Nach der Wahl ist vor dem Protokoll
Kaum ist die Betriebsratswahl vorbei, geht es auch schon los mit der Gremienarbeit – und damit mit der ersten Betriebsratssitzung. Was viele unterschätzen: Schon ab dem ersten Treffen muss ein Protokoll geführt werden – und zwar nicht irgendwie, sondern rechtssicher und vollständig. Denn der Gesetzgeber hat klare Vorgaben gemacht, wie Sitzungen und Beschlüsse schriftlich festzuhalten sind.
Warum das so wichtig ist? Ganz einfach: Ein sorgfältig erstelltes Protokoll ist nicht nur eine wertvolle Gedächtnisstütze im hektischen Betriebsratsalltag, sondern kann im Streitfall auch vor Gericht zur entscheidenden Beweisgrundlage werden. Aber: Damit das gelingt, müssen bestimmte Regeln beachtet werden!
Mehrere Schriftführer im Betriebsrat – eine clevere Lösung
Wenn im Betriebsrat viel diskutiert wird, haben Sie als Schriftführer ordentlich zu tun – und kaum noch Kapazitäten, sich aktiv an der Diskussion zu beteiligen. Deshalb ist es sinnvoll, wenn sich mehrere Mitglieder im Gremium mit dem Protokollieren abwechseln. Das entlastet nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass im Krankheits- oder Urlaubsfall nahtlos weiter dokumentiert werden kann.
Rein theoretisch könnte in jeder Sitzung jemand anderes das Protokoll übernehmen. In der Praxis legen viele Betriebsräte jedoch ein oder mehrere feste Schriftführer fest – so müssen nicht alle sich mit den rechtlichen und formalen Anforderungen auskennen. Wer in der Regel protokolliert, kann übrigens auch in der Geschäftsordnung geregelt werden. Und ganz wichtig: Als Betriebsratsvorsitzender sollten Sie das Schreiben des Protokolls besser anderen überlassen – Ihre Aufgabe ist es, die Sitzung zu leiten und den Überblick zu behalten.
Was gehört ins Protokoll einer Betriebsratssitzung?
Manche Schriftführer nehmen es sehr genau – da wird jedes Wort mitgeschrieben. Und klar: Nach oben sind dem Protokoll keine Grenzen gesetzt. Aber keine Sorge, ein Protokoll muss kein Roman werden.
Wichtig ist vor allem der Mindestinhalt, der rechtlich vorgeschrieben ist. Dazu gehören:
- das Sitzungsdatum
- der Wortlaut der Beschlüsse
- die Stimmenmehrheit, mit denen der Beschluss gefasst wurde, und das
- Stimmenverhältnis, mit dem ein Beschluss gefasst oder der Antrag zur Beschlussfassung abgelehnt wurde
- die Unterschrift des Vorsitzenden und mindestens eines weiteren Betriebsratsmitglieds
- die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer der Betriebsratssitzung eigenhändig eintragen muss, einschließlich des Arbeitgebers, der Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen usw., die an der Sitzung (wenn auch nur zeitweise) teilgenommen haben.
Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokoll? So viel muss ins BR-Protokoll
Als Neuling beim Protokollieren stellt sich schnell die Frage: Wie ausführlich muss das eigentlich sein? Grundsätzlich ist alles erlaubt – vom knappen Ergebnisprotokoll bis hin zum wörtlichen Mitschrieb. In der Praxis wählen viele Betriebsräte eine Mischform: je nach Bedeutung des Tagesordnungspunkts mal kürzer, mal ausführlicher.
Die Faustregel lautet: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Halten Sie die wesentlichen Informationen wie Ideen, Argumente und Beschlüsse knapp und präzise fest.
Und wenn eine Diskussion mal ausufert oder unübersichtlich wird: Scheuen Sie sich nicht, nachzufragen. Bitten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen um klare Aussagen und ihren Standpunkt noch einmal auf den Punkt zu bringen – das hilft nicht nur Ihnen, sondern dem ganzen Gremium.
Das strukturierte Protokoll: Vorbereitung ist alles!
Um den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihr Protokoll strukturieren. Hilfreich können hier farbige Markierungen sein oder Spalten, die eine Diskussion in Pro und Contra unterteilen. Auch eine Protokollvorlage ist Gold wert! Haben Sie einen Laptop im Betriebsratsbüro oder können einen in die Sitzung mitbringen? Perfekt! Geben Sie alles direkt am Laptop in die Vorlage ein. Das spart viel Zeit und Ihr Protokoll ist im Handumdrehen fertig. Ansonsten müssen Sie die handschriftlichen Notizen noch einmal ordnen und nachtragen.
Digitale Unterstützung gefällig?
Kennen Sie die Betriebsrat360-App des ifb? Der digitale Helfer erleichtert die Protokollerstellung erheblich, indem bereits vor der Sitzung ein Protokoll-Entwurf zentral im Kanal bereitgestellt wird. Durch die strukturierte Ablage aller relevanten Unterlagen ist das Protokoll nicht nur schneller erstellt, sondern auch lückenlos dokumentiert. Und das Ganze ist kostenlos! Mehr erfahren und einfach mal ausprobieren.
Tipps für Ihre Protokollführung:
- Nutzen Sie eine Protokollvorlage und passen Sie diese individuell für sich an.
- Nutzen Sie immer den gleichen Aufbau. Damit sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern finden auch schnell wieder, was Sie nachlesen möchten.
- Bereiten Sie sich vor: Kopieren Sie vor der BR-Sitzung alle Tagesordnungspunkte in Ihre Protokollvorlage, so dass Sie diese nur noch ergänzen müssen.
- Unterstreichen oder markieren Sie zentrale Aussagen oder Termine, damit Sie sie bei Rückfragen sofort finden.
- Lassen Sie rechts einen Rand für Notizen und Verbesserungen.
- Legen Sie vorab Kürzel für immer wiederkehrende Begriffe und Namen fest.
- Wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie sofort nach.
- Lesen Sie die formulierten Beschlüsse vor der Abstimmung noch einmal vor.
- Schreiben Sie das Protokoll möglichst sofort, spätestens aber innerhalb von drei Tagen nach der Betriebsratssitzung. So ist Ihnen alles noch frisch im Gedächtnis und Sie vermeiden, dass wichtige Informationen untergehen.
Unser Tipp: Wichtige rechtliche Grundkenntnisse für Schriftführer sowie ausführliche Tipps und Tricks zu einem ordnungsgemäßen Protokoll der Betriebsratssitzung – inklusive praktischer Übungen – erhalten Sie auch in unseren Protokollseminaren.
