Desksharing: Wer bekommt heute meinen Schreibtisch?

Desksharing: Warum der eigene Schreibtisch verschwindet

Home-Office und hybride Arbeit haben unseren Büroalltag verändert. Wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig von zu Hause arbeitet, bleiben viele Schreibtische leer. Gleichzeitig sind Büroflächen und Energiekosten teuer. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen auf Desksharing setzen: Beschäftigte haben keinen festen Schreibtisch mehr, sondern teilen sich die vorhandenen Arbeitsplätze. Beim sogenannten Hot Desking wählen sie je nach Modell spontan einen freien Platz oder reservieren ihn vorab.

Wie verbreitet das Teilen von Arbeitsplätzen inzwischen ist, zeigen Zahlen der weltweiten Studie „Global Workplace & Occupancy Insights 2026“: 69 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass mehr als 40 Prozent ihrer Belegschaft Arbeitsplätze teilen. Gleichzeitig sind Büros längst nicht voll ausgelastet. Der Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 kommt auf eine durchschnittliche Büroauslastung von  56 Prozent, 2024 waren es noch 49 Prozent. An Spitzentagen sieht es jedoch ganz anders aus: Laut CBRE steigt die Auslastung dann auf durchschnittlich rund 80 Prozent.

Genau hier liegt die Herausforderung: Im Durchschnitt sind genügend Schreibtische vorhanden, doch besonders zur Wochenmitte kann es eng werden. Bei 73 Prozent der untersuchten Unternehmen ist der Dienstag der stärkste Bürotag, gefolgt vom Mittwoch. Unternehmen müssen deshalb nicht nur entscheiden, wie viele Arbeitsplätze sie brauchen, sondern auch, wie sie diese an Spitzentagen sinnvoll und gerecht verteilen.

Weniger Schreibtische, weniger Kosten?

Weniger Arbeitsplätze können weniger Bürofläche, Ausstattung, Energie sowie geringere Miet- und Nebenkosten bedeuten. Eine allgemeingültige Einsparquote gibt es allerdings nicht.

Was möglich ist, zeigt eine 2025 veröffentlichte Fallstudie aus einer deutschen Stadtverwaltung: Dort teilen sich 160 Beschäftigte rund 116 Arbeitsplätze, die Bürofläche konnte beim Umzug um mindestens 20 Prozent reduziert werden. Voraussetzung ist unter anderem ein hoher Home-Office-Anteil von bis zu 60 Prozent.
Entscheidend für die Rechnung: Weniger Schreibtische sparen vor allem dann Geld, wenn dadurch tatsächlich Bürofläche reduziert, untervermietet oder anderweitig genutzt werden kann.

Wie viele Schreibtische braucht man überhaupt?

Eine pauschale Formel gibt es nicht. Das Fraunhofer IBP empfiehlt, die tatsächliche Anwesenheit und Nutzung zu ermitteln. Bei einer Sharing-Ratio von 1 : 1,25 teilen sich beispielsweise zehn Beschäftigte acht Arbeitsplätze.

Wer bekommt welchen Platz? Die wichtigsten Desksharing-Modelle

Desksharing ist nicht gleich Desksharing. Unternehmen nutzen unterschiedliche Modelle, um die vorhandenen Arbeitsplätze zu verteilen:

• First come, first served: Wer zuerst kommt, sucht sich einen freien Platz. Einfach, aber ohne Planungssicherheit.
• Reservierung per App: Beschäftigte buchen ihren Arbeitsplatz vorab. Das schafft Planungssicherheit, braucht aber klare Regeln für Reservierungen und reservierte, aber nicht genutzte Arbeitsplätze.
• Teamzonen oder Neighborhoods: Teams teilen sich einen festgelegten Bürobereich. So bleiben Kollegen auch ohne feste Schreibtische räumlich zusammen.
• Activity Based Working: Beschäftigte wählen den Platz passend zu ihrer Aufgabe, etwa einen Fokusplatz, eine Teamfläche oder eine Telefonbox.

Noch mehr Möglichkeiten: Es gibt weitere Varianten von Rotationsmodellen bis zu hybriden Lösungen mit festen und flexiblen Arbeitsplätzen. Einen Überblick mit Vor- und Nachteilen sowie wichtigen Fragen für den Betriebsrat finden Sie in unserer Checkliste „Welches Desksharing-Modell passt zu unserem Betrieb?“

Schreibtisch weg, Zufriedenheit weg?

Wie kommt Desksharing bei den Beschäftigten an? Die Ergebnisse sind gemischt. Für eine Studie im Jahr 2024 hat das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) 1.996 Beschäftigte und Führungskräfte mit Desksharing-Erfahrung befragt. 47,6 Prozent würden einen festen persönlichen Arbeitsplatz bevorzugen, nur 25,8 Prozent bevorzugen Desksharing. Gleichzeitig sind aber fast 60 Prozent mit ihrem konkreten Desksharing-System zufrieden.
Auch das Versprechen von mehr Austausch erfüllt sich nicht automatisch: Mehr als 40 Prozent sagen, dass die Zusammenarbeit durch Desksharing nicht einfacher geworden ist, fast die Hälfte unterhält sich dadurch nicht häufiger mit Kollegen.
Ob Desksharing als Freiheit oder als täglicher Stress empfunden wird, hängt also stark von der Gestaltung und den persönlichen Bedürfnissen ab. Während manche Flexibilität und Abwechslung schätzen, sind anderen ein vertrauter Arbeitsplatz, Ruhe, Ergonomie und die Nähe zu ihrem Team wichtig.

Beteiligung macht einen Unterschied

Einfach Schreibtische streichen und das neue Konzept verkünden? Keine gute Idee. Die DGUV-Studie zeigt: Mehr als die Hälfte der Befragten konnte sich an der Einführung von Desksharing nicht beteiligen. Diese Beschäftigten berichteten zugleich von geringerer Zufriedenheit, Leistung und Gesundheit. Mitarbeiterbefragungen, Pilotphasen und regelmäßiges Feedback können deshalb helfen, Probleme früh zu erkennen.
Auch der Betriebsrat sollte früh eingebunden werden.

Achtung: Laut einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 17. November 2021 (7 ABR 18/20) werden durch die Einführung von Desksharing die Aufgaben der Mitarbeiter nicht so grundlegend verändert, dass es sich um eine neue Aufgabe handelt – keine automatische Mitbestimmung  nach § 99 Abs. 1 BetrVG (Versetzung) oder § 111 BetrVG (Betriebsänderung)!  

Dazu aber ein aktueller Fall, über den das Landesarbeitsgericht Sachen zu entscheiden hatte (2 TaBV 1/21): Nach Auffassung des Gerichts fällt jede Planung, die sich auf die arbeitstechnische Gestaltung des Arbeitsplatzes und seiner Umgebung bezieht, unter § 90 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG.  Das Unterrichtungsrecht kann damit auch die Organisation im Sinne der Bereitstellung von Arbeitsplätzen im Rahmen von Desksharing betreffen (z.B. Überbelegung, Schaffung neuer Arbeitsplätze). Es bleibt spannend, was die nächste instanz dazu sagt: Der Fall ist derzeit vor dem Bundesarbeitsgericht anhängig (1 ABR 7/23) .

In der konkreten Umsetzung kann der Betriebsrat nach § 87 BetrVGbei bestimmten Punkten mitbestimmen, etwa bei der Einführung einer Software, mit der die Reservierungen und Belegungen der Tische gesteuert werden soll (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) oder beim Gesundheitsschutz. Für Betriebsräte lohnt sich deshalb der genaue Blick auf das Wie des Desksharings.

Fair für alle?

Gerecht bedeutet beim Desksharing nicht zwangsläufig, dass für alle dieselben Regeln gelten. Manche Beschäftigte benötigen aufgrund ihrer Tätigkeit,der benötigten Arbeitsmittel oder besonderer ergonomischer Anforderungen einen bestimmten oder sogar festen Arbeitsplatz. Entscheidend sind deshalb nachvollziehbare und transparente Kriterien für die Platzverteilung und mögliche Ausnahmen.

Auch Führungskräfte spielen bei der Frage nach Fairness eine Rolle: Bei knapp 30 Prozent der Befragten waren vor allem Führungskräfte vom Desksharing ausgenommen. Solche Ausnahmen können als ungerecht empfunden werden. Die DGUV empfiehlt deshalb, Ausnahmen gut zu begründen und transparent zu kommunizieren.
Fazit: Schreibtische teilen allein reicht nicht

Desksharing kann Flächen besser auslasten und Kosten reduzieren. Ob das Konzept erfolgreich ist, hängt aber nicht nur davon ab, ob am Ende jeder einen Schreibtisch findet. Zufriedenheit, Fairness und die unterschiedlichen Bedürfnisse der Beschäftigten spielen eine ebenso wichtige Rolle. Wer nur Arbeitsplätze verändert, ohne die Beschäftigten einzubeziehen, spart möglicherweise am falschen Ende. Für Betriebsräte lohnt es sich deshalb, früh einzusteigen und darauf zu achten, dass Desksharing nicht nur effizient, sondern auch fair und alltagstauglich gestaltet wird. (sw)