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Datenschutz im Betriebsratsbüro: 10 einfache Datenschutz-Regeln, die jede Menge Ärger ersparen!

Das datenschutzkonforme BR-Büro

Um die Unternehmenskriminalität in Deutschland wirksam zu bekämpfen und sich an internationale Standards anzunähern, plant die Bundesregierung, ein Unternehmensstrafrecht einzuführen. Im August 2019 wurde der Referentenentwurf des neuen Verbandssanktionengesetzes vorgestellt. Dieses soll für alle Unternehmen, Großkonzerne ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen, gelten.

Susanne Helmer | ifb

Stand:  17.2.2020
Lesezeit:  02:30 min
Datenschutz im Betriebsratsbüro | © Song_about_summer - stock.adobe.com

Im Betriebsratsbüro hat das Thema Datenschutz besondere Brisanz, denn hier laufen alle Fäden – und somit auch schützenswerte Daten – zusammen.

Neben vertraulichen E-Mails und Anhörungen gem. § 99 BetrVG landen im Betriebsratsbüro  z.B. auch Lohn- und Gehaltslisten, Unterlagen zu Zielvereinbarungen oder sensible Daten aus Wiedereingliederungsmaßnahmen.

Es besteht jedoch kein Grund zur Panik, denn gerade in Deutschland hatten viele der neuen Vorschriften schon längst Bestand. Nichtsdestotrotz sollte jeder Arbeitnehmer den Datenschutz ernst nehmen. 

Mit ein paar einfachen Regeln lassen sich im Betriebsratsbüro die schlimmsten Fehler in Sachen Datenschutz vermeiden.

Wenn Sie als Betriebsrat die folgenden Tipps beherzigt, haben Sie schon mal die gröbsten Schnitzer vermieden:

  1. Wählen Sie sichere Passwörter für PCs und Dokumente. Verwenden Sie mindestens 8 Zeichen: Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen. Denken Sie sich zum Beispiel einen eingängigen Satz oder ein Sprichwort aus und verwenden Sie als Passwort die Anfangsbuchstaben und Satzzeichen. Das Passwort sollte kein Wort sein, das in einem Wörterbuch enthalten ist. Nutzen Sie nie „eins für alles“, sonst haben Betrüger leichtes Spiel. Und: Geben Sie diese niemals an andere Personen weiter – auch nicht an Admins!
     
  2. Gewöhnen Sie sich an, Ihren PC immer zu sperren, wenn Sie Ihren Platz verlassen – auch, wenn es nur für kurze Zeit ist (Tastenkombination Windows + L).
     
  3. Trennen Sie Arbeit und Privatleben: Installieren Sie niemals eigenmächtig Software auf dem Rechner im Betriebsratsbüro oder Firmenrechnern allgemein – denn diese könnten Trojaner oder andere Schadsoftware enthalten. Die gleiche Gefahr droht bei der Nutzung von privaten Datenträgern oder Geräten.
     
  4. Versenden Sie E-Mails mit vertraulichem Inhalt im Zuge Ihrer Betriebsratsarbeit grundsätzlich nur verschlüsselt.
     
  5. Achten Sie als Betriebsrat immer darauf, ob vertraulichen Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch liegen. Personenbezogene Dokumente gehören grundsätzlich in einen verschließbaren Schrank – der dann auch tatsächlich abgeschlossen wird, sobald Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
     
  6. Prüfen Sie auch Ihren digitalen Ablageort auf Vertraulichkeit: Wer hat alles Zugriff auf Ihr Laufwerk – sind die Daten dort sicher?
     
  7. Stellen Sie sicher, dass sich betriebsfremde Personen nur in Anwesenheit von Mitarbeitern in den Büroräumen aufhalten.
     
  8. Wenn Sie vertrauliche Informationen per Hauspost verschicken, stecken Sie diese am besten in einen fensterlosen Umschlag und verschließen diesen gut. Der Vermerk „persönlich/vertraulich“ erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch nur der Empfänger den Umschlag öffnet.
     
  9. Schweigen Sie in der Öffentlichkeit über wirtschaftliche Kennzahlen, betriebliche Abläufe oder andere Interna, die Sie als Betriebsrat erlangen. Ebenso gehen die Gründe für die Abwesenheit von Kollegen keinen etwas an – weder intern noch extern.
     
  10. Wichtige Unterlagen dürfen nicht im normalen Papierkorb landen, sondern müssen per Aktenvernichter geschreddert werden. Auch Datenträger sollten nicht einfach weggeworfen werden, sondern müssen fachgerecht vernichtet werden.

Tipp:

In den meisten Unternehmen gibt es einen Datenschutzbeauftragen, den man bei konkreten Fragen ansprechen kann. Arbeitgeber sind nämlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn mindestens 20 Arbeitnehmer ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Scheuen Sie sich nicht, diesen anzusprechen, wenn Sie in Sachen Datenschutz im Betriebsratsbüro Fragen haben.

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