Etwas sehr Wichtiges beim Thema Übergang: Eine saubere Dokumentation ist das A und O! Haben Sie alle laufenden Verfahren zum Abschluss bringen können oder sind Vorgänge noch offen, z.B. BEM-Verfahren? Wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation aller noch offenen Fälle: Wie ist der aktuelle Sachstand, was ist (noch) zu tun?
Ausdruck einer professionellen Interessenvertretung: Die strukturierte und vollständige Amtsübergabe
Als Schwerbehindertenvertretung sollten Sie geeignete Schritte einleiten, um den nahtlosen Übergang sicherzustellen. So ermöglichen Sie Ihrer Nachfolge, das Amt effizient und erfolgreich zu übernehmen.
Fallakten und laufende Verfahren zusammenstellen
- Übersicht aller aktuellen Fälle (mit Status, Fristen, Ansprechpartnern)
- Sensibler Umgang mit personenbezogenen Daten (Datenschutz beachten!)
SBV-Tipp
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind einzuhalten (im SBV- Bereich die Ausnahme). Im Übrigen darf die SBV keine Unterlagen aufbewahren oder vorhalten, wenn ein Vorgang abgeschlossen ist. Eine solche sog. bevorratende Datenspeicherung mag zweckdienlich sein, wäre aber nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Betroffenen zulässig.
Dokumente und Arbeitsmittel ordnen
- Schriftverkehr (digital und analog) sortieren und systematisieren
- Individuelle Vereinbarungen zusammentragen
- Protokolle, Berichte, Statistiken bündeln
- Übersicht sämtlicher Zugangsdaten (z. B. E-Mail, interne Systeme)
SBV-Tipp
Personenbezogene Daten müssen auf allen Ebenen vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt werden. Diesen Grundsatz sollten Sie Ihrer Nachfolge unbedingt mit auf den Weg geben!
Netzwerke und Kontaktdaten bündeln und aktualisieren
- Kontaktdaten der internen Ansprechpartner im Unternehmen (HR, Führungskräfte, Betriebsrat, Betriebsarzt, Inklusionsbeauftragte) zusammenstellen
- Liste sämtlicher externen Kontakte (Integrationsamt, Agentur für Arbeit, Beratungsstellen) erstellen
Wissenstransfer sicherstellen
- Besondere betriebliche Regelungen: Inklusionsvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen etc.
- „inoffizielle“ Abläufe und bewährte Vorgehensweisen – am besten im persönlichen Austausch
- Unter vier Augen: Hinweise zu sensiblen Themen oder Konfliktfeldern
Datenschutz im Fokus
Ein besonders sensibler Punkt ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung dürfen Sie nur die erforderlichen Daten übergeben.
SBV-Tipp
Lediglich Unterlagen, die im Rahmen der regulären Beteiligungsverfahren bei der SBV aufbewahrt werden, können an die Nachfolge übergeben werden. Etwas anderes kann gelten, wenn eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt- hierbei ist aber genau zu prüfen, auf welche Fallkonstellation sich die Einwilligung bezieht.
Grundsätzlich bedarf die SBV einer Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (z.B. gesetzliche Vorschriften oder Betriebs- Inklusionsvereinbarungen). Liegt keine Rechtsgrundlage vor, muss eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt werden; diese muss einen Widerrufsvorbehalt enthalten.
Sollten Sie eine Schwerbehindertenkartei während Ihrer Amtszeit angefertigt haben und entsprechende Einwilligungen Ihrer Kollegen vorliegen, können Sie keinesfalls davon ausgehen, dass deren Verwendung sich auf Ihre Nachfolge erstreckt! Denn das Führen einer derartigen Kartei gehört nicht zu den Aufgaben einer SBV.
Diese Unterlagen sind datenschutzkonform zu vernichten bzw. die Unterlagen sind den Betroffenen zurückzugeben.
Dies betrifft auch private Notizen, die Sie z.B. auf Akten vermerkt haben.
SBV- Tipp
Denken Sie daran: Ihre Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten gelten auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Amt, § 179 Abs. 7 Satz 2 SGB IX.
Sind die Kontaktdaten auf dem aktuellen Stand?
Eine wichtige Informationsquelle für Ihre Nachfolge sind die Namen und betrieblichen Kontaktdaten Ihrer schwerbehinderten und gleichgestellten Kolleginnen und Kollegen. Sie erleichtern Ihrer Nachfolge den Einstieg erheblich und ersparen ihre zeitaufwendigen Recherchen, wenn die Daten der Kollegen vorliegen. Das aktuelle Verzeichnis nach § 163 Abs. 2 SGB IX bietet hierfür die wichtigste Grundlage.
Strukturiertes Übergabegespräch einplanen!
Planen Sie ein ausführliches persönliches Gespräch mit Ihrer Nachfolge ein – idealerweise mit einer übersichtlichen Agenda. Bei Bedarf können Sie auch anbieten, in den ersten Wochen nach der Amtsübergabe für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.
Auch wenn es schwerfällt, weil die Wahl vielleicht von persönlichen Konflikten überschattet war: Bleiben Sie souverän und denken Sie daran, es geht um das Wohl Ihrer schwerbehinderten Kolleginnen und Kollegen!
Handlungsfähig bis zum Schluss!
Ihre Aufgaben nach § 178 SGB IX haben Sie bis zum Ende Ihrer Amtszeit auszuüben; dies gilt umgekehrt auch für den Arbeitgeber, der Sie über alle relevanten Angelegenheiten umfassend und unverzüglich zu unterrichten hat (§ 178 Abs. 2 SGB IX). Besonders bei personellen Maßnahmen und Kündigungen sollten Sie Ihre Beteiligungsrechte daher konsequent bis zum Schluss wahrnehmen!
Abgang mit Stil
Bedanken Sie sich bei Ihren Kolleginnen und Kollegen für die Zusammenarbeit und das Vertrauen, dass diese Ihnen in den vergangenen Jahren entgegengebracht haben und informieren Sie über den anstehenden Wechsel. Auch eine persönliche Verabschiedung von den Betriebsratskollegen und internen Partnern im Betrieb sollte zum guten Ton gehören.
Das Ende der Amtszeit der SBV ist mehr als ein formaler Wechsel – es ist ein entscheidender Moment für Kontinuität und Qualität der Interessenvertretung. Wer strukturiert vorgeht, rechtliche Vorgaben beachtet und den Wissenstransfer ernst nimmt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Arbeit der Nachfolge.
Eine gut organisierte Übergabe ist letztlich auch ein Zeichen von Professionalität und Wertschätzung gegenüber den schwerbehinderten Beschäftigten, deren Interessen weiterhin im Mittelpunkt stehen sollten.
An alles gedacht?
Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Amtsübergabe der laufenden Geschäfte an die SBV-Nachfolge!
