, Video- oder Animationsdateien) dürfen insbesondere nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG genutzt, vervielfältigt oder in sonstiger Form verwendet werden; dies gilt auch für eine auszugsweise Verwendung. 

 

Gewährleistungs- und Haftungsausschluss
Sämtliche Informationen, die Sie auf der Betriebsrat360-App erhalten, wurden sorgfältig erarbeitet. Es wird besonderer Wert auf Aktualität, Richtigkeit und Rechtssicherheit gelegt. Bei der Auswahl und Pflege der Inhalte wird größtmögliche Sorgfalt angewendet. Ungeachtet dessen sind Fehler nicht auszuschließen. Eine Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen wird abgelehnt; eine Haftung für Fehler oder Auslassungen besteht nicht. Die bereitgestellten Informationen entsprechen dem geltenden Recht, ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung. Die App erbringt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes und ersetzt in keinem Fall eine individuelle Rechtsberatung. 

Über die Betriebsrat360-App können Berechnungen angestellt werden. Die Betriebsrat360-App wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Bitte beachten Sie, dass wir für die Richtigkeit der Ergebnisse keine Gewähr übernehmen.

Die ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG haftet auch nicht für ununterbrochenes und fehlerfreies Funktionieren der Betriebsrat360-App. Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen von Microsoft Teams. Es gibt keinen recht-lichen Anspruch auf Mängelbeseitigung.
 
Die ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG behält sich Änderungen zur Anpassung des Systems an den Stand der Technik, Änderungen zur Optimierung des Systems, insbesondere zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit, sowie Änderungen an Inhalten vor, sofern letztere zur Korrektur von Fehlern, zur Aktualisierung und Vervollständigung, zur programmtechnischen Optimierung oder aus lizenzrechtlichen Gründen erforderlich sind.

Die Nutzung der App erfolgt auf eigenes Risiko.

 

Anwendbares Recht, Gerichtsstand
Es gilt ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Gerichtsstand ist München

 

Kontaktinformationen:
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Prof.-Becker-Weg 16 
D-82418 Seehausen am Staffelsee
E-Mail:
betriebsrat360@ifb.de