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Gehaltsabrechnung: Kein Anspruch auf Papierform

Dürfen Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden? Eine Arbeitnehmerin wollte das nicht hinnehmen und klagte. Was sagt das Bundesarbeitsgericht dazu?

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025, 9 AZR 48/24

Stand:  4.2.2025
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Das ist passiert

Darf eine Gehaltsabrechnung rein digital statt auf Papier ausgegeben werden? Konkret ging es um Dokumente, die elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt wurden. Die Einführung des digitalen Mitarbeiterportals war 2021 per Konzernbetriebsvereinbarung geregelt worden.

Die Klägerin, die im Einzelhandelsbetrieb der Beklagten als Verkäuferin beschäftigt ist, wollte das nicht hinnehmen und bestand weiter auf Abrechnung in Papierform. Sie argumentierte, sie habe keine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilt. Vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte sie damit noch Erfolg, nicht aber vor dem Bundesarbeitsgericht. 

Das entschied das Gericht

Anders als noch das Landesarbeitsgericht befand das Bundesarbeitsgericht: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung „in Textform zu erteilen“. Diese Verpflichtung könne er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.

Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genüge, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Arbeitnehmer ohne entsprechende Technik sei der Zugang zu den Daten und das Ausdrucken von Abrechnungen im Betrieb zu ermöglichen.

Bedeutung für die Praxis

Das Bundesarbeitsgericht wies die Sache trotzdem zurück an das Landesarbeitsgericht. Grund ist, dass das Landesarbeitsgericht keine Feststellungen dazu getroffen hatte, ob Einführung und Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats gefallen war. (cbo)

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