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Protokoll schreiben im Betriebsrat leicht gemacht

Tipps und Tricks für die Sitzungsniederschrift

Um das Amt des Schriftführers im Betriebsrat reißt sich kaum jemand: Die meisten empfinden Protokoll schreiben als lästig und oft wird diese Aufgabe einfach einem der Betriebsratsmitglieder „aufs Auge gedrückt“. Dabei ist die Rolle des Schriftführers nicht zu unterschätzen: Ein sorgfältig angefertigtes Protokoll der Betriebsratssitzung und Beschlussfassung ist nicht nur eine perfekte Gedächtnisstütze, sondern dient im Streitfall auch als wichtiger Nachweis, der vor Gericht Beweiskraft hat.

Susanne Helmer

ifb-Bildungsreferentin

Stand:  24.9.2019
Lesezeit:  01:30 min
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© ©doble-d - iStock

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Mit einem rechtssicheren Protokoll können Sie belegen, was in der Sitzung besprochen und beschlossen wurde.

Hier finden Sie wertvolle Tipps, was Sie bei der Protokollführung beachten müssen und wie Ihnen das Protokollieren in der Betriebsratssitzung leichter von der Hand geht.

Mehrere Schriftführer im Betriebsrat

Wenn es im Betriebsrat hoch her geht, haben Sie als Schriftführer alle Hände voll zu tun. Das bedeutet auch, dass Sie sich dann nicht mehr in vollem Maße in die Diskussion einbringen können. Daher macht es Sinn, wenn sich mehrere Schriftführer im Betriebsratsgremium abwechseln. So haben Sie auch gleich eine Vertretung, wenn Sie aufgrund von Krankheit, Urlaub oder anderen Verhinderungsgründen in der Betriebsratssitzung abwesend sind.

Rein theoretisch könnte in jeder Betriebsratssitzung ein anderes Mitglied Protokoll führen. Die meisten Gremien bestimmen aber einen oder mehrere feste Schriftführer. So müssen sich nicht alle Gremiumsmitglieder mit den formalen und rechtlichen Voraussetzungen der Sitzungsniederschrift auskennen. Wer im Regelfall Protokoll führt, kann auch in einer Geschäftsordnung festgelegt werden. Nur als Betriebsratsvorsitzender sollten Sie das Protokollieren lieber nicht übernehmen, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Leitungsaufgabe konzentrieren können.

Was gehört ins Protokoll einer Betriebsratssitzung?

Nach oben hin sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt.

Zum Mindestinhalt einer Sitzungsniederschrift gehören jedoch:

  • das Sitzungsdatum
  • der Wortlaut der Beschlüsse
  • die Stimmenmehrheit, mit denen der Beschluss gefasst wurde, und das Stimmenverhältnis, mit dem ein Beschluss gefasst oder der Antrag zur Beschlussfassung abgelehnt wurde
  • die Unterschrift des Vorsitzenden und mindestens eines weiteren Betriebsratsmitglieds
  • die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer der Betriebsratssitzung eigenhändig eintragen muss, einschließlich des Arbeitgebers, der Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen usw., die an der Sitzung (wenn auch nur zeitweise) teilgenommen haben.

Auf den Punkt gebracht: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll oder wörtliches Protokoll?

Als Neuling fragen Sie sich vielleicht: Wie ausführlich muss ich denn jetzt eigentlich mitprotokollieren? Grundsätzlich gilt: Vom reinen Ergebnisprotokoll bis hin zum ausführlichen Wortprotokoll ist alles erlaubt. Meist ist das Protokoll der Betriebsratssitzung eine Mischform aus den verschiedenen Protokollarten. Je nachdem, wie wichtig der jeweilige Tagesordnungspunkt ist, muss es ausführlicher oder kann ein bisschen knapper ausfallen. Am besten Sie protokollieren so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Fassen Sie kurz und knapp die wesentlichen Informationen, Ideen und Argumente zusammen.

In ausufernden Diskussionen ist es nicht immer einfach, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sind die Gemüter erhitzt, kann eine Diskussion schnell unübersichtlich werden. Fragen Sie in solchen Fällen einfach nach! Bitten Sie Ihre Kollegen aus dem Betriebsrat, ihren Standpunkt noch einmal auf den Punkt zu bringen oder fordern Sie klare Aussagen.

Das strukturierte Protokoll: Vorbereitung ist alles!

Um den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihr Protokoll strukturieren. Hilfreich können hier farbige Markierungen sein oder Spalten, die eine Diskussion in Pro und Contra unterteilen. Auch eine Protokollvorlage ist Gold wert! Haben Sie einen Laptop im Betriebsratsbüro oder können einen in die Sitzung mitbringen? Perfekt! Geben Sie alles direkt am Laptop in die Vorlage ein. Das spart viel Zeit und Ihr Protokoll ist im Handumdrehen fertig. Ansonsten müssen Sie die handschriftlichen Notizen noch einmal ordnen und nachtragen.

Tipps für Ihre Protokollführung:

  1. Nutzen Sie eine Protokollvorlage und passen Sie diese individuell für sich an. Nutzen Sie immer den gleichen Aufbau. Damit sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern finden auch schnell wieder, was Sie nachlesen möchten.

  2. Bereiten Sie sich vor: Kopieren Sie vor der BR-Sitzung alle Tagesordnungspunkte in Ihre Protokollvorlage, so dass Sie diese nur noch ergänzen müssen.
  3. Unterstreichen oder markieren Sie zentrale Aussagen oder Termine, damit Sie sie bei Rückfragen sofort finden.
  4. Lassen Sie rechts einen Rand für Notizen und Verbesserungen.
  5. Legen Sie vorab Kürzel für immer wiederkehrende Begriffe und Namen fest.
  6. Wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie sofort nach.
  7. Lesen Sie die formulierten Beschlüsse vor der Abstimmung noch einmal vor.
  8. Schreiben Sie das Protokoll möglichst sofort, spätestens aber innerhalb von drei Tagen nach der Betriebsratssitzung. So ist Ihnen alles noch frisch im Gedächtnis und Sie vermeiden, dass wichtige Informationen untergehen.

Wichtige rechtlichen Grundkenntnissen für Schriftführer sowie ausführliche Tipps und Tricks zu einem ordnungsgemäßen Protokoll der Betriebsratssitzung – inklusive praktischer Übungen – erhalten Sie auch in unseren Protokollseminaren.

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