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Schnelle Orientierung im Betriebsratsalltag

ifb-Chatbot – Ihr digitaler Assistent

Schnelle Orientierung bei Fragen zu Mitbestimmung, zu arbeitsrechtlichen Themen und zu passenden Schulungen. Der ifb-Chatbot unterstützt Betriebsräte, Schwerbehindertenvertreter sowie Jugend- und Auszubildendenvertreter mit strukturierten, praxisnahen Antworten – jederzeit verfügbar und speziell auf Ihre Aufgaben zugeschnitten.

Info Hilfe/FAQ Datenschutzhinweise Nutzungsbedingungen

Datenschutzhinweise zur Nutzung des KI-Chatbot-Dienstes in „meinifb“

Im Rahmen unseres Portals „meinifb“ bieten wir Ihnen die Nutzung eines KI-gestützten “ifb-Chatbots” (im Folgenden: Chatbot) an. Dieser Dienst unterstützt Sie bei allgemeinen Fragen zu Ihrer Betriebsratsarbeit. Damit Sie sich bei der Nutzung sicher fühlen, informieren wir Sie nachfolgend über den Umgang mit Ihren Daten:

Verantwortlichkeit

Für den Betrieb des Chatbots und die damit zusammenhängenden Verarbeitungen im Portal ist das ifb datenschutzrechtlich verantwortlich. Siehe Datenschutzhinweise der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & o. KG.  Ziffer A. Ziffer 2 . Dabei bezieht sich unsere datenschutzrechtliche Verantwortung auf die technische Infrastruktur, die Sicherheit der Plattform sowie die Verwaltung Ihrer Authentifizierungsdaten innerhalb von „mein ifb“ und des Chatbots.

Soweit der Chatbot durch den Nutzer eingesetzt wird, liegt die (datenschutz)rechtliche Verantwortung für die eingegebenen Inhalte ausschließlich bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Organisation.

Welche Ihrer Daten erheben wir beim Chatbot?

Bei jedem Aufruf und während der Nutzung des Chatbots erfassen wir verschiedene Informationen, um den Dienst sicher und funktionsfähig bereitzustellen. Hierzu gehören Authentifizierungsdaten wie Ihr Nutzername und Token Ihres „mein ifb“-Kontos zur Identifikation als berechtigter Nutzer sowie Inhaltsdaten, welche Ihre Texteingaben und die vom System generierten Antworten umfassen, um Ihnen eine Chathistorie bereitzustellen.

Sofern Sie die Feedback-Funktion über das Sterne-Ranking oder Freitext-Kommentare nutzen, speichern wir diese Angaben ausschließlich zur Qualitätssicherung und Fehlerbehebung.

Zudem werden technische Protokolldaten wie der Browsertyp, das Betriebssystem, Ihre IP-Adresse in anonymisierter Form sowie das Datum, die Uhrzeit der Anfrage und der http-Statuscode verarbeitet.

Wofür nutzen wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Mit der Registrierung in „meinifb“ und der Nutzungsaufnahme des Chatbots, schließen Sie mit uns eine Nutzungsvereinbarung über den Chatbot. Die Verarbeitung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort, Nutzertyp (Mitarbeiter, Referent, Teilnehmer), die Speicherung der Chatverläufe, technische Informationen wie IP-Adresse und Gerätedaten) gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO. Eine Aufbewahrung kann auch gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich sein. Soweit eine Verarbeitung nicht unmittelbar zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. bestimmte Sicherheitsprotokollierung, Auswertung von Feedback zur Qualitätssicherung und Fehlerbehebung), erfolgt sie auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einem sicheren, funktionsfähigen und qualitativ hochwertigen Angebot gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO. Sie können der Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Den Widerspruch richten Sie an (service@ifb.de). Soweit Sie der Nutzung widersprechen, kann es sein, dass Sie die Leistungen des Chatbots nicht mehr in Anspruch nehmen können. Falls in einzelnen Fällen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) DSGVO) erforderlich ist (z. B. wenn optional zusätzliche Analyse-/Komfortfunktionen eingesetzt würden), holen wir diese gesondert ein. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf richten Sie bitte an service@ifb.de oder an die in den Datenschutzhinweisen der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & o. KG. (A. Ziffer 2) genannte Adresse.

Wer bekommt Ihre Daten?

Zur Erbringung der KI-Leistungen arbeiten wir mit der Microsoft Ireland Operations Ltd. (70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland) als Auftragsverarbeiter zusammen. Unser System fungiert dabei technisch als Proxy und entfernt sämtliche personenbezogenen Metadaten, bevor Anfragen an die Schnittstelle von Microsoft weitergeleitet werden. Wir haben vertraglich sichergestellt, dass Microsoft Ihre Daten ausschließlich weisungsgebunden zur Generierung der Antwort verarbeitet und diese ausdrücklich nicht zum Training eigener KI-Modelle (Azure-OpenAI) oder für andere eigene Zwecke verwendet. Die gesamte Datenverarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt.

Wie lange speichern wir diese Daten?

Der Dienst speichert die Chatdaten grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Danach werden die Chats und das Konto gelöscht, sobald keine Aufbewahrungsfrist oder andere berechtigte Interessen dem entgegenstehen. Vorher besteht die Möglichkeit, einzelne Chatverläufe selektiv oder die Chathistorie insgesamt zu löschen. Zum Zwecke der Löschung ist es aktuell erforderlich, eine E-Mail mit einer entsprechenden Aufforderung an service@ifb.de zu schicken. Bitte beachten Sie, dass auch diese erst vollständig gelöscht werden, wenn keine Aufbewahrungsfristen oder andere Interessen (wie zur Verfolgung von Rechtsansprüchen) dem entgegenstehen.  Falls Sie ein Feedback zur Antwort des Chatbots geben möchten, wird dieses zur Verbesserung der Qualität und zur Fehlerbehebung ausgewertet und nach Erledigung Ihres Anliegens, bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. Technische Protokolldaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen länger benötigt werden.

Wichtige Nutzungshinweise

Wir fordern Sie ausdrücklich auf, keine personenbezogenen Daten, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse oder sonstige vertrauliche Informationen in das Chat-Fenster einzugeben, da Textinhalte systembedingt nicht zuverlässig anonymisiert werden können.

Die Hinweise zu den Betroffenenrechten entnehmen Sie bitte dem Allgemeinen Teil unserer Datenschutzerklärung unter Buchstabe A insbesondere Ziffer 8.