KI-Tools gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Für Sie als Betriebsrat ist es wichtig zu verstehen, wie solche Systeme funktionieren – ob sie lokal oder in der Cloud laufen, welche Daten verarbeitet werden, und welche Datenschutzrisiken bestehen. Dieses Wissen hilft, den Einsatz im Betrieb richtig einzuordnen und den Beschäftigtendatenschutz zu sichern – oder die Chancen und Risiken für die eigene Betriebsratsarbeit abzuwägen.
Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt, dass KI in Deutschland derzeit besonders stark in folgenden Branchen eingesetzt wird:
- Unternehmensnahe Dienstleister: etwa 55 % dieser Betriebe nutzen KI-Anwendungen.
- Maschinenbau, Elektroindustrie und Fahrzeugbau: In diesen Branchen liegt die KI-Nutzung bei knapp 40 % der Unternehmen.
- Im Gegensatz dazu sind Branchen wie Bauwirtschaft, Großhandel und Logistik mit Anteilen deutlich unter 25 % bei der KI-Anwendung eher zurückhaltend.
Die 10 gängigsten KI-Tools und ihre Alternativen
Laut der FAZ nutzen rund 68 % der Unternehmen ChatGPT aktiv zur Textgenerierung. Grund genug, mit dem wohl bekanntesten Vertreter in der Übersicht zu beginnen:
1. ChatGPT / GPT-5 (OpenAI)
Was es kann: Textgenerierung, Ideenfindung, E-Mail-Entwürfe, Recherche, Zusammenfassungen.
Kostenfrei: Basisversion (GPT-3.5), erweiterte Funktionen (GPT-5 Plus) kostenpflichtig.
Betriebsratsblick: Datenschutz! Inhalte gehen an US-Server. Vor der Nutzung ist eine klare Regelung zur Datenweitergabe und Anonymisierung nötig. Eine Betriebsvereinbarung zur KI-Nutzung ist daher empfehlenswert.
Die besten ChatGPT-Alternativen 2025:
- Neuroflash (deutsche Texte und DSGVO konform), Claude 4 Sonnet (Schreibqualität), Microsoft Copilot (kostenlos mit GPT-4o),
- Für maximale Privatsphäre: Lokale Lösungen wie Ollama oder Jan funktionieren 100 % offline ohne Datenübertragung.
- Kostenlose Alternativen wie Perplexity AI und Gemini bieten oft bessere Funktionen als ChatGPT Free. Interessant auch Mistral „Le Chat“ – Open-Source-Modell aus Europa. Gilt als sehr datensparsam.
2. Microsoft Copilot / 365 Copilot
Was es kann: Automatisiert E-Mails, Excel-Analysen, PowerPoint-Folien. Ist integriert in die Microsoft-Office-Umgebung.
Kostenfrei: Nicht verfügbar! Teil der kostenpflichtigen Microsoft-Lizenzen.
Betriebsratsblick: Verarbeitung von Mitarbeiterdaten in der Cloud – Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Überwachungseinrichtungen). Betriebsvereinbarung zur KI-Nutzung empfehlenswert.
Kostenfreie Alternativen:
- LibreOffice + ChatGPT Free / Mistral – Kombination aus Open-Source-Office und freiem Text-KI-Tool.
- Google Workspace mit Gemini Free – wenn Cloud-Nutzung bereits erlaubt ist.
3. Google Gemini
Was es kann: Ähnlich wie ChatGPT, kombiniert mit Google-Suche, Tabellen, Präsentationen.
Kostenfrei: Ja, Basisversion; Gemini Advanced ist kostenpflichtig.
Betriebsratsblick: Nutzungsdaten und Suchhistorien können Rückschlüsse auf Beschäftigte erlauben – Datenschutzkonzept erforderlich.
Kostenfreie Alternativen:
- You.com / YouChat – Chat + Suche kombiniert, mit Quellenangaben.
- HuggingChat – Open-Source-Modell, keine Werbetracker, Community-Server.
4. Midjourney / DALL-E
Was sie können: KI-Bildgenerierung (Illustrationen, Kampagnenbilder, Cover, Social Media).
Kostenfrei: DALL-E (Basis via OpenAI) teilweise gratis, Midjourney kostenpflichtig.
Betriebsratsblick: Keine personenbezogenen Daten (Bilder von Mitarbeiter oder Kollegen, Firmengebäude usw.) eingeben. Urheberrecht prüfen (KI-Bilder sind nicht immer frei nutzbar).
Kostenfreie Alternativen:
- Leonardo AI – gute Gratisfunktionen, EU-Server, Registrierung nötig.
- Bing Image Creator – kostenlos (DALL-E-Technik), leicht zugänglich.
- Craiyon – Open-Source, anonym nutzbar, aber geringere Bildqualität.
5. Notion AI
Was es kann: KI-Assistent für Notizen, Zusammenfassungen, Projektmanagement.
Kostenfrei: Inklusive in Free-Plan (eingeschränkt).
Betriebsratsblick: Besonders in HR-Abteilungen relevant – personenbezogene Notizen dürfen nicht ohne Rechtsgrundlage verarbeitet werden.
Kostenfreie Alternativen:
- Obsidian + Textgenerator-Plug-in (lokal) – 100 % offline.
- Joplin AI – Open-Source-Notiztool, datenschutzfreundlich.
6. Grammarly / DeepL Write
Was sie können: KI-gestützte Rechtschreib-, Stil- und Übersetzungshilfen.
Kostenfrei: Basisfunktionen gratis.
Betriebsratsblick: Mal schnell eine Betriebsvereinbarung ins Englische übersetzen? Achtung: Texte werden meist in die Cloud geladen; für interne Dokumente (z.B. Personalgespräche) ungeeignet.
Kostenfreie Alternativen:
- LanguageTool – Open-Source, läuft lokal oder im Browser (EU-Server).
- Ginger – Gratisversion mit Stil- und Grammatik-Checks.
7. Perplexity AI
Was es kann: KI-Suchmaschine mit Quellenangabe – ideal für Recherche.
Kostenfrei: Basisversion kostenlos.
Betriebsratsblick: Sehr nützlich für rechtliches Wissen und Betriebsratsarbeit, solange keine vertraulichen Daten eingegeben werden. Aber auch hier gilt: Alle Inhalte in der Quelle immer nochmal gegenprüfen. Ergebnisse müssen nicht immer der Wahrheit entsprechen (Aktualität, Land oder Quelle der Datenbasis nicht vertrauenswürdig).
Kostenfreie Alternativen:
- You.com – KI-Suche mit mehreren Modellen.
- Andi Search – datenschutzfreundliche KI-Suchmaschine ohne Tracking.
8. Fireflies / Otter.ai
Was sie können: KI-gestützte Meeting-Protokolle, Transkriptionen und automatische Zusammenfassungen von Gesprächen.
Kostenfrei: Eingeschränkte Basisversion verfügbar.
Betriebsratsblick: Bei Aufzeichnungen ist Vorsicht geboten! Mitschnitte sind nur mit Einwilligung aller Beteiligten zulässig (§ 201 StGB). Zudem greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht, wenn technische Systeme eingesetzt werden, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen oder überwachen können. Das gilt für alle KI-Systeme, die Meetings mitschneiden.
Kostenfreie Alternativen:
- Whisper (Open-Source von OpenAI) – lokal nutzbar, keine Cloud-Übertragung.
- Veed.io Transcription Free – Browsertool mit DSGVO-Hinweis, keine dauerhafte Speicherung.
9. Miro AI / FigJam
Was sie können: Kreative Whiteboards mit KI-Funktionen – Ideenclustering, automatische Strukturierung.
Kostenfrei: Basisversion verfügbar.
Betriebsratsblick: Oft genutzt in Marketingabteilungen oder von Projektbeauftragten. Daten liegen meist auf US-Servern – prüfen, ob DSGVO-konforme Nutzung möglich ist.
Kostenfreie Alternativen:
- Excalidraw – Open-Source-Whiteboard, läuft lokal oder im Browser.
- Draw.io / Diagrams.net – DSGVO-freundlich, Cloud-freie Nutzung möglich.
10. Synthesia / HeyGen
Was sie können: KI-Videos mit Avataren – ideal für Schulungen, Erklärvideos oder Präsentationen.
Kostenfrei: Testversionen verfügbar.
Datenlage: Beide Tools laufen über Cloud-Server, meist außerhalb der EU (USA oder Großbritannien). Dabei werden Videodaten, hochgeladene Bilder und Texte verarbeitet und temporär gespeichert.
Betriebsratsblick: Bei der Nutzung realer Personen-Avatare ist die Zustimmung der Betroffenen erforderlich. Eine Verwendung zur Leistungsbewertung oder Überwachung ist nicht zulässig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Außerdem sollte geprüft werden, ob der Anbieter die Vorgaben der DSGVO erfüllt (z. B. Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag).
Kostenfreie Alternativen:
- Colossyan Free Plan – EU-basiert, DSGVO-Hinweis vorhanden.
- Lumen5 Free – KI-Video aus Text, kein Avatar nötig, Cloud in Kanada.
Wenn Ihnen diese KI-Tools zu unpersönlich erscheinen, gibt es noch eine Alternative: „Pi AI“ von der Firma Inflection – ein Chatbot, der laut seinen Entwicklern besonders empathisch, freundlich und persönlich reagieren soll. Er gilt als das einfühlsamste Gegenstück zu den großen KI-Assistenten.
Aber keine Sorge: Für echte Beratung und menschliches Mitgefühl sind natürlich immer noch Ihre Betriebsratskollegen da!
Fazit:
KI-Tools können die Arbeit erheblich erleichtern – vorausgesetzt, sie werden verantwortungsvoll eingesetzt. Betriebsräte sollten kontinuierlich am Thema dranbleiben, Transparenz über die im Unternehmen eingesetzten Tools fordern und ihre Mitbestimmungsrechte aktiv wahrnehmen, um Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und faire Arbeitsbedingungen sicherzustellen. Gleichzeitig ist es wichtig, sich selbst fachlich weiterzubilden und bei Bedarf sachkundige Unterstützung hinzuzuziehen, um als Betriebsrat technische Entwicklungen kompetent begleiten und mitgestalten zu können. (sw)
